• • Заявки (лиды)
• • Заказы
• • Табель
• • Контрагенты
• • Задачи
• • Отчёты
• • Табель учёта рабочего времени операторов
• • Учёт затрат
• • Зарплаты и бонусы
• • Параметры системы

  КОМЕТУМ предоставляет возможность повышать эффективность отдела продаж через работу с воронкой продаж.
  Раздел «Заявки (лиды)» , как элемент CRM, создан для отслеживания статуса запросов на услуги аренды спецтехники. Благодаря удобному интерфейсу "канбан" все* лиды в поле видимости менеджеров и руководителя. Теперь ни один лид не потеряется, руководители получат инструмент контроля и анализа закрытия неуспешных и успешных сделок.
  Для перехода в раздел «Заявки (лиды)» пройдите по пути: Главное меню → Заявки (лиды).
  Для создания карточки заявки (лида) вручную:

• 1. Нажмите кнопку [  Добавить ].
• 2. Заполните все обязательные поля.
• 3. Сохраните изменения.

Статусы лидов настраиваются в разделе «Прочие настройки» (Главное меню → Параметры системы → Прочие настройки → Статусы заявок).
  Передвигайте карточки лидов по статусам, фиксируйте историю взаимодействия и коммуникации с заказчиком в комментариях внутри заявки.

  Заказ – это непосредственно работа техники. Важно не путать этот термин с заявкой, которая является не работой техники, а лишь запросом на её работу, т.е. лидом.
  При создании заказов необходимо, чтобы каждый заказ содержал сведения о всей работе одной единицы техники на одном и том же объекте в рамках одной заявки, включая информацию о перебазировках этого механизма.
  Каждому заказу присваиваются статусы в зависимости от периода выполнения заказа:

• · Ожидание/подготовка Присваивается автоматически, если дата начала периода заказа ещё не наступила. Заказ в этом статусе не участвует в расчете текущих показателей предприятия.
• · Выполняется Присваивается автоматически, если дата начала периода заказа уже наступила. Заказ в этом статусе участвует в расчете текущих показателей предприятия, но только по текущую дату, при этом доступна информация о плановых (будущих) показателях на день завершения заказа.
• · Завершён Присваивается автоматически на следующий день после даты окончания периода заказа. Вся аналитика по заказу участвует в расчете показателей предприятия.
• · Аннулирован Присваивается вручную в любой момент времени. Заказ в этом статусе не участвует в расчете показателей предприятия.

  Заказ может быть создан о работе техники из собственного парка либо о работе привлечённой техники. Кроме того, возможно указание посредников, если таковые участвуют в сделке. Каждый такой заказ будет влиять на их баланс.
  Для корректного расчета показателей (в т.ч. маржинальности) существует возможность указывать «Издержки» для Поставщиков наёмной техники и Посредников. В издержки возможно записать процент потерь предприятия при работе с указанными контрагентами. Это может быть полезно в некоторых ситуациях, когда, например, ваша организация работает с НДС 20%, а Поставщик, которому вы оплачиваете за услуги, работает с НДС 5%. Потери вашего предприятия в этом случае – 15%, часто это важно при расчете зарплат менеджеров и общих показателей предприятия. Бывают ситуации, когда Посреднику или Поставщику субарендной техники работы оплачиваются наличными. Однако наличные деньги для бизнеса могут быть «дороже» безналичных. Эти потери также можно указывать в поле «Издержки, %».
  Бухгалтерия при создании закрывающих документов должна ориентироваться на информацию в Кометум, приводя цифры в бухгалтерской программе (например, 1С) к цифрам в Кометум. Важно вести учёт таким образом, чтобы информация в двух системах была одинаковой. Это позволит свести к нулю любые ошибки, как технические (например, когда документы задваиваются или теряются оплаты), так и ошибки, вызванные человеческим фактором и невнимательностью. В каждой смене заказа необходимо указывать наличие закрывающих бухгалтерских документов – исходящих (для заказчиков) и входящих (для поставщиков субарендной техники), а также информацию о наличии путевых листов.

