Акты сверки взаиморасчётов

Акт сверки взаиморасчётов — бумага, которой две организации договариваются, сколько одна должна другой на конец периода. В КОМЕТУМ он собирается из тех же данных, что рисуют баланс в карточке контрагента и отчёт «Сальдо» — поэтому спорить с собственным экраном система не будет.

Где находится: Главное меню → Учёт → Документы → Акты сверки.

Что видно в списке

Фильтры — по номеру, периоду, контрагенту и отдельный «Только с расхождением»: им и начинают разбор перед закрытием квартала.

Сторона не выбирается

Сторона акта следует из типа контрагента: заказчик, поставщик или посредник. Поля выбора у неё нет, и это не упущение — по типу контрагента система разбирает наработку. Дай сторону выбрать — получился бы акт, который заведомо не сойдётся с балансом того же контрагента на соседнем экране.

Два режима оборота

Поле «Оборот по услугам» в блоке «Оборот и итоги». Две правды об одном периоде живут в системе одновременно, и это не ошибка учёта:

Разницу между ними акт выводит отдельной строкой — «Наработка без документов». Это самая ценная цифра раздела: работа сделана, деньги отработаны, но закрывающего документа нет, и в бухгалтерии контрагента этих денег не существует.

Как составить акт

1. Нажмите «Составить акт».
2. Задайте период — «с» и «по» обязательны.
3. Выберите контрагента. Расчёт появится сразу, до сохранения.
4. Выберите режим оборота. Для бумаги, которую отдают контрагенту, обычно «По документам».
5. Проверьте итоги и нажмите «Создать акт».

В правой колонке — «Операции периода»: каждая строка с датой, названием, суммой услуг и суммой оплат, внизу «Обороты за период».

Итоги

Последняя строка — самопроверка акта. Ноль означает, что сверка стоит ровно на той же формуле, что баланс контрагента и отчёт «Сальдо». Не ноль — цифру видно, а не сглажено, и с ней стоит разобраться до того, как акт уйдёт контрагенту.

С какой даты сверяем

У каждой вашей организации есть дата «Сверка по документам с»: до этой даты документов в КОМЕТУМ нет, они только в 1С, и сверять по ним нечего.

В режиме «По документам» сальдо на начало собирается так:

• начальное сальдо по документам — одно число на дату сверки, его берут из оборотно-сальдовой ведомости 1С;
• плюс оплаты, прошедшие с даты сверки до начала периода;
• минус проведённые документы за то же время.

Знак у начального сальдо тот же, что везде в системе: плюс — аванс (деньги у нас), минус — долг контрагента.

Как сформировать ведомость в 1С

1. Отчёты → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». Счёт — 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками», с субсчетами 62.01 и 62.02. Расчёты с поставщиками берут отдельной ведомостью по счёту 60.
2. Начало периода укажите равным дате «Сверка по документам с». Дата окончания значения не имеет: из ведомости берётся колонка «Сальдо на начало периода».
3. Добавьте колонку с ИНН — по умолчанию её в ведомости нет: «Показать настройки» → вкладка «Дополнительные» → Размещение: «В отдельных колонках» → «Добавить» → «Контрагенты.ИНН». Настройку достаточно задать один раз, её можно сохранить.
4. Сохраните ведомость в файл и загрузите её на экране «Параметры системы» → «Начальное сальдо по документам». Переносить суммы вручную не нужно: система читает ведомость как есть, в том числе в старом формате .xls, в котором её сохраняет 1С.

Знак КОМЕТУМ расставляет сам, и по счетам он разный: по счёту 62 дебет — долг заказчика перед вами, кредит — полученный аванс; по счёту 60 кредит — ваш долг поставщику, дебет — выданный ему аванс. Если контрагент попал в ведомость дважды (например, в 62.01 и 62.02), строки сворачиваются в одно число.

Перед записью система показывает проверку: по какому счёту и с какой даты сформирована ведомость, сколько строк прочитано и сошлась ли их сумма с итогом ведомости. Если начало периода не совпадает с датой «Сверка по документам с», об этом будет сказано до записи.

