Отслеживание начислений зарплат и выплаты сотрудникам
Раздел «Зарплаты и бонусы» отвечает на два вопроса: сколько сотрудникам начислено и сколько им уже выплачено. Начисления система считает сама по настройкам, выплаты вносит бухгалтер. Разница между ними — остаток к выплате, и он тянется из месяца в месяц, пока его не закроют.
Где находится: Главное меню → Учёт → Зарплаты и бонусы. Наверху выбирается месяц, ниже — вкладки групп сотрудников: таблица всегда показывает одну группу.
Что видно в таблице
Колонки собраны в три части: что начислено, что выплачено и что осталось.
| Колонка | Что показывает |
|---|---|
| Сотрудник | ФИО. Нажатие открывает карточку |
| Тип расчёта | Оклад, Час или Процент |
| Оклад / Надбавка | «О» — оклад за отработанные дни, «Н» — надбавка. Надбавка показывается, только если она есть |
| Часы / Рейсы / Объём | Стоимость отработанного: «Ч», «Р», «О». Колонка появляется, если в группе есть сотрудники на «Часе» |
| Бонус | Сумма бонусов всех строк расчёта. Появляется, если в группе есть сотрудники на «Проценте» |
| Премия и Удержания | Разовые добавка и вычет этого месяца |
| Итого | Начислено за месяц — то, что сотрудник заработал |
| Выплачено: текущий месяц | Сколько уже выдано за этот месяц |
| Остаток: прошлые периоды | Долг перед сотрудником за все предыдущие месяцы |
| Остаток: текущий месяц | Начислено минус выплачено за этот месяц |
| Остаток: итого | Сколько сотруднику должны всего |
| Примечание | Пояснение из настроек начисления |
Таблицу можно сортировать по большинству колонок и листать постранично. Суммы за текущий месяц пересчитываются на лету и растут по мере того, как идут дни и добавляются смены.
Что показывает раскрытие строки
Шеврон в первой колонке разворачивает подробности, и они разные у разных типов расчёта.
| Тип расчёта | Что внутри |
|---|---|
| Час | Дней в месяце и сколько отработано, ставки за час, рейс и объём, фактические количества и примечание |
| Процент | Все строки расчёта: вид, группа, тип расчёта, план и выполнение с процентом, бонус — отдельно по собственной технике, субаренде и операционной прибыли |
| Оклад | Примечание |
Именно раскрытие отвечает на вопрос «почему бонус такой»: там видно и план, и выполнение, и от какой величины считалась ставка.
Как внести выплату
- Нажмите на ФИО сотрудника — откроется его карточка.
- Перейдите на вкладку «Выплаты». Там перечислены все выплаты этого сотрудника.
- Нажмите «Добавить выплату».
- Укажите сумму, дату факта (когда деньги выданы) и месяц учёта (за какой месяц платите).
- Выберите систему налогообложения, при необходимости впишите комментарий и сохраните.
| Поле формы | Пояснение |
|---|---|
| Сумма | Сколько выдали |
| Дата факт. | Дата выдачи денег |
| Месяц учёта | Месяц, чей долг закрывает эта выплата |
| Система налогообложения | Из справочника. В выплатах общая система налогообложения (ОСНО) не предлагается |
| За опер. прибыль | Пометка: выплата — это бонус от операционной прибыли, и сама она из неё не вычитается. Поле видно только у тех, у кого есть такой расчёт |
| Техника | Обязательна для операторов: их зарплата — это расход по конкретной машине. Если оператор основной ровно у одной машины, она подставляется сама |
| Комментарий | Свободный текст |
Выплату можно поправить, скопировать (удобно для одинаковых выплат каждый месяц) и удалить — действия в конце строки. Список фильтруется по месяцу выдачи, месяцу учёта, системе налогообложения и примечанию.
Выплата, проведённая через банковскую выписку (тип движения «Выплата сотруднику»), попадает сюда точно так же — вносить её руками второй раз не нужно.
Откуда берутся числа
| Колонка | Как получается |
|---|---|
| Итого начислено | По типу расчёта сотрудника — см. настройки начислений |
| Выплачено | Сумма выплат, у которых месяц учёта равен выбранному месяцу |
| Остаток текущего месяца | Начислено − выплачено |
| Остаток прошлых периодов | Сумма остатков всех предыдущих месяцев |
| Остаток итого | Прошлые периоды + текущий месяц |
Остатки прошлых месяцев система хранит и пересчитывает сама, когда в тех месяцах что-то меняется: правится смена, приходит оплата, добавляется выплата. Глубина такого пересчёта задаётся в системных настройках («Авто-ре-синк ЗП: глубина, мес.», по умолчанию 6). Более старые месяцы обновляются, когда их открывают.
Что можно сделать прямо отсюда
- Открыть карточку сотрудника — нажатием на ФИО. В ней три вкладки: «Выплаты», «Настройки» и «Пользователь».
- Изменить настройки начисления — вкладка «Настройки», правки сохраняются сразу.
- Посмотреть данные сотрудника — вкладка «Пользователь»: должность, организация, группа, даты приёма и увольнения, контакты. Только для чтения; править их можно в карточке сотрудника.
- Разобраться в бонусе — раскрыть строку шевроном.
Права
Настраиваются в ролях, вкладка «Настройки организации».
| Что нужно | Строка права |
|---|---|
| Видеть раздел и таблицу начислений | «Зарплаты и бонусы» → Просмотр список |
| Видеть вкладку «Выплаты» | «Зарплаты и бонусы (Оплата)» → Просмотр список |
| Вносить выплаты | «Зарплаты и бонусы (Оплата)» → Добавление |
| Править выплаты | «Зарплаты и бонусы (Оплата)» → Редактирование |
| Удалять выплаты | «Зарплаты и бонусы (Оплата)» → Удаление |
Чьи зарплаты видит сотрудник, решают переключатели «Зарплаты: доступны все данные» и «Зарплаты: доступны данные группы» внизу вкладки. Собственная зарплата видна в любом случае, если у роли есть право на раздел.
Частые ошибки и грабли
- Выплату записали не в тот месяц учёта. Самая частая ошибка раздела: долг прошлого месяца остаётся висеть, а в текущем появляется отрицательный остаток.
- Ждут, что выплата уменьшит начисление. Не уменьшит: начислено и выплачено — разные колонки, а их разница и есть остаток.
- Удалили выплату в затратах. Она исчезнет и здесь — это одна запись, а не две.
- Сравнивают «Выплачено» с движением по счёту. Здесь месяц, за который платили, а не когда деньги ушли. Даты платежей смотрите в транзакциях.
- Не находят сотрудника. Таблица показывает одну группу — проверьте вкладку. Уволенных за месяцы после увольнения в списке нет.
- Складывают «Бонус» с «Итого» у сотрудника на «Часе». В колонке «Бонус» у него показана стоимость часов сверх тех, что покрыты окладом. Отдельно она не прибавляется: в «Итого» уже стоит наибольшее из оклада и стоимости отработанного.
- Смотрят текущий месяц как итоговый. Он не закончен: начисление растёт каждый день, и остаток к выплате в середине месяца — не то, что придётся выдать в конце.