  Для перехода в раздел «Заказы» пройдите по пути: Главное меню → Заказы.
  Список заказов, содержит информацию обо всех заказах (доступных в соответствии с настроенными правами доступа).
  Из списка заказов легко открыть любой доступный заказ для просмотра и редактирования.
  Колонки списка (и их порядок) являются настраиваемыми для каждого пользователя индивидуально. Найти определённый созданный заказ легко благодаря фильтрам и отборам, в том числе по номеру, наименованиям контрагентов, статусам, менеджерам, объектам, технике, по документам и т.д.
  В правой части окна располагаются кнопки копирования и удаления заказа.
Обращаем внимание, что удалить можно только заказ, в котором отсутствует информация о работе техники (то есть для удаления заказа необходимо сначала удалить все смены внутри). Этот механизм создан для исключения ошибочного удаления заказов.

  Табель (он же - "основной табель") - является главным рабочим инструментом системы КОМЕТУМ. Здесь удобно отслеживать основную информацию о работе техники. Наполнение табеля происходит автоматически при создании заказов. Каждый пользователь может работать в комфортном именно ему интерфейсе - в списке заказов и в табеле. Эти разделы полностью дублируют друг друга.
  Записи табеля группируются по заказчику. Если группа с нужным заказчиком свёрнута, разверните её с помощью кнопки [] в первой (с левой стороны) колонке табеля.
  Номера ячеек соответствуют наименованию календарных дней.
  Будущие смены отображаются бледно-серым цветом, в отличие от прошедших и текущих смен. Обратите внимание, что в колонках "Баланс" отображаются значения на конец месяца, за который построен табель. В случае, если табель отображается за текущий месяц, то значения балансов выводятся текущие. Это помогает производить сверку данных управленческого и бухгалтерского учёта. Кроме того, текущие значения балансов отображаются в карточке контрагента, которая доступна по нажатию на его наименование.

КОМЕТУМ предоставляет возможность отметить наличие подписанных заказчиком путевых листов. Для этого:

• 1. Разверните группу записей.
• 2. Нажмите оранжевую кнопку "Отметить путевые листы" с изображением [ ] в верхней части табеля.
• 3. Нажмите на жёлтую кнопку с выбором цвета (цвет может отличаться в зависимости от выбранной светлой или тёмной темы).
• 4. Отметьте нужные ячейки табеля. Эти ячейки будут выделяться подчеркиванием жёлтого цвета.
• 5. После завершения, закройте режим выделения путевых листов нажатием на [] рядом с кнопкой выбора цвета.
• 6. При необходимости убрать отметки о путевых листах, повторите пункты 1 и 2, и выберите белый цвет. Далее - повторите пункты 4 и 5.

Обратите внимание, что для использования данного функционала требуется включение прав доступа в разделе "Роли пользователей".
  Когда все рабочие смены строки содержат информацию о наличии путевых листов, выделение жёлтым подчёркиванием будет отображаться и в колонке "Сумма кол-во факт."
  При необходимости добавить номер путевого листа, нажмите на круглую кнопку серого цвета в верхнем правом углу ячейки табеля, а для внесения групповых изменений откройте форму редактирования заказа (1я колонка табеля), выделите нужные смены и нажмите кнопку "Редактировать документы".

КОМЕТУМ предоставляет возможность выделить определенные дни в табеле цветом. Это может быть очень полезно при работе в команде, ведь каждое предприятие может самостоятельно определить цели и зарезервировать под них определённые цвета, например, зелёным цветом можно выделить дни оплачиваемого простоя техники, а голубым - дни выставления счета.
Выделить дни табеля цветом можно по инструкции:

• 1. Разверните группу записей.
• 2. Нажмите зелёную кнопку "Выделить ячейки" с изображением [ ] в верхней части табеля.
• 3. Нажмите на кнопку нужного цвета.
• 4. Отметьте необходимые ячейки табеля.
• 5. После завершения, закройте режим выделения ячеек нажатием на [] рядом с кнопками выбора цвета.
• 6. При необходимости убрать цветовое выделение, повторите пункты 1 и 2, и выберите белый цвет. Далее - повторите пункты 4 и 5.

