Карточка контрагента, оплаты и техника поставщиков

Карточка контрагента — рабочее окно по одному клиенту, поставщику или посреднику. Слева реквизиты, справа вся его история: контакты, заказы, счета, задачи, договоры и переписка, а внизу — постоянная панель оплат. Карточка выезжает поверх того списка, из которого вы её открыли: закрыли — вернулись туда же.

Как открыть: нажатием на строку в списке контрагентов, а также по имени контрагента почти в любом другом месте системы — в табеле, в карточке заказа, в банковской выписке, в отчётах.

Что видно на экране

Шапка

Наименование контрагента крупно, под ним тип и ИНН. Если организация недействующая, рядом стоит красная пометка «Не действует». Справа — кнопка «Создать задачу» и плитка «Текущий баланс».

Баланс окрашен: минус красным, плюс зелёным. Нажатие на плитку перебрасывает к панели оплат внизу — на телефоне это единственный быстрый способ туда попасть. Плитка видна только тем, у кого включено право на просмотр баланса.

Левая колонка: реквизиты

У наименования, ИНН и каждого адреса есть значок копирования — значение уходит в буфер обмена одним нажатием. Рядом с ИНН — второй значок, «Заполнить по ИНН»: он перезаписывает реквизиты данными из реестра.

Поле «Договор» само не редактируется. Нажатие на него открывает вкладку «Договоры», а если договора ещё нет — сразу форму создания.

Подписант в договорах живёт во вкладке «Договоры», строкой над списком: в реквизитах его больше нет, он нужен только договорам.

Правка на месте

Отдельной кнопки «Сохранить» в открытой карточке нет. Любое изменение сохраняется само примерно через полсекунды после того, как вы перестали печатать, и внизу появляется «Сохранено». Если в карточке не хватает обязательного поля, система скажет об этом и не сохранит — данные при этом не потеряются.

Многострочный адрес, вставленный из буфера, автоматически сжимается в одну строку.

Вкладки справа

Состав вкладок зависит от типа контрагента и от ваших прав — лишних не показывается.

Контакты

Здесь контакты контрагента — с должностью, телефонами, почтой, мессенджерами, адресами и комментарием. Внизу каждой карточки видны даты: «с» — когда человека привязали, «до» — когда открепили. Открепление не удаляет контакт: он остаётся в базе, просто перестаёт числиться за этим контрагентом, а строка помечается «Откреплен».

Кнопка «Привязать контакт» ищет уже существующего человека, «Создать» заводит нового и сразу привязывает его. Нажатие на строку открывает карточку контакта поверх — вернуться назад можно клавишей Esc.

Заказы

Таблица заказов: номер, статус, даты начала и окончания, механизм, объект и баланс заказа. Если у роли есть право на просмотр наработки, добавляются три колонки — наработка заказчика, поставщика и посредника. Аннулированные заказы показаны блёкло. Как эти числа считаются — в статье «Числа табеля».

Договоры и оферта

У договора заполняются наименование, номер, дата, статус подписания и комментарий. Если наименование оставить пустым, система соберёт его из номера и даты. Признаки:

• Основной — подставляется в счета по умолчанию. Первый договор контрагента становится основным сам.
• Договор закрыт — договор больше не действует.
• Подписан только контрагентом — напоминание, что своей подписи ещё нет.

Статус подписания выбирается из списка: оригинал, ЭДО, скан, факсимиле, не подписано. Тип договора не редактируется — он равен типу контрагента: заказчику заводится договор «с заказчиком», поставщику — «с поставщиком», посреднику — «с посредником».

Над списком стоит строка «Подписант в договорах» — кто подписывает договоры со стороны контрагента: должность, ФИО и основание полномочий (устав, доверенность). Нажатие открывает окно правки; родительный падеж система подставляет сама, но его можно поправить руками. Подписант печатается в договоре с текстом, если в самом договоре не указали другого.

