Счета на оплату: выставление, НДС и статус оплаты

Счёт на оплату — документ, который вы выставляете заказчику. В КОМЕТУМ он не просто печатная форма: счёт связан с заказами, а его статус оплаты система считает сама по пришедшим деньгам. Позиции счёта можно не набивать руками — система соберёт их из смен заказа.

Где находится: Главное меню → Счета на оплату.

Что видно на экране

Полоса показателей

Над списком — три плитки за выбранный месяц: «Всего счетов», «Оплаченных» и «Конверсия» (доля оплаченных от всех, в процентах). Месяц переключается там же. Считается по тем счетам, которые вам видны по правам, — у менеджера будут его цифры, у руководителя общие.

Список

Фильтры под заголовками: по номеру, по диапазону дат, по заказчику, по сумме (диапазонами), по статусу, по комментарию, организации и ответственному. Кнопка «Обновить» сбрасывает всё разом.

В меню действий строки — «Копировать» (открывает форму нового счёта с теми же данными) и «Удалить».

Как выставить счёт

1. Нажмите «Выставить счёт». Справа откроется форма.
2. Выберите заказчика. Если его ещё нет в базе, заведите прямо отсюда — ссылка «Создать контрагента» в том же списке.
3. Выберите договор — подставится основной, если он есть.
4. Выберите заказ. Система спросит, заполнить ли счёт по заказу, и предложит выбрать объём (см. ниже). Позиции соберутся сами.
5. Проверьте блок «Организация и условия»: юрлицо, банковский счёт, систему налогообложения, НДС и ответственного.
6. Поправьте позиции, если нужно, и нажмите «Создать счёт».

Счёт можно выставить и без заказа — тогда позиции добавляются вручную.

Заполнение по заказу: три объёма

Когда вы выбираете заказ, система спрашивает, какие смены включить:

Разница важна для длинных заказов. «На весь заказ» — это счёт вперёд, на всю сделку; «по фактическим» — счёт за уже отработанное. Позиции собираются из смен: часы, рейсы и объём идут отдельными строками со своими ценами — теми, что стоят в смене для заказчика.

Номер счёта

Номер система присваивает сама, по порядку — в форме создания на его месте написано «автоматически». Исключение одно: если в системе ещё нет ни одного счёта, поле открыто и туда можно вписать стартовый номер, чтобы нумерация продолжила вашу прежнюю. Оставите пустым — начнётся с первого.

Позиции счёта

В каждой строке видно главное: механизм, единица измерения, количество, цена и сумма. Механизм задаётся либо выбором собственной техники, либо парой «тип механизма + модель» с произвольным примечанием.

Цена и сумма связаны в обе стороны: измените количество или цену — пересчитается сумма; впишите сумму — пересчитается цена. Это удобно, когда с заказчиком договорились «на круг».

Под переключателем «Детали» прячется остальное: наименование услуги из справочника, объект, даты начала и окончания работ, примечание и разбивка НДС по строке.

НДС

Ставка берётся из системы налогообложения, выбранной в блоке «Организация и условия» (справочник систем налогообложения). Если система без НДС, налог не считается вовсе. Если с НДС — выбирается способ:

Пример при ставке 20 % и сумме позиций 100 000 ₽:

В первом случае налог выделяется из ста тысяч: 100 000 × 20 ÷ 120. Во втором — начисляется на них: 100 000 × 20 ÷ 100. Внизу формы всегда видны три строки: «Итого», строка НДС и «Всего к оплате».

Статус оплаты

Статус стоит цветной пилюлей в шапке счёта и меняется нажатием на неё. По умолчанию он считается автоматически по деньгам, привязанным к счёту в транзакциях:

Статус ходит в обе стороны: удалили или уменьшили оплату — он опустится обратно.

В меню статуса первым пунктом стоит «Авто (по оплатам)», ниже — четыре статуса вручную. Выбрали любой из них — статус замирает и перестаёт следовать деньгам, а на пилюле появляется значок булавки. Так помечают, например, аннулированный счёт. Вернуть автоматику можно тем же меню, пунктом «Авто».

Откуда берутся числа

• Позиции — из смен выбранного заказа: количества и цены заказчика, разложенные по часам, рейсам и объёму. Как эти величины появляются в смене — в статье «Карточка заказа и смены».
• Реквизиты — из организации, выбранной в счёте, и её банковского счёта.
• Ставка НДС — из системы налогообложения (справочник).
• Статус оплаты — из сумм, привязанных к счёту в транзакциях.
• Договор — из карточки контрагента; основной подставляется сам.

Счёт по нескольким заказам

Один счёт может закрывать несколько заказов. Два пути:

• В списке заказов отметьте нужные галочками и нажмите «Выставить счёт по выбранным» — позиции всех заказов соберутся в один счёт. Заказчик у них должен быть один и тот же, иначе кнопка погашена и подсказка объясняет почему.
• В самом счёте есть поле «Ещё заказы счёта» — туда добавляются дополнительные заказы.

Это не косметика: по связке «счёт — заказы» деньги, пришедшие по счёту, раскладываются именно на эти заказы, а не на первые попавшиеся по хронологии.

Что можно сделать прямо отсюда

Созданный счёт не закрывается: форма превращается в карточку счёта, и дальше правки сохраняются сами, без кнопки.

Про блок путевых листов стоит знать одно: часы наработки из счёта в лист не переносятся никогда — смен у счёта нет, они принадлежат заказу.

Права

Настраиваются в ролях, вкладка «Документы».

Три переключателя внизу вкладки решают, чьи счета видны: «Доступны все данные (список)» — все счета компании, «Доступны данные группы (список)» — счета своей группы, ни один не включён — только свои. Переключатель «Выбор менеджером по продажам» определяет, попадёт ли сотрудник в список ответственных за счёт.

Частые ошибки и грабли

• Ручной статус больше не следует деньгам. Поставили «Оплачен» руками — счёт останется оплаченным, даже если оплата не придёт или её удалят. Булавка на пилюле именно об этом и предупреждает. Если статус «застрял», проверьте, не заморожен ли он: верните пункт «Авто (по оплатам)».
• «На весь заказ» выставит счёт и за будущие смены. Для промежуточного счёта берите «по фактическим» или «по прошлым».
• Счёт без привязанных заказов оплатится «вслепую». Деньги по нему разойдутся по хронологии, от самых старых долгов. Если счёт должен закрыть конкретные заказы, укажите их в счёте — иначе оплата уйдёт не туда, куда вы ожидали.
• Ставка НДС меняется не в счёте. В счёте выбирается только способ — «в сумме» или «сверху». Сама ставка живёт в системе налогообложения, в справочниках.
• Стартовый номер задаётся только один раз. Поле номера открыто, пока в системе нет ни одного счёта. Дальше нумерация идёт сама, и вернуться к её началу уже нельзя.
• Счёт выставляется только заказчику. У поставщиков и посредников счетов в системе нет — им вы платите сами, и это транзакции.