Обратите внимание: выделить цветом возможно только дни созданных смен.

В целях предотвращения случайного изменения мастер-данных табеля, которые уже использованы бухгалтерией, например, для выставления закрывающих документов, предусмотрен механизм защиты каждой смены табеля. Защита данных осуществляется нажатием на кнопку (открытый замок). Снятие защиты доступно по нажатию на кнопку (закрытый замок).
Данная опция требует отдельного разрешения в настройках прав доступа Ролей пользователей системы.

КОМЕТУМ предоставляет возможность настраивать отображение табеля в соответствии с индивидуальными предпочтениями пользователя и выданными администратором разрешениями. Нужные колонки табеля можно включить, а лишние - отключить. Есть возможность изменить порядок расположения колонок. Эти изменения затрагивают только учётную запись пользователя, производящего настройку колонок.

• 1. Переместитесь в правую часть табеля.
• 2. В верхней его части, в шапке таблицы, нажмите кнопку "Настройка колонок" с изображением [ ].
• 3. Отметьте необходимые колонки.
• 4. Для перемещения колонок нажмите кнопку "Изменить порядок" и начинайте перетаскивать (методом drag-and-drop). Для сохранения изменения снова нажмите кнопку "Изменить порядок".
• 5. Для закрытия модального окна еще раз нажмите на кнопку "Настройка колонок".
• 6. Чтобы вернуть исходный вид табеля, нажмите на кнопку "Сбросить настройку колонок".

  Для редактирования кол-ва часов (рейсов или объема) в табеле просто нажмите на нужную ячейку и введите значение.
  Для того, чтобы оставить примечание к смене - нажмите на круглую кнопку серого цвета в правом верхнем углу ячейки табеля. Здесь же появляется доступ к редактированию документов смены, а также к блокировке смены.
  Для группового внесения изменений сразу в несколько смен: в левой части табеля располагается кнопка редактирования заказа [ ], при изменении содержимого заказа, изменится и содержимое записей табеля. Обратите внимание, что в целях защиты данных пользователей от случайных нажатий - запрещено удаление записей, в ячейках которых имеются значения, а редактирование записей возможно только, если защита ячейки отключена.
  Важно: удалить единственное в ячейке значение часов (рейсов или объема) в табеле невозможно (допускается только изменение значения на ноль). Для полного удаления значения из ячейки табеля откройте содержимое заказа кнопкой редактирования [ ], выберите нужные смены и нажмите кнопку "Удалить".

Для копирования строки табеля перейдите в Список заказов и нажмите кнопку копирования [ ] нужного заказа.

В системе КОМЕТУМ контрагенты подразделяются на три типа - Заказчики, Поставщики и Посредники. "Заказчик" - это клиент вашего предприятия, а "Поставщик" - это исполнитель, предоставляющий вам технику, силами которого ваше предприятие оказывает услуги техники Заказчику при работе в субаренду. "Посредником" является лицо, которое оказывает "диспетчерские" услуги, например, предоставляет вам заказы за вознаграждение.
Заказчик всегда закрепляется за "Ответственным" менеджером, Поставщик и Посредник не закрепляются за конкретным сотрудником. Все поставщики и посредники в списке контрагентов - общие. В настройках ролей доступно ограничение видимости заказчиков: только закрепленным сотрудникам либо без ограничений видимости. Дополнительно существует возможность ограничивать доступ к контрагентам, помещая их в предварительно созданные "Группы контрагентов". Это бывает полезно, например, при региональном делении контрагентов или при необходимости использования служебных внутренних записей контрагентов.
Униикальность контрагентов система определяет по ИНН.
Поле "Организация" используется для внутреннего подразделения принадлежности контрагентов внутри предприятия (группы компаний), то есть с помощью поля "Организация" определяется - от какого юр.лица ваша группа компаний работает с каждым контрагентом. Эта информация обычно важна для бухгалтерии. Кроме того, такие "организации" можно использовать, например, для разделения контрагентов, работающих с вашим предприятием за наличный или безналичный расчет, и использовать эту информацию в отчётах.
Для создания контрагента:

• 1. Пройдите по пути: Главное меню → Контрагенты и нажмите кнопку [ Добавить ].
• 2. Заполните все обязательные поля, отмеченные символом "*".
• 3. Заполните дополнительные поля (при необходимости).
• 4. Сохраните изменения.