Рядом с кнопкой «Добавить» — «Создать по шаблону»: договор с текстом, реквизитами сторон и печатью. Он доступен контрагенту любого типа, шаблон берётся того же вида, что и договор. В договорах с поставщиком и посредником стороны стоят наоборот: заказчик — ваша организация, исполнитель — контрагент.

Первой строкой у заказчика может стоять оферта организации с пометкой «оферта» — это общий документ вашего юрлица, а не запись по конкретному клиенту. Пока её не трогали, она помечена «системная» и удалению не подлежит: удалять нечего, отдельной записи у этого заказчика нет. Стоит открыть её и что-то изменить — у заказчика появляется личная копия, остальные продолжают видеть общую. Чтобы отказаться от оферты у одного заказчика, откройте её и поставьте «Договор закрыт».

Объекты и техника

У заказчика вкладка «Объекты»: название, адрес и описание площадки. Объекты подставляются в заказы, смены и позиции счёта, а потом по ним удобно смотреть отчёты.

У поставщика вкладка «Техника» — его прайс-лист: тип механизма, модель, произвольное примечание к механизму, цена и комментарий. Модель выбирается из моделей выбранного типа. Именно по этому списку работает поиск поставщиков по технике в общем списке.

Оплаты: постоянная панель внизу

Панель «Оплаты (Транзакции)» всегда на виду в нижней части правой колонки — она не вкладка и не прячется при переключении. В таблице: дата, сумма, тип (приход или оплата), комментарий и меню действий.

Записи подгружаются по пятьдесят по мере прокрутки. Нажатие на строку открывает карточку транзакции.

Точка рядом с суммой

У поступлений слева от суммы стоит цветная точка — она показывает, разнесены ли деньги по заказам:

Три кнопки над таблицей

Обе кнопки сначала спрашивают подтверждение и после работы пишут, что изменилось: сколько заказов затронуто и сколько связок создано. Затрагивается только этот контрагент, чужие данные не задеваются. Подробно про порядок разноски — в статье «Транзакции».

Обе кнопки доступны только при праве на изменение транзакций. Без него они видны, но погашены, и подсказка объясняет почему.

Про баланс

В карточке и в списке есть «Текущий баланс» — итог взаиморасчётов с контрагентом. Он складывается из наработки по сменам и поступивших либо уплаченных денег и пересчитывается системой автоматически при каждом изменении смен и оплат.

Для сверки с самим контрагентом есть отдельная бумага — акт сверки взаиморасчётов. Он раскладывает операции периода по строкам и позволяет вписать цифры из акта, присланного контрагентом, чтобы увидеть расхождение.

Что можно сделать прямо отсюда

Карточка — точка входа почти во всё остальное. Не уходя со страницы, отсюда создаются:

Если карточку ещё не сохранили и вы нажали «Создать задачу», система сначала создаст контрагента, а потом откроет форму задачи — вводить всё заново не придётся.

Права

Настраиваются в ролях, вкладка «Контрагенты».

Частые ошибки и грабли

• «Сохранить» искать не нужно. Правка уходит на сервер сама. Если вы закрыли карточку сразу после ввода, последнее изменение всё равно досохранится.
• «Заполнить по ИНН» перезаписывает поля. Наименование, юридический адрес, ОГРН, КПП и ОПФ заменятся данными реестра. Если вы правили их вручную, правки пропадут.
• Оранжевая точка у поступления — это не ошибка. Она означает, что часть денег ещё не разложена по заказам: либо неоплаченных заказов не хватило, либо распределение не запускали. Нажмите «Распределить».
• «Переразнести» — тяжёлая операция. Она снимает всю автоматику по контрагенту и собирает её заново. Ручные привязки при этом уцелеют, но пользоваться кнопкой стоит, когда распределение действительно разъехалось, а не «на всякий случай».
• Открепление контакта — не удаление. Человек остаётся в разделе «Контакты» со всей историей. Если нужно убрать его совсем, удаляйте в самом разделе.
• Счетов и заявок у поставщика и посредника нет. Вкладки не пропали — их не бывает: счета выставляются только заказчикам.