Подключение почтовых ящиков и правила
Чтобы письма попадали в КОМЕТУМ, ящик нужно один раз подключить. Здесь же настраивается главное: какие письма превращать в заявки, кто из сотрудников видит ящик, какой подписью подписывать ответы и какими шаблонами пользоваться. Журнал обработки показывает, что система сделала с каждым письмом и почему.
Где находится: Главное меню → Параметры системы → Почта. Второй вход — ссылка «Настройки почты» внизу списка папок в разделе «Почта».
Что видно на экране
Наверху переключатель двух видов: «Ящики» и «Шаблоны писем». В списке ящиков:
| Колонка | Что показывает |
|---|---|
| Ящик | Адрес электронной почты |
| Статус | «Активна», «Не проверена» или «Ошибка». У ошибки в подсказке — её текст |
| Последняя проверка | Когда система в последний раз заходила в ящик |
| Режим | «Только по правилам» или «Каждое письмо → заявка» |
| Правил | Сколько правил разбора заведено |
| Владелец | «Системный» или сотрудник — у личных ящиков. Колонка скрыта, включается в настройке колонок |
Нажатие на строку открывает карточку ящика.
Как подключить ящик
Кнопка «Подключить ящик». Мастер спрашивает сначала способ подключения, а не адрес:
| Способ | Когда выбирать |
|---|---|
| Войти через Яндекс | Ящик на Яндексе, включая почту на своём домене (Яндекс 360). Пароль и адрес вводить не нужно: вы разрешаете доступ на странице Яндекса и возвращаетесь обратно — ящик подключится сам |
| По адресу и паролю | Любой ящик: Mail.ru, Gmail, свой почтовый сервер. Подойдёт и для Яндекса, если удобнее пароль приложения |
Способ выбирается явно, а не по домену адреса: почта компании на своём домене может обслуживаться Яндексом, и «угадать» это по адресу нельзя.
Подключение по адресу и паролю
- Введите адрес и пароль. Для известных почтовых служб адреса серверов подставятся сами, а система подскажет, если нужен не обычный пароль, а пароль приложения.
- Проверьте серверы: IMAP (получение писем) и SMTP (отправка), порты и защищённое соединение.
- Нажмите «Проверить подключение» — система отдельно проверит получение и отправку и покажет результат по каждому.
- Нажмите «Подключить».
Пароль хранится в зашифрованном виде и никогда не показывается обратно. Сменить его можно в карточке ящика полем «Новый пароль». У ящика, подключённого через Яндекс, пароля у нас нет вовсе — вместо блока пароля там кнопка «Переподключить» на случай, если доступ отозвали.
Настройки ящика
Карточка подключённого ящика собрана из блоков.
Подпись и опции
- Подпись — добавляется в конец новых писем и ответов.
- Код заявки в теме — исходящие из заявки получают в тему её код, и ответ клиента возвращается в ту же заявку.
- Письма известных клиентов — их ответственному — заявка назначается менеджеру контрагента, а не тому, кто указан по умолчанию или в правиле.
- «Перепривязать письма к контрагентам» — заново разбирает уже полученные письма по нынешним адресам контрагентов. Ручные привязки при этом не трогаются.
Кому доступен
Список сотрудников, которые видят этот ящик в разделе «Почта». Пусто — ящик доступен всем, у кого есть право работать с почтой.
Обработка писем
| Режим | Что делает |
|---|---|
| Только по правилам | Заявка создаётся, если письмо подошло под одно из правил (вкладка «Правила») |
| Каждое письмо → заявка | Заявкой становится любое подходящее письмо. Здесь же задаются значения по умолчанию: тип техники, ответственный, статус и источник |
Тип техники и ответственный необязательны: заявка создастся и без них, а карточка попросит указать тип при первом редактировании. Ответы на уже обработанные письма новых заявок не плодят — они добавляются комментариями к своей заявке.
Отдельный переключатель «Создавать контакты из писем» живёт в «Системных настройках», вкладка «Почта». Он решает, заводить ли новый контакт, если по адресу отправителя в базе никого не нашлось. Поиск и привязка уже существующих контактов работают всегда.
Правила: какие письма становятся заявками
Вкладка «Правила» в карточке ящика. Правило состоит из условий и того, какой должна получиться заявка.