В карточке контрагента находится такая информация, как: текущий баланс, наименование, ИНН, адреса, контактная информация, список оплат, техника поставщика и т.п.
Для перехода в карточку контрагента достаточно кликнуть на наименовании контрагента (в любом разделе системы, где отображаются наименования контрагентов, в т.ч. и в табеле).

В верхней части карточки контрагента выводится "Текущий баланс" этого контрагента.
Добавить оплату возможно в подразделе "Оплата" карточки нужного контрагента, которая находится в правой части страницы. Для быстрого перехода к подразделу "Оплата" в мобильной версии достаточно кликнуть на "Текущий баланс" в верхней части карточки либо пролистать страницу до нужного раздела.
Для непосредственного добавления оплаты нажмите кнопку "Добавить", которая располагается справа от названия подраздела.
Наиболее распространены 3 сценария добавления оплат. Первый - руководителем/бухгалтером сразу же при поступлении/отправки оплаты (это легко сделать даже в мобильной версии). Второй сценарий подразумевает внесение оплат бухгалтером на основании банковской выписки в бухалтерской программе. Для реализации третьего сценария руководителю после получения СМС от банка о получении оплаты достаточно отправить эту информацию в чат с ответственным сотрудником, который самостоятельно внесёт оплату в систему. Для этого можно создать чаты в мессенджерах "Оплата от заказчиков" и "Оплата поставщикам". Процесс добавления оплаты обычно занимает не более 15 секунд.

В карточке контрагента с типом "Поставщик" находится раздел "Техника контрагента", в который возможно добавлять прайс-листы Поставщиков.
В списке контрагентов (поле "Наименование или Техника (поставщика)") доступен поиск Поставщиков по технике из их прайс-листов.

В системе КОМЕТУМ доступен функционал постановки и контроля выполнения задач. Задачи можно поставить как коллегам, так и себе, например, в качестве напоминания.
Для создания задачи:

• 1. Пройдите по пути: Главное меню → Задачи и нажмите кнопку [ Добавить ].
• 2. Заполните все обязательные поля.
• 3. Сохраните изменения.

Описание: "Инициатор" - постановщик задачи, "Ответственный" - сотрудник, которому поставлена задача. "Статусы" задач момгают отслеживать выполнение поставленных задач. Задача может быть как для однократного выполнения, так и для регулярного. Этот параметр задаётся в поле "Интервал".
Рекомендуется создавать не менее 4х статусов задач: "Открыто" (новая задача поставлена), "В работе" (Ответственный приступил к выполнению задачи), "Выполненно", "Архив".
  Логика работы задач следующая: Инициатор ставит задачу (статус Открыто"), Ответственный увидел задачу и взял её в работу (статус "В работе"), Ответственный выполнил задачу (статус "Выполненно"), Инициатор проверил выполнение задачи и закрыл её (статус "Архив"). В процессе выполнения существует возможность ведения переписки между Ответственным и Инициатором посредством написания Комментариев в карточке задачи.
В настоящее время "Задачи" находятся в стадии разработки, доступен ограниченный функционал. Для включения задач необходимо задать разрешения в Ролях пользователей.

Отчёт "Эффективность" отображает основную информацию для менеджеров и других сотрудников, задействованных в продажах услуг предприятия. Здесь каждый сможет увидеть сводные результаты своей работы (или своей команды, в зависимости от Роли пользователя). Кроме того, для повышения мотивации, ощущения прозрачности начисления заработной платы и, как следствие, увеличения уровня лояльности сотрудников к компании - они могут ознакомиться с уровнем начисления своей зарплаты в соответствии с текущим результатом деятельности, каждый сотрудник видит только свои начисления в этом отчёте.

