• · Перед началом работы, необходимо ознакомиться с информацией, представленной в "Базе знаний" и произвести настройку основных параметров системы.
• · Рекомендуется использовать браузер семейства Chrome.
• · Оптимальное разрешение экрана ПК: от 1920*1080 px. Для работы со смартфона доступна мобильная версия системы.
• · При использовании экрана с низким разрешением (например, 1366*768) рекомендуется устанавливать значение масштаба браузера, равное 80%.
  Для этого необходимо открыть меню браузера (в Chrome - это три точки в верхнем правом углу), в котором находится функционал изменения масштаба. Ещё один способ: зажмите кнопку Ctrl на клавиатуре и аккуратно прокрутите колёсо мыши по направлению к себе.
• · Для более комфортной работы на персональных компьютерах, оснащённых мониторами с низким разрешением, рекомендуется скрывать главное меню с левой стороны посредством нажатия соответствующей кнопки: [  ].
• · Настройте комфортную для Вас тему отображения. Переключатель светлой/тёмной темы находится в правом верхнем углу экрана: [  ] и [  ].

КОМЕТУМ предоставляет возможность работать в одном из двух режимов отображения интерфейса: "Субаренда + собственная техника" и "Только собственная техника".
Если ваше предприятие использует услуги привлечённой техники, необходимо выбрать режим "Субаренда". В этом случае будет дополнительно доступен функционал учёта партнёрской механизации в табеле, отчетах и т.д.
Переход между режимами в одну и другую сторону не затрагивает текущие данные системы в базе данных и может быть произведён в любой момент времени. Для выбора режима версии интерфейса пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Параметры системы → Системные настройки.
• 2. Выберите подходящий режим из предложенных вариантов: "Субаренда + собственная техника" / "Только собственная техника".
• 3. Сохраните изменения.
• 4. Обновите страницу (CTRL+F5 для PC либо Command(⌘)+Option+R / Command(⌘)+Shift+R для Mac).

Статусы задач участвуют в функционале постановки, контроля и выполнения задач.
Для добавления статусов задач пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Параметры системы → Прочие настройки → Статус задач.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Выберите Тип статуса из предложенных вариантов.
• 4. При необходимости выберите цвет метки статуса.
• 5. Введите Наименование статуса. Например, по значению Типа статуса.
• 6. Сохраните изменения.
• 7. Создайте не менее трёх статусов (по одному для каждого типа).

  В настоящее время "Задачи" находятся в стадии разработки, доступен ограниченный функционал. Для включения задач необходимо задать разрешения в Ролях пользователей.

Статусы заявок участвуют в функционале работы воронки продаж, необходимы для отслеживания текущих статусов лидов.
Для добавления статусов заявок пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Параметры системы → Прочие настройки → Статусы заявок.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Выберите Тип статуса из предложенных вариантов.
• 4. При необходимости выберите цвет метки статуса.
• 5. Введите Наименование статуса. Например, по значению "Согласование".
• 6. Сохраните изменения.
• 7. Создайте не менее четырёх статусов (по одному для каждого типа).

ОПФ или организационно-правовая форма используется для присвоения контрагенту (например: ООО, ИП, АО и т.д.).
Для добавления ОПФ пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Параметры системы → Прочие настройки → ОПФ.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Укажите Порядок сортировки в интерфейсе.
• 5. Введите Наименование.
• 6. Сохраните изменения.

  ОПФ в интерфейсе отображается с правой стороны от наименования контрагента и отделена от его наименования запятой.

Типы механизмов используются в создании записей табеля, парка собственной техники, прайс-листах поставщиков и не только. Для добавления типов механизмов пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Параметры системы → Прочие настройки → Типы механизмов.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Введите полное наименование типа механизма (например, экскаватор-погрузчик).
• 4. Введите сокращённое наименование типа механизма (например, ЭП).
• 5. Нажмите кнопку "Добавить модель".
• 6. Введите модель или уточняющие характеристики механизма (например, ковш, г/м, jcb...).
• 7. Добавьте необходимое колиество "Моделей".
• 8. Сохраните изменения.

Типы или статьи затрат используются в учёте расходов предприятия. При этом затраты по организации и затраты по технике между собой не связаны, поэтому необходимо создавать отдельные статьи каждого вида. Для добавления статей затрат пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Параметры системы → Прочие настройки → Статьи затрат.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Выберите "тип" затрат «Организация» либо «Техника».
• 4. Введите "Название" статьи затрат (например, Лизинг).
• 5. Сохраните изменения.

