Импорт данных: контрагенты и контакты из Excel
Мастер импорта переносит в систему то, с чего начинается работа: список контрагентов, их начальные остатки по деньгам и контактных лиц. Данные готовятся в Excel по шаблону, который система выдаёт уже заполненным вашими справочниками, а перед записью показывает, что именно произойдёт с каждой строкой.
Где находится: Главное меню → Параметры системы → Системные настройки → вкладка «Общие» → кнопка «Открыть мастер импорта». Отдельного пункта в меню у мастера нет.
Что видно на экране
Мастер идёт четырьмя шагами, они видны полосой сверху: Подготовка → Загрузка → Проверка → Готово. Вернуться на шаг назад можно кнопкой, до применения ничего в системе не меняется.
Шаг 1. Подготовка
Здесь вы решаете, что импортировать, и забираете шаблон.
| Настройка | Что делает |
|---|---|
| Контрагенты + начальные остатки | Обрабатывать лист «Контрагенты». Остаток здесь — начало баланса по наработке; сальдо для актов сверки задаётся в другом месте, см. ниже |
| Контактные лица | Обрабатывать лист «Контакты» |
| Перезаписывать существующих при совпадении ИНН | Включено — данные найденного контрагента будут заменены значениями из файла. Выключено — такая строка пропускается |
Кнопка «Скачать шаблон .xlsx» отдаёт файл, в котором справочники уже заполнены значениями вашей системы: ОПФ, группы контрагентов, менеджеры и организации подставлены выпадающими списками. Выбирайте из них, а не печатайте руками — иначе значение не распознается.
Что в шаблоне
Заполнять нужно два листа. Остальные — инструкция и справочники, из которых берутся выпадающие списки.
| Лист «Контрагенты» | Пояснение |
|---|---|
| Группа* | Группа контрагентов — выбирается из списка |
| Тип* | «Заказчик», «Поставщик» или «Посредник» |
| ОПФ | Из списка. Не нашлась — контрагент создастся без ОПФ |
| Наименование* | Без ОПФ: «Ромашка», а не «ООО Ромашка» |
| ИНН* | Ключ, по которому система узнаёт контрагента |
| Остаток | Число со знаком: +1500 или просто 1500 — аванс (деньги у нас), −2000 — долг (должны нам) |
| Менеджер | Только для типа «Заказчик». У остальных типов будет проигнорирован |
| Адреса | Юридический, почтовый, фактический |
| Лист «Контакты» | Пояснение |
|---|---|
| ИНН контрагента* | Выбирается из списка ИНН, введённых на листе «Контрагенты» |
| Наименование контрагента | Подставляется само по ИНН — заполнять не нужно |
| ФИО контактного лица* | |
| Должность, рабочий телефон, email | По желанию |
| Мобильный телефон* | В виде 79998885522, без плюса и пробелов. По нему система ищет дубликаты |
Звёздочкой помечены обязательные колонки, в шаблоне они выделены цветом.
Шаг 2. Загрузка
Перетащите заполненный файл в рамку или нажмите её и выберите. Принимается только .xlsx размером до 20 МБ; файл читается в памяти и нигде не сохраняется.
Если вы взяли старый шаблон, система предупредит об этом и попросит скачать свежий: набор колонок между версиями меняется.
Шаг 3. Проверка
Это главный экран мастера: система разобрала файл, но ещё ничего не записала. Наверху — сводка того, что произойдёт:
| Плашка | Что означает |
|---|---|
| Создать | Строки, для которых будет заведён новый контрагент |
| Обновить | Контрагент с таким ИНН уже есть, и перезапись включена |
| Пропустить | Дубль внутри файла или уже существующая запись при выключенной перезаписи |
| Ошибок | Строки, которые загрузить нельзя |
| Контактов создать | Сколько связок «человек — контрагент» появится |
Ниже — контрольные суммы: сумма авансов, сумма долгов и итог «аванс − долг». Сверьте их со своей таблицей до применения: это самый быстрый способ поймать потерянный минус или лишний ноль. В суммы попадают только те строки, которые действительно применятся.
Дальше — таблица построчно: лист, номер строки в файле, наименование, ИНН, действие и замечания. Замечания бывают двух видов:
- Ошибки (красные) — строка не загрузится, и пока они есть, кнопка «Применить импорт» погашена. Исправьте файл и загрузите заново.