Отчёт "Продажи" отображает основную информацию об оборотах с Заказчиками, их наработке и балансах, марже по ним (при работе в субаренду) и т.д.
Обратите внимание, что в колонке "Сальдо конечное" отображаются значения на конец месяца, за который построен отчёт. В случае, если отчёт построен за текущий месяц, то значения выводятся текущие.

Отчёт "Снабжение" отображает основную информацию об оборотах с Поставщиками, их наработке и балансах.
Обратите внимание, что в колонке "Сальдо конечное" отображаются значения на конец месяца, за который построен отчёт. В случае, если отчёт построен за текущий месяц, то значения выводятся текущие.

Отчёт "Сальдо" отображает сводную информацию о балансах контрагентов.
Отчёт позволяет сформировать списки контрагентов с положительным или нулевым, а также с отрицательным балансом.
Опция "Неоплаченные реализации" покажет суммы задолженностей заказчиков по уже выставленным реализациям, то есть долги заказчиков по работам, которые "закрыты" документами. Это актуально для компаний, оказывающих услуги в постоплату.
Для корректной работы опции "Неоплаченные реализации" необходимо в обязательном порядке отмечать документы заказчикам в каждом заказе, в этом случае система сможет разделить общий долг заказчика и долг по услугам, которые уже ожидают оплату.

Отчёт "Техника" отображает основную информацию о наработке собственной техники, затратах (расходах) по ней и марже.
Информация доступна как сводно по всей технике, так и по каждой в отдельности.

Отчёт "Сводка" отображает основную информацию о результатах деятельности предприятия: наработке и марже, затратах в цифрах и категориях, а также информацию об операционной прибыли.

В КОМЕТУМ предусмотрено два независимых табеля: "основной табель" для учёта работы техники и "табель операторов" для учёта рабочего времени операторов.
При добавлении информации о работе собственной техники в "основном табеле" автоматически создаётся запись в "табеле операторов", значения в ячейках по дням проставляются автоматически по данным "основного табеля".
При редактировании значений в "табеле операторов", эти изменения не затронут данные в "основном табеле". Синхронизация табелей - односторонняя: только данные из "основного табеля" устанавливают/заменяют данные в "табеле операторов" (если смена оператора не заблокирована).
Для того, начать вести учёт рабочего времени операторов:

• 1. Пройдите по пути: Главное меню → Учёт → Операторы (Табель)
• 2. При большом количестве строк, воспользуйтесь отбором (фильтром) записей по Технике (он находится в "шапке" /верхней строке/ табеля). Отфильтруйте строки по нужной Технике.
• 3. Внесите коррективы или проставьте необходимое количество часов работы оператора за каждый отработанный день в ячейках табеля по дням. Если кол-во часов в смене для заказчика отличается от кол-ва часов для оператора - ячейка будет выделена красным подчеркиванием. Для того, чтобы проставить часы оператору, необходимо предварительно добавить смену.
• 4. Укажите примечания в ячейках дней табеля, отметьте путевые листы или выделите ячейки цветом.
• 5. При необходимости включите блокировку ячеек табеля (смен оператора).
При включенной защите (блокировке) смен операторов - данные из "основного табеля" (при изменении кол-ва часов заказчику) не перезаписывают значения "табеля операторов".