Группы пользователей используются для разделения сотрудников по должностям, отделам, региональному признаку и т.д. в учёте зарплат. Для добавления групп пользователей пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Параметры системы → Прочие настройки → Группы пользователей.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Введите наименование (например, Операторы, Менеджеры, Бухгалтеры, Руководители…).
• 4. Введите числовое значение порядка сортировки (Например, 1, 2, 3…). Сортировка используется в разделе настроек зарплат и прочих разделах системы.
• 5. При необходимости, выберите руководителя группы (после добавления Пользователей [пункт 12 настоящей инструкции]).
• 6. Сохраните изменения.

Группы контрагентов используются для разделения доступа к контрагентам по должностям, отделам, региональному признаку и т.д. Для добавления групп контрагентов пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Параметры системы → Прочие настройки → Группы контрагентов.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Введите наименование (например: МСК, СПб, Служебные…).
• 4. Сохраните изменения.

Система предусматривает использование коэффициента, применяемого для расчета бонуса менеджеров. По-умолчанию, коэффициент равен 100%. Рассчитанный бонус будет скорректирован на величину применяемого коэффициента. Например, можно установить понижающий коэффициент для переданных или простых заказчиков или повышающий для сложных. Так, без установленного коэффициента контрагента при величине начисленного бонуса в 1000 – бонус рассчитывается, как 1000; а при установке коэффициента 150% - бонус будет начислен, как 1500. Для добавления групп контрагентов пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Параметры системы → Прочие настройки → Контрагент (Коэффициент бонуса).
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Выберите контрагента из выпадающего списка.
• 4. Введите коэффициент бонуса.
• 5. Сохраните изменения.

Вкладка, расположенная по пути Главное меню → Параметры системы → Системные настройки, содержит прочие системные настройки, влияющие на общее функционирование портала:

• 1. Табель (копировать комментарии) – настройка используется для выбора «копировать» или «не копировать» комментарии записей основного табеля при ежемесячном создании нового.
• 2. Placeholder примечания Табель (основной) – текст плэйсхолдера (подсказки) в поле ввода примечания ячейки в основном табеле.
• 3. Placeholder примечания Табель (операторы) – текст плэйсхолдера (подсказки) в поле ввода примечания ячейки в табеле учёта рабочего времени операторов.
• 4. Настройки SMTP. По умолчанию, системные оповещения (например, для восстановления пароля и прочие) производятся системой с собственного почтового сервера. При необходимости, возможно вести данные стороннего почтового сервера. Обращаем внимание, что неверные действия с данной настройкой могут заблокировать системные уведомления и привести к невозможности восстановления пароля, в том числе пароля администратора. В случае утери пароля администратором системы при измененных или неверных настройках SMTP – восстановление пароля будет невозможно. На сервере пароли хранятся в зашифрованном виде и расшифровке не поддаются.

Роли пользователей используются для настройки прав доступа к разделам и функционалу системы. Рекомендуется создавать отдельную роль для каждой должности, при этом возможно создавать индивидуальные настройки для каждого сотрудника. По-умолчанию в системе создана одна роль - «Администратор». Пользователю с этой ролью доступны абсолютно все функции системы, в соответствии с активным тарифом. Для добавления ролей пользователей пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Параметры системы → Роли пользователей.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Введите наименование Роли.
• 4. Установите необходимые значения.
• 5. Сохраните изменения.

Пользователи – сотрудники организации, осуществляющие работу в системе. Перед созданием Пользователей обязательно создайте Роли пользователей. Для добавления пользователей пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Настройки организации → Пользователи.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Укажите доступные пользователю Группы контрагентов.
• 4. Заполните все обязательные поля и дополнительные при необходимости.
• 5. Сохраните изменения.
• 6. Обновите страницу браузера.
• Обратите внимание: системой запрещено удаление пользователей, связанных с какими-либо объектами системы. Поэтому, в случае увольнения сотрудника, его нужно перевести в архив, то есть сделать неактивным. Благодрая этому, остаётся возможность сохранить всю историю по нему. При деактивации пользователя существует возможность передать другому сотруднику его контрагентов и/или записи табеля. В лимитах тарифных планов учитываются только активные пользователи.
  Используйте действующие адреса email для возможности восстановления паролей.
• Обратите внимание: операторов (водителей, машинистов) необходимо добавлять разделе "Операторы".

