Сальдо: кто кому должен прямо сейчас
«Сальдо» отвечает на один вопрос: кто кому должен прямо сейчас. Это список всех контрагентов с их взаиморасчётами — по нему собирают должников перед обзвоном, сверяют дебиторку и смотрят, кому переплатили. Периода у отчёта нет: он всегда показывает положение на сегодняшний момент.
Где находится: Главное меню → Отчёты → Сальдо.
Что видно на экране
Сверху вместо периода — три вкладки-сегмента: Заказчики, Поставщики, Посредники. Отчёт строится по одному типу контрагентов за раз. Ниже — таблица, первая строка ИТОГО.
| Колонка | Что означает |
|---|---|
| Контрагент | Название. Нажатие открывает карточку |
| Сумма | Взаиморасчёты с ним. Минус — он должен вам, плюс — вы ему, ноль — расчётов нет. Знак подсвечен цветом |
| Дебиторская задолженность · Собств. парк | Долг по работам своей техникой, ещё не закрытым деньгами. Только на вкладке «Заказчики» |
| Дебиторская задолженность · Субаренда | То же по работам привлечённой техникой |
| Организация | Ваше юрлицо, к которому отнесён контрагент |
В колонках дебиторки показывается только долг — отрицательным числом. Если долга нет, стоит прочерк, а не ноль: так строки с задолженностью видно сразу.
Переключатели
| Переключатель | Что делает |
|---|---|
| Баланс > 0 | Оставляет тех, кому должны вы. Включён по умолчанию |
| Баланс = 0 | Показывает тех, с кем всё сведено в ноль. Выключен по умолчанию |
| Баланс < 0 | Оставляет должников. Включён по умолчанию |
| Подтверждено документами: заказчика | Оставляет в расчёте только смены, по которым выставлен документ для заказчика |
| Подтверждено документами: поставщика | То же по документам от поставщика |
Переключатели баланса можно включать и выключать в любых сочетаниях; выключить все три — получится пустая таблица. Переключатели документов работают независимо от них и друг от друга, на любой вкладке.
Зачем нужны документы
Долг «вообще» и долг «по закрытым документами работам» — разные суммы. Первый включает всё отработанное, второй — только то, что уже оформлено и по чему заказчик обязан платить. Компаниям, работающим в постоплату, нужен именно второй: по нему выставляют претензии и планируют поступления.
Ту же отметку ставит проведение закрывающего документа — вручную её тогда проставлять не нужно. Обратная сторона того же вопроса — реестры «Не выставлено заказчикам» и «Ждём от поставщиков»: они показывают ровно те смены, у которых отметки нет. А чтобы свести долг с контрагентом на бумаге, составьте акт сверки: он считает сальдо той же формулой, что и этот отчёт.
Как построить отчёт
- Выберите вкладку — Заказчики, Поставщики или Посредники.
- Оставьте включённым только нужный знак баланса: например один «Баланс < 0», чтобы получить чистый список должников.
- Если нужен долг по оформленным работам — включите «Подтверждено документами».
- Отсортируйте по колонке «Сумма», чтобы крупнейшие долги оказались наверху.
- Нажмите «Экспорт» — выгрузится ровно то, что на экране.
Откуда берутся числа
- Сумма — взаиморасчёты с контрагентом на текущий момент: всё, что он наработал или что наработали для него, против всех оплат за всё время. Периода у этого числа нет по смыслу.
- Дебиторская задолженность — непокрытая деньгами часть наработки по сменам за сегодня и раньше, отдельно по своей технике и по субаренде. Будущие смены в долг не попадают.
- ИТОГО — сумма по всем строкам, попавшим в отчёт с учётом включённых переключателей.
Как деньги распределяются по сменам — от самых старых к новым, без оглядки на дату платежа — разобрано в статье «Числа табеля». Оттуда же берётся признак «смена оплачена», на котором держится дебиторка.
Что можно сделать прямо отсюда
- Открыть карточку контрагента — нажатием на название. Оттуда уже создаются счёт, заказ, заявка и задача.
- Выгрузить в Excel — кнопка «Экспорт».
Права
Настраиваются в ролях, вкладка «Учёт / Отчеты».
| Что нужно | Строка права |
|---|---|
| Видеть отчёт | «Отчеты Сальдо» → Просмотр |
Кто попадёт в список, решают переключатели той же вкладки: «Доступны все данные» — все контрагенты, «Доступны данные группы» — контрагенты своей группы. Без них сотрудник видит только тех, где менеджером указан он сам.
Частые ошибки и грабли
- Ищут период. Его нет: отчёт всегда на сегодня. Историческое сальдо на конец месяца смотрят в отчётах «Продажи» и «Снабжение».
- Выключили все три переключателя баланса и решили, что отчёт сломался. Он просто ничего не отбирает.
- Включили «Подтверждено документами» и получили пустоту. Значит, документы в сменах не проставлены.
- Читают прочерк в дебиторке как «нет данных». Прочерк означает «долга нет».
- Путают знак. Минус — должны вам, плюс — должны вы. Знак один и тот же на всех трёх вкладках, поэтому у поставщика «минус» тоже означает долг в вашу пользу, например по авансу.