Система располагает функционалом начисления и расчета заработной платы сотрудников. Для изменения настроек начисления зарплат и бонусов пройдите по пути:

• 1. Главное меню → Учёт → Зарплаты и бонусы.
• 2. Выберите на вкладках нужную группу пользователей (сотрудников).
• 3. По нажатию на ФИО откройте форму редактирования и заполните необходимыми данными.
• 4. Сохраните изменения.
• Описание настроек:
  • · Тип расчета ЗП "Процент" - Оклад и бонус, начисленный в соответствии с настройками процентов от маржи/наработки техники либо операционной прибыли, суммируются при начислении ЗП. После выбора данного параметра и сохранения настроек, добавьте вариант начисления нажатием на кнопку [ ] в правой части формы. Доступно до пяти различных вариантов начислений, которые суммируются при расчетёте бонуса. Этот вариант расчёта чаще всего применяется на начисления зарплат и бонусов менеджерам/руководителям.
  • · Тип расчета ЗП "Час" - Оклад является минимальным значением ЗП и не суммируется со стоимостью отработанных часов. Это значит, что если сумма за фактически отработанное количество часов меньше суммы оклада, то в расчёт попадает Оклад. Если сумма к выплате "по часам" больше оклада - к начислению учитывается стоимость отработанных часов. Данные по количеству отработанных часов формируются в разделе: Главное меню → Учёт → Операторы (Табель). Данный Тип расчёта применяется для начисления заработной платы Операторам.
  • · Тип расчета ЗП "Оклад" - В начислении участвует только значение оклада. Этот вариант расчёта заработной платы чаще всего применяется для начисления ЗП сотрудникам, работающим только на окладе, например, бухгалтерам.
  • · Поле "Надбавка" - Устанавливает значения дополнительного оклада.
  • · Поля "Премия" и "Удержания" - Прибавляют/отнимают указанные значения от суммы начисленной ЗП только в том месяце, в настройках которого они указаны.
  • · "Дней в месяце (факт.)" - Количество отработанных календарных дней в месяце, на основании которого рассчитывается сумма оклада к начислению (в случаях, когда необходимо рассчитать за неполный месяц). Значение применяется только к месяцу, в настройках которого указано.
  • · Значения процентов "До", "При", "От" - позволяют устанавливать значения в расчёте Бонуса при сумме результатов сотрудника ДО выполнения плана, ПРИ выполнении плана и ПОСЛЕ выполненения плана.

В разделе "Зарплаты и бонусы" доступно отслеживание начислений по всем сотрудникам. Сотрудники сгруппированы вкладками по Группам пользователей.
Табличная часть отображает информацию о начислениях на текущий день, суммах выплаченных оплат сотрудникам и суммах остатков к выплате за предыдущие месяцы и за текущий.
Для просмотра детальной информации, разверните строку отслеживаемого сотрудника с помощью кнопки [] в первой (с левой стороны) колонке таблицы.

Для добавления выплаты сотрудникам:

• 1. Находясь в разделе "Зарплаты и бонусы", кликните на ФИО сотрудника.
• 2. Перейдите на вкладку "Выплаты".
• 3. Добавьте выплату: укажите сумму, дату фактической оплаты и месяц учёта выплаты (за какой месяц она произведена); при необходимости укажите комментарий.

Система КОМЕТУМ предосталяет возможность вести учёт затрат по технике и организации для контроля маржинальности и операционной прибыли предприятия.
В целях отслеживания детальной информации о затратах в отчётах, рекомендуется вносить информацию о затрата в соответствии с категорией или "Типом расхода" (например: лизинг, топливо, офис и т.п.).
Для добавления информации от затратах предприятия по технике: пройдите по пути: Главное меню → Учёт → Затраты (техника).
Для добавления информации от затратах предприятия по организации: пройдите по пути: Главное меню → Учёт → Затраты (организация).
Далее:

• 1. Нажмите кнопку [ Добавить ]
• 2. Заполните все обязательные поля (и дополнительные, при необходимости).
• 3. Сохраните изменения.

В отчётах затраты учитываются в соответствии с выбранным "Месяцем учёта".
Обратите внимание, выплаты сотрудникам автоматически попадают в разделы "Затраты". При изменении/удалении записи о выплате сотруднику в разделах "Затраты", эта запись также изменится/удалится и в разделе "Выплаты" для сотрудника.

Информация о настройках системы доступна в разделе Базы знаний - Внедрение системы, доступном по ссылке https://kometum.ru/knowledge_base/integration.