Операторы – это водители и машинисты собственной техники. Для добавления операторов пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Настройки организации → Операторы.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Заполните все обязательные поля и дополнительные при необходимости.
• 4. Сохраните изменения.
• 5. Обновите страницу браузера.
• В случае увольнения сотрудника, его нужно перевести в архив, то есть сделать неактивным. В лимитах тарифных планов учитываются только активные операторы.

Организации используются для внутреннего деления на различные юрлица и прочее внутри группы компаний предприятия. Это также может быть полезно для разделения работы за наличный и безналичный расчет (например: "Ромашка, ООО" и "НАЛ"). Вы можете создать необходимое количество "Организаций", через которые оказываются услуги заказчикам. Для добавления организаций пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Настройки организации → Организации.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Заполните все обязательные поля и дополнительные при необходимости.
• 4. Сохраните изменения.

Система располагает функционалом начисления и расчета заработной платы сотрудников. Для изменения настроек начисления зарплат и бонусов пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Учёт → Зарплаты и бонусы.
• 2. Выберите на вкладках нужную групп пользователей (сотрудников).
• 3. По нажатию на ФИО откройте форму редактирования и заполните необходимыми данными.
• 4. Сохраните изменения.
• Описание настроек:
  • · Тип расчета ЗП "Процент" - Оклад и бонус, начисленный в соответствии с настройками процентов от маржи/наработки техники либо операционной прибыли, суммируются при начислении ЗП.
  • · Тип расчета ЗП "Час" - Оклад является минимальным значением ЗП и не суммируется со стоимостью отработанных часов. Это значит, что если сумма за фактически отработанное количество часов меньше суммы оклада, то в расчёт попадает Оклад. Если сумма к выплате "по часам" больше оклада - к начислению учитывается стоимость отработанных часов. Данные по количеству отработанных часов заносятся в разделе: Главное меню → Учёт → Операторы (Табель).
  • · Тип расчета ЗП "Оклад" - В начислении участвует только значение оклада.
  • · Поля "Премия" и "Удержания" - Прибавляют/отнимают указанные значения от суммы начисленной ЗП только в том месяце, в настройках которого они указаны.
  • · "Дней в месяце (факт.)" - Количество отработанных дней в месяце, на основании которого рассчитывается сумма оклада к начислению (в случаях, когда необходимо рассчитать за неполный месяц). Значение применяется только к месяцу, в настройках которого указано.
  • · Значения процентов "До", "При", "От" - позволяют устанавливать значения в расчёте Бонуса при сумме результатов сотрудника ДО выполнения плана, ПРИ выполнении плана и ПОСЛЕ выполненения плана.

Перед добавлением списка собственной техники необходимо добавить "Производственные участки" – это внутреннее наименование подразделения вашего парка.
Например, вы можете создать такие участки, как "Землеройная техника", "Погрузочная техника", "Колёсная техника", "ДСТ" и т.п. Если необходимость разделения на производственные участки отсутствует, создайте один участок "Собственный парк".
Для добавления участков пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Настройки организации → Производственные участки.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить»
• 3. Введите наименование участка.
• 4. Сохраните изменения.

В системе реализован раздельный учёт работы с собственной техникой и привлечённой. Для работы с собственным парком техники необходимо добавить список техники в систему. Для добавления собственной техники пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Настройки организации → Собственная техника.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Заполните предложенную форму.
• 4. Нажмите кнопку «Добавить оператора».
• 5. Выберите оператора из списка.
• 6. При необходимости, повторите пункты 4 и 5.
• 7. Выберите "Основного" оператора установкой соответствующего переключателя.
• 8. Сохраните изменения.

Перед созданием записей в табеле учета работы техники необходимо добавить Контрагентов. В случае работы с собственной техникой – Заказчиков, в случае работы с привлеченной техникой – Заказчиков и Поставщиков. Для добавления контрагентов перейдите в раздел Контрагенты в главном меню:

• 1. Главное меню → Контрагенты.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Заполните все обязательные поля и дополнительные при необходимости.
• 4. Сохраните изменения.
• Перед созданием контрагентов необходимо указать в настройках пользователя [Главное меню → Параметры системы → Пользователи] доступные ему Группы контрагентов и обновить страницу браузера.