- Нажмите «Добавить правило» и дайте ему название — например, «Заявки с сайта».
- Выберите режим: «Все условия (И)» или «Любое условие (ИЛИ)».
- Добавьте условия. Каждое — это поле, оператор и значение.
- Заполните блок «Создаваемая заявка»: тип техники, ответственный, статус, источник.
- Сохраните правило.
Проверить можно четыре вещи: отправитель (email) — адрес целиком, домен отправителя — то, что после «собаки», тема и текст письма. Операторов тоже четыре: содержит, не содержит, равно, начинается с. Любое поле сочетается с любым оператором.
Порядок правил — это приоритет. Правила перетаскиваются мышью за левый край, и побеждает первое сработавшее: как только письмо подошло под правило, дальше система не смотрит. Поэтому узкие правила ставьте выше широких. Переключатель у правила временно выключает его, не удаляя.
Журнал: что система сделала с письмом
Вкладка «Журнал» показывает каждое разобранное письмо: отправителя, тему, время и результат. Фильтр наверху — «Все», «Заявки», «Пропущено», «Ошибки». У созданной заявки есть кнопка перехода: она открывает карточку заявки поверх, не уводя со страницы.
| Результат | Что произошло |
|---|---|
| Заявка | Из письма создана заявка |
| Комментарий | Письмо — ответ по уже существующей заявке, добавлено к ней комментарием |
| Дубль | Такое письмо уже обрабатывалось |
| Пропущено | Заявка не нужна, причина указана рядом |
| Ошибка | Разбор не удался, текст ошибки указан |
Причины пропуска: автоответ, адрес вида noreply, письмо с этого же ящика, не подошло ни одно правило, письмо пришло до подключения ящика, письмо уже обработано.
В журнале хранятся только сведения о письмах — отправитель, тема, время и результат. Самих писем он не хранит.
Шаблоны писем
Переключатель «Шаблоны писем» наверху страницы. Шаблон — это заготовка с названием, темой и текстом; при написании письма он вставляется из выпадающего списка «Шаблон».
В тексте работают подстановки {контрагент}, {контакт} и {менеджер} — они заменяются на реальные значения в момент вставки шаблона в письмо.
Что можно сделать прямо отсюда
- Проверить подключение — отдельно получение и отправку.
- Проверить почту сейчас — забрать новые письма, не дожидаясь расписания.
- Открыть заявку, созданную из письма, прямо из журнала.
- Перепривязать письма к контрагентам по нынешним адресам.
- Временно выключить ящик переключателем «Активен» — письма перестанут забираться, настройки сохранятся.
Права
Настраиваются в ролях, вкладка «Параметры системы», строка «Настройки почты».
| Что нужно | Столбец |
|---|---|
| Открыть страницу и смотреть настройки | Просмотр список |
| Подключить новый ящик | Добавление |
| Менять настройки, правила и шаблоны | Редактирование |
| Отключить ящик | Удаление |
Это отдельная группа прав, не связанная с работой в разделе «Почта». Настройщик конфигурирует ящики, но писем не видит, пока не впишет себя в «Кому доступен». И наоборот: право читать и отправлять письма не открывает эту страницу.
Частые ошибки и грабли
- Вводят обычный пароль там, где нужен пароль приложения. Яндекс, Mail.ru и Gmail требуют для сторонних программ отдельный пароль. Система подсказывает это при проверке подключения.
- Правило без условий поставили первым. Оно ловит все письма, и остальные правила не срабатывают никогда.
- Ждут заявок, а режим «Только по правилам» и правил нет. Тогда заявки не создаются вовсе — журнал покажет причину «не подошло ни одно правило».
- Настроили ящик и не видят писем в разделе «Почта». Право на настройку доступа к письмам не даёт — впишите себя в «Кому доступен».
- Отключили ящик, чтобы «почистить». Отключение удаляет правила и журнал этого ящика. Уже созданные заявки остаются, но настраивать разбор придётся заново. Чтобы просто приостановить приём, выключите переключатель «Активен».
- Ждут писем, пришедших до подключения. Система разбирает письма, полученные после подключения ящика; всё, что было раньше, помечается в журнале как «письмо до подключения ящика».