Контрагенты, которых нет в КОМЕТУМ, пропускаются: карточки по ведомости не заводятся. Система покажет их количество и общую сумму, а список можно выгрузить отдельным файлом и завести недостающие карточки самостоятельно.

Недостающих контрагентов можно завести разом через мастер импорта. Колонка «Остаток» в его шаблоне — не сальдо для акта сверки: она открывает баланс контрагента в управленческом учёте, то есть колонку «Баланс» в списке контрагентов, «Текущий баланс» в карточке и отчёт «Сальдо». Начальное сальдо для акта задаётся только на экране «Начальное сальдо по документам». Пока дата «Сверка по документам с» не задана, акт считает по всем расчётам КОМЕТУМ, и тогда остаток из импорта попадает и в него.

Если пользоваться ведомостью неудобно, на том же экране выгружается шаблон со списком ваших контрагентов: ИНН и наименование в нём заполнены, вписать нужно только суммы. Строки без суммы пропускаются и загрузку не блокируют.

Акт предупреждает и в других случаях: начальное сальдо не заполнено, хотя движения до даты сверки были; период начинается раньше даты сверки; есть проведённые документы с датой раньше даты сверки. Это не ошибки — акт законно бывает и таким, — но перед отправкой контрагенту их стоит прочитать.

Сторона контрагента

Когда контрагент присылает свой акт, его цифры вносят в блок «По данным контрагента»: включите тумблер «Акт от контрагента получен» и впишите сальдо на начало, услуги и оплаты по его данным.

Сальдо контрагента на конец система выводит сама, тем же равенством, — принимать его отдельным числом нельзя: акт, у которого итог не сходится с собственными строками, бесполезен. Ниже появляется «Расхождение сторон».

Данные контрагента пересчёт не трогает: вы их ввели с бумаги, и система не имеет права их менять.

Пересчёт

Акт хранится, а не считается заново при каждом открытии. Причина не в скорости: акт подписывают, а данные под ним живые — задним числом добавляют смены, правят оплаты, проводят документы. Пересчитанный молча акт разошёлся бы с бумагой, которая уже лежит у контрагента на столе.

Пересчёт есть, но это отдельное действие — кнопка «Пересчитать» в шапке. Система предупредит: строки соберутся заново на текущих данных, а построчные данные контрагента при этом потеряются (итоги его стороны в шапке останутся).

Печать

Кнопка «Распечатать» в шапке предлагает два варианта:

• Альбомный лист (как в 1С) — привычный бухгалтеру вид;
• Книжный лист — тот же бланк, ужатый под книжную ориентацию.

В бланке суммы разложены по графам «Дебет» и «Кредит» с обеих сторон: у заказчика услуги идут в дебет, у поставщика — в кредит, а в графах «по данным контрагента» они зеркальны. В сальдо печатается модуль суммы и фраза «в пользу такого-то»: знак читают по-разному, а имя стороны — одинаково все.

Что можно сделать прямо отсюда

Права

Настраиваются в ролях, вкладка «Документы», строка «Акты сверки взаиморасчётов»: просмотр списка, просмотр, добавление, редактирование, удаление. Колонок «Проведение» и «Отмена проведения» у этой строки нет — акт ничего не проводит.

Одна группа прав на все стороны — в отличие от первички. Причина простая: в акте сверки нет цен построчно, там сальдо и обороты того же контрагента, которые и так видны в его карточке.

Частые ошибки и грабли

• Складывают «наработку без документов» с оборотом. Так деньги считаются дважды. Строка справочная.
• Вводят цифры контрагента с его знаком. Знак нужно перевернуть: в системе плюс всегда в пользу контрагента.
• Ждут, что акт обновится сам. Не обновится — и это защита, а не недоработка. Нужны свежие данные — «Пересчитать».
• Удивляются расхождению режимов. Разница между «по документам» и «по наработке» — это ровно незакрытая наработка. Закройте её документами — режимы сойдутся.
• Ищут в акте справки ЭСМ-7. В режиме «по документам» они не считаются оборотом: справка обосновывает акт, а не заменяет его.