Учёт работы (наработки) всей техники (собственной и привлечённой) осуществляется в Табеле. Группировка записей в табеле происходит по Заказчикам, образуя группу записей, при этом сортировка записей в группе записей производится по объекту и внутреннему ID.
Перед началом работы необходимо настроить внешний вид табеля: отображение колонок настраивается через кнопку [  ] в правой верхней части табеля. Настройки внешнего вида табеля индивидуальны для каждого пользователя. После настройки внешнего вида для добавления записи Табеля перейдите в раздел Табель в главном меню:

• 1. Главное меню → Контрагенты.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить запись» с изображением [ ].
• 3. Заполните предлагаемую форму.
• 4. Сохраните изменения.
• 5. Проставьте значения наработки часов/смен/рейсов/объёма в ячейках за каждый день работы техники.
• Имеется возможность указать примечания к каждому дню, а также выделить цветом ячейки конкретных дней. Большинство компаний используют примечания к ячейкам табеля за каждый день для указания закрывающих документов от поставщиков за конкретные смены (в случае работы в субаренду) либо для любых других пометок; а цветом (например, жёлтым) отмечают дни за которые бухгалтерией получены подписанные путевые листы.

Для отображения корректных балансов контрагентов необходимо регулярно вносить значения оплат от заказчиков и поставщикам. Для добавления оплаты необходимо открыть карточку контрагента:

• 1. Перейдите в раздел Контрагенты в Главном меню либо нажмите на наименование контрагента в любом* месте системы, где присутствуют наименования контрагентов.
• 2. Пролистайте до раздела «Оплаты» либо нажмите на «Текущий баланс» в верхней части карточки.
• 3. Нажмите кнопку «Добавить».
• 4. Заполните необходимые поля.
• 5. Сохраните изменения.
• Для удобства оплаты отображаются в списке в обратном хронологическом порядке (новые всегда наверху).

Система КОМЕТУМ позволяет вести учёт работы операторов (водителей, машинистов). Для реализации этой задачи необходимо обеспечивать ведение табеля операторов ответственным сотрудником (например, механиком). Для перехода в Табель операторов необходимо пройти по следующему пути: Главное меню → Учёт → Операторы (Табель)
Табель операторов состоит из групп записей, которые формируются автоматически на основании данных о работе собственной техники из основного табеля. Каждой группе записей автоматически присваивается ID для точной идентификации.
Предусмотрена возможность внесения изменений в наработку операторов, доступно изменение часов, самих работников и т.д. Для обеспечения ведения учёта иногда возникает потребность добавить операторов в группу записей:

• 1. Нажать на кнопку «Добавить запись» (иконка [+]). В появившемся модальном окне необходимо выбрать ID группы записей, сотрудника из списка операторов, тип начисления зарплаты и комментарий при необходимости.
• 2. Развернуть группу(ы) записей.
• 3. Проставить значение отработанных часов в строке оператора. На основании отработанных часов/рейсов происходит расчёт его заработной платы.
• Имеется возможность указать примечания к каждому дню, а также выделить цветом ячейки конкретных дней.

КОМЕТУМ позволяет вести учёт затрат по собственной технике (например: топливо, лизинг, обслуживание и т.п.). Для добавления затрат пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Учёт → Техника (Затраты).
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Заполните предложенную форму.
• 4. Сохраните изменения.

КОМЕТУМ позволяет вести учёт затрат по организациям предприятия (например: аренда офиса, реклама и т.п.). Для добавления затрат пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Учёт → Организация (Затраты).
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Заполните предложенную форму.
• 4. Сохраните изменения.

Инструмент постановки и контроля задач себе и коллегам позволяет создавать разовые задачи и циклические - с автоматическим созданием ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежеквартально. Для просмотра списка и добавления задач пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Задачи.
• 2. Нажмите кнопку «Добавить».
• 3. Заполните предложенную форму.
• 4. Сохраните изменения.
• Расшифровка некоторых обозначений:
  • · Инициатор - сотрудник, создающий задачу.
  • · Ответственный - сотрудник, которому адресована задача.
  • · Статус - состояние, в котором находится задача. Например, при постановке задачи - статус "Открыто", при выполнении Ответственным - устанавливается "Выполнено", а при успешной проверке Инициатором - "Архив", после чего задача пропадает из списка активных.
  • · Интервал - периодичность автоматического создания копии задачи.