- Предупреждения (жёлтые) — строка загрузится, но что-то пошло не идеально: не нашлась ОПФ, менеджер указан у поставщика, ИНН не прошёл проверку контрольного числа.
Переключатель «Показывать только строки с ошибками и предупреждениями» оставляет в таблице то, что требует внимания.
Как система узнаёт «своих»
Ключ сопоставления — ИНН вместе с типом. Один и тот же ИНН может быть у заказчика и у поставщика: это две разные карточки, и импорт их не путает.
| Ситуация | Что произойдёт |
|---|---|
| Такого ИНН с таким типом в системе нет | Создать |
| Есть, перезапись включена | Обновить — данные заменятся значениями из файла |
| Есть, перезапись выключена | Пропустить |
| Такая пара «ИНН + тип» встретилась в файле дважды | Вторая строка пропускается |
Контакты дедуплицируются по мобильному телефону: если человек с этим номером уже есть, новая карточка не заводится — система только достраивает недостающую связь с контрагентом.
Шаг 4. Готово
После нажатия «Применить импорт» система записывает данные и показывает итог: сколько контрагентов создано, сколько обновлено, сколько начальных остатков и контактов добавлено, и номер пакета.
Внизу две кнопки: «Импортировать ещё» — начать мастер заново, и «Откатить импорт».
Откат: что он вернёт, а что нет
Откат удаляет только то, что этот пакет создал: новых контрагентов, новые контакты и их связи, внесённые остатки.
Куда попадают загруженные данные
- Контрагенты появляются в разделе «Контрагенты», на вкладке своего типа, и привязываются к основной организации.
- Начальный остаток ложится в баланс контрагента: плюс — аванс, минус — долг.
- Контакты появляются в разделе «Контакты» и привязываются ко всем контрагентам своего ИНН из файла.
- Менеджер из файла становится ответственным менеджером заказчика — от этого зависит, кто увидит контрагента при ограниченном доступе к данным.
Начальное сальдо по документам — это другой экран
У акта сверки своё начальное сальдо: число, с которого он начинает считать по документам на дату «Сверка по документам с». Оно задаётся отдельно — «Параметры системы» → «Начальное сальдо по документам», своим файлом. Шаблон этого файла выгружается уже со списком ваших контрагентов: ИНН и наименование в нём заполнены, вписать нужно только суммы.
Что можно сделать прямо отсюда
- Скачать шаблон со своими справочниками внутри.
- Проверить файл, ничего не записывая в систему.
- Сверить контрольные суммы авансов и долгов.
- Применить импорт и сразу увидеть, что получилось.
- Откатить только что применённый пакет.
Права
| Что нужно | Строка права |
|---|---|
| Видеть кнопку и открывать мастер | Вкладка «Параметры системы» → «Импорт данных» → Просмотр списка |
Отдельного права на само применение нет: кто открыл мастер, тот может и загрузить данные. Поэтому право на импорт стоит держать у одного-двух человек — тех, кто отвечает за первичное заполнение системы.
Частые ошибки и грабли
- Печатают значения справочников руками. «ООО» с латинской «O», группа с лишним пробелом — и строка уходит в ошибку. Выбирайте из выпадающих списков шаблона.
- Не заполнена группа контрагента. Это ошибка, а не предупреждение: без группы строка не загрузится.
- Наименование пишут вместе с ОПФ. «ООО Ромашка» в поле наименования даст «ООО Ромашка, ООО» во всей системе. ОПФ — отдельная колонка.
- Долг записывают положительным числом. Знак решает всё: плюс — аванс, минус — долг. Проверяйте контрольные суммы на шаге «Проверка».
- Менеджера ставят поставщику. Он будет проигнорирован с предупреждением — менеджер бывает только у заказчика.
- Телефон пишут в формате +7 (999) 888-55-22. Система приведёт его к цифрам сама, но лучше сразу писать 79998885522 — так меньше шансов ошибиться в дедупликации.
- Включили перезапись «на всякий случай». Она молча заменит данные существующих карточек, и откат их не вернёт. Для повторной загрузки того же файла её лучше выключить.
- Загружают старый шаблон. Система предупредит, но колонки может не распознать. Скачивайте свежий перед каждым импортом.
- Ждут от мастера заказов и табеля. Он их не переносит — только контрагентов, остатки и контакты.