Почта: письма, папки и отправка

Раздел «Почта» — это почтовый ящик компании внутри КОМЕТУМ. Письма читаются и отправляются здесь же, а система сама связывает их с контрагентами и заявками: открыв карточку заказчика, вы видите всю переписку с ним, не переключаясь в почтовую программу. Из письма создаётся заявка, вложение прикрепляется к карточке, ответ уходит от имени рабочего ящика с подписью.

Где находится: Главное меню → Почта.

Два вида ящиков

Личный ящик подключается прямо отсюда — кнопкой «Личный ящик» внизу списка папок. Общий ящик заводит администратор в разделе «Параметры системы → Почта». Если ящиков несколько, над списком папок появляется их выбор.

Что видно на экране

Экран делится на три части: папки слева, список писем в середине, само письмо справа. Границу между списком и письмом можно двигать мышью. На телефоне части показываются по очереди.

Это настоящие папки почтового сервера, а не наши: письмо, перемещённое здесь, переместится и в обычной почтовой программе. У непрочитанных папок рядом с названием горит счётчик. Если у вашего почтового сервера какой-то папки нет, она показывается серой и не открывается.

В строке письма видно отправителя (в «Отправленных» — получателя), дату, тему, скрепку у писем с вложениями и серые метки контрагентов, с которыми письмо связано. Непрочитанные выделены жирным.

Как прочитать и ответить

1. Выберите ящик и папку.
2. Нажмите на письмо — оно откроется справа и отметится прочитанным.
3. Нажмите «Ответить», «Всем» или «Переслать».
4. Напишите текст над цитатой и нажмите «Отправить».

В шапке письма показаны отправитель, получатели, копия и дата, а строкой ниже — связи с CRM. Значками справа письмо помечается прочитанным или непрочитанным, отправляется в спам, восстанавливается во «Входящие» и удаляется в корзину.

Картинки и вложения

Тело письма показывается в защищённой рамке: чужой код из письма выполниться не может. Внешние картинки заблокированы — это защита от «пикселей слежения», по которым отправитель узнаёт, что письмо открыли. Кнопка «Показать картинки» загружает их, причём не напрямую, а через сервер системы, чтобы ваш адрес остался неизвестным.

Очень большое письмо показывается частично — об этом система предупреждает отдельной строкой.

Каждое вложение можно скачать или отправить «В CRM…» — прикрепить к заявке по её номеру или к одному из связанных контрагентов. Ссылка на скачивание действует пять минут и после этого перестаёт работать.

Как написать письмо

Кнопка «Написать» над списком папок.

Внизу — «Прикрепить файл»: до 10 МБ на файл и до 25 МБ на письмо. Кнопка «Сохранить черновик» кладёт письмо в папку «Черновики» на почтовом сервере; после отправки черновик оттуда удаляется.

Подпись ящика подставляется автоматически — и в новые письма, и в ответы. Задаётся она в настройках ящика.

В ответах и пересылке цитату собирает сервер, а не браузер: так в письмо не попадёт ничего лишнего из исходного оформления. При пересылке можно отдельной галочкой взять с собой вложения оригинала.

Откуда берутся связи с CRM

Строка «CRM» в шапке письма показывает, к чему письмо привязано. Система делает это сама:

У исходящих писем связь считается по адресатам — по полям «Кому» и «Копия». Нажатие на метку открывает карточку контрагента или заявки.

Кнопка «создать заявку» заводит заявку на основании письма: тема становится названием, текст — описанием. Кнопка «заявка» привязывает письмо к уже существующей.

Как часто приходит почта

Система держит постоянное соединение с почтовым сервером и получает новые письма за секунды. На случай обрыва связи каждую минуту выполняется обычная проверка — ничего не теряется. О новом письме приходит уведомление со звуком.

Проверить ящик вручную можно кнопкой обновления над списком писем; в настройках ящика для этого есть отдельная кнопка «Проверить почту сейчас».

Что можно сделать прямо отсюда

• Создать заявку на основании письма.
• Привязать письмо к заявке или к контрагенту.
• Прикрепить вложение к заявке или контрагенту.
• Открыть карточку связанного контрагента или заявки прямо из письма.
• Подключить свой личный ящик и перейти в настройки почты.

Права

Настраиваются в ролях, вкладка «Почта».

Доступ к общему ящику складывается из двух вещей: право «Просмотр список» и попадание в список «Кому доступен» в настройках самого ящика. Пустой список означает «всем, у кого есть право».

Владелец личного ящика отправляет письма со своего ящика без права «Отправка» — оно нужно только для общих ящиков компании.

Частые ошибки и грабли

• «Почта не подключена», хотя ящик заведён. Проверьте, что вы вписаны в «Кому доступен» этого ящика и что ящик включён.
• Ждут заявок из личного ящика. Их не будет: правила разбора писем работают только у общих ящиков.
• Не видят картинок в письме. Внешние картинки блокируются до нажатия «Показать картинки» — это защита, а не сбой.
• Ссылка на вложение перестала работать. Она живёт пять минут; просто скачайте файл заново из письма.
• Удалили письмо и ищут его в CRM. Папки настоящие: удалённое здесь уедет в корзину и на почтовом сервере. Восстанавливается кнопкой «Восстановить во Входящие».
• Ответ клиента не попал в заявку. Чтобы ответы возвращались в ту же заявку, при отправке заполняйте поле «Заявка №» — тогда в тему добавится её код. Эта возможность включается в настройках ящика.
• Ищут письмо в «Спаме» и не находят поиском. Во «Входящих» и «Отправленных» поиск идёт по нашей базе, а в «Спаме», «Корзине» и «Черновиках» — прямо на почтовом сервере: он медленнее и ищет иначе.