Учёт затрат по технике и организации

Затраты — это ваши собственные расходы: топливо, лизинг, ремонт, аренда офиса, реклама, зарплаты. В заказах и табеле их нет: там считается наработка по сменам, а расходы компании живут отдельно и вычитаются уже на уровне месяца. Из них получается операционная прибыль, от которой считаются бонусы руководителей.

Где находится: Главное меню → Учёт → Затраты (техника) и Затраты (организация). Это два пункта меню, две таблицы и два отдельных права доступа.

Чем «техника» отличается от «организации»

Форма и порядок работы у них одинаковые. Разница в том, к чему относится расход и откуда он потом вычитается.

Отсюда простое правило: если расход можно назвать по имени машины — он в «Технике», если нет — в «Организации». Топливо для экскаватора — техника. Аренда офиса — организация. Зарплата машиниста — техника, зарплата бухгалтера — организация; но их система разносит сама, об этом ниже.

Что видно на экране

Фильтры стоят под заголовками колонок: по месяцу учёта и дате, по технике, статье затрат, наименованию, поставщику, системе налогообложения и примечанию. Справа вверху — счётчик найденных записей, кнопка фильтров, кнопка обновления и меню настройки колонок. Набор и порядок колонок хранятся в вашей учётной записи и у каждого раздела затрат свои.

Как добавить затрату

1. Нажмите «Добавить затрату». Справа откроется форма.
2. Заполните поля (см. таблицу ниже). Обязательные помечены звёздочкой.
3. Введите количество и цену — сумма посчитается сама. Если удобнее наоборот, впишите сумму: система пересчитает цену.
4. Нажмите «Сохранить».

Строка появится в списке сразу. Чтобы поправить её, нажмите на строку — откроется та же форма. Удаление — в меню действий в конце строки, система спросит подтверждение.

Поля формы

Откуда ещё берутся затраты

Руками вносят не всё: часть записей система заводит сама.

Из банковской выписки

При разборе выписки платёж можно провести как «Затраты (Организация)» или «Затраты (Техника)» — тогда затрата создастся автоматически. Наименованием станет назначение платежа, поставщиком — имя из платёжки, месяцем учёта — месяц даты платежа. Статью затрат вы указываете при разборе, а система налогообложения у таких записей остаётся пустой — при необходимости проставьте её потом.

У затрат по технике сумму платежа можно разбить на несколько машин: получится несколько затрат, по одной на каждую, а их сумма обязана совпасть с суммой платежа.

Отдельная галочка «Создать транзакцию контрагента» решает, попадёт ли платёж ещё и на баланс контрагента. Без неё расход остаётся только в учёте затрат; с ней — превращается ещё и в транзакцию этого контрагента, и контрагент должен быть заведён в системе.

Выплаты сотрудникам

Каждая выплата зарплаты — это тоже затрата, система заводит её сама:

• выплата оператору попадает в «Затраты (техника)» — она относится к машине;
• выплата любому другому сотруднику — в «Затраты (организация)»;
• наименование система пишет сама — «Выплата за месяц», поставщиком ставит ФИО сотрудника, количеством — единицу, ценой — сумму выплаты;
• статья затрат берётся системная, зарплатная — её нельзя ни выбрать, ни отредактировать в справочнике.

Откуда берутся числа

Сама по себе затрата — простая строка: количество × цена. Смысл ей придаёт то, куда она вычитается.

Операционная прибыль

Это главное число, ради которого затраты вносят. Считается за месяц по всей компании и складывается из двух половин:

• Собственная техника: фактическая наработка минус все затраты по технике за этот месяц.
• Субаренда: маржа минус все затраты по организации за этот месяц.

Фактическая наработка — это наработка заказчика за вычетом доли посредника: его наработки и его издержек. Если посредника в сделке не было, фактическая наработка равна обычной.

В цифрах примера: 4 000 000 − 1 500 000 = 2 500 000 ₽ по собственной технике, 1 000 000 − 700 000 = 300 000 ₽ по субаренде, вместе — 2 800 000 ₽.

Считаются только смены за сегодня и раньше — то есть факт, а не план. Затраты берутся по месяцу учёта. Поэтому операционная прибыль текущего месяца растёт день ото дня и падает каждый раз, когда бухгалтер вносит новый расход.

На что затраты не влияют

Затраты не входят в наработку, маржу и балансы заказов. Маржа считается по сменам: из того, что предъявлено заказчику, вычитается доля поставщика и посредника. Топливо и лизинг в неё не попадают, поэтому у собственной техники маржи нет вовсе: её содержание — это как раз затраты, и учитываются они уровнем выше, в операционной прибыли. Подробно — в статье «Числа табеля».

Затраты также не привязаны к контрагенту: поле «Поставщик» — просто текст. На баланс контрагента затрата не попадает и его долг не меняет. Единственное исключение — платёж из выписки с галочкой «Создать транзакцию контрагента».

Что можно сделать прямо отсюда

Раздел затрат — журнал, из него ничего не создаётся: ни заказов, ни счетов, ни задач. Зато на карточку затраты можно попасть из двух других мест:

• из списка транзакций — затраты видны там отдельными строками со значком-подсказкой;
• из карточки сотрудника, вкладка «Выплаты», — если это зарплатная выплата.

Есть и обратная связь: затрату можно закрыть документом от поставщика — блок «Закрытые затраты» в карточке такого документа. Так видно, каким именно закрывающим подтверждён расход. Зарплатные выплаты этим блоком не привязываются, а затрату, закрытую проведённым документом, нельзя удалить, пока её не отвяжут.

Права

Настраиваются в ролях, вкладка «Учёт / Отчеты». Строки две, и они независимы: можно открыть бухгалтеру расходы по организации и закрыть расходы по технике.

Нет права на просмотр списка — пункта меню не будет, и раздел не откроется по прямой ссылке.

Частые ошибки и грабли

• Перепутали месяц учёта. Самая частая ошибка. Расход уедет в чужой месяц и испортит операционную прибыль сразу двум месяцам — тому, где его не хватило, и тому, куда он попал лишним.
• Расход по машине занесли в «Организацию». Формально сохранится, но вычтется не оттуда: результат собственной техники окажется завышенным, а субаренды — заниженным.
• Ждут, что затрата уменьшит маржу заказа. Не уменьшит: маржа считается по сменам. Затраты вычитаются месяцем и целиком, а не по конкретному заказу.
• Ищут в затратах контрагента. Поставщик здесь — текст. Если нужно, чтобы платёж повлиял на долг перед контрагентом, проводите его транзакцией, а не только затратой.
• Правят зарплатную выплату в затратах. Это та же запись, что и выплата сотруднику. Правьте её в разделе зарплат, иначе легко испортить наименование, по которому потом ничего не найти.
• Кнопка обновления заодно сбрасывает фильтры. Отобрали строки, нажали обновить — отбор слетел. Это не сбой.