Организации: юрлица, реквизиты и подписи
Организация — это ваше юридическое лицо: то, от чьего имени выставляются счета и заключаются договоры. Организаций может быть несколько — так разделяют группу компаний, разные направления или работу за наличный и безналичный расчёт.
Где находится: Главное меню → Настройки организации → Организации.
Что видно на экране
| Колонка | Что показывает |
|---|---|
| Осн. | Отметка основной организации |
| ОПФ, Наименование | Организационно-правовая форма и название |
| Система н/о | Система налогообложения из справочника |
| ИНН, КПП, ОГРН | Реквизиты |
| Банковские счета | Банк и последние четыре цифры счёта — по каждому счёту организации |
| Адрес | Адрес местонахождения |
Нажатие на строку открывает карточку организации.
Как завести организацию
- Нажмите «Создать организацию».
- Заполните блок «Основное»: ОПФ, наименование и систему налогообложения — все три обязательны.
- Заполните реквизиты: ИНН и ОГРН обязательны, КПП — по необходимости.
- Впишите подписантов: руководителя и бухгалтера — оба обязательны.
- Добавьте банковские счета.
- Нажмите «Сохранить».
Реквизиты проверяются на правильность прямо в форме: ИНН, КПП, ОГРН, БИК, расчётный и корреспондентский счета считаются по контрольным цифрам. Если цифра не сходится, система назовёт поле и не даст сохранить — это защита от опечатки, из-за которой счёт ушёл бы клиенту с неверными реквизитами.
Блоки карточки
| Блок | Что в нём |
|---|---|
| Основное | ОПФ*, наименование*, система налогообложения* |
| Реквизиты компании | ИНН*, КПП, ОГРН (ОГРНИП)*, ОКПО |
| Адрес и условия | Адрес местонахождения и типовые условия для счёта |
| Работа с заказчиками по оферте | Переключатель, наименование оферты* и её дата |
| Подписанты | Руководитель* и его должность, бухгалтер* и его должность, три картинки: подпись руководителя, подпись бухгалтера, печать |
| Банковские счета | Наименование банка*, БИК*, расчётный счёт*, корреспондентский счёт*, отметка «Основной» |
Звёздочкой помечены обязательные поля.
Основная организация
Одна из организаций помечается переключателем «Основная организация». Она подставляется по умолчанию там, где юрлицо нужно выбрать, и именно к ней мастер импорта привязывает загруженных контрагентов.
Подписи и печать в счёте
Три файла в блоке «Подписанты» — это картинки подписи руководителя, подписи бухгалтера и печати. Их подставляет в печатную форму счёта на оплату: счёт получается сразу подписанным, и его не нужно печатать, подписывать и сканировать.
Фамилии руководителя и бухгалтера печатаются под подписями, поэтому они и обязательны — даже если картинок вы не загружаете.
Поле «Типовые условия для счёта» — это текст, который попадает в счёт под таблицей позиций: сроки оплаты, условия отгрузки, любые ваши оговорки. Пишется один раз и дальше подставляется автоматически.
Работа по оферте
Переключатель «Работа с заказчиками по оферте» избавляет от бумажного договора с каждым клиентом. Когда он включён:
- у всех заказчиков этой организации в разделе «Договоры» карточки появляется строка оферты;
- эту оферту можно выбрать при выставлении счёта;
- отдельной записи в базе нет — строка виртуальная и появляется сама.
Если с каким-то заказчиком вы работаете по обычному договору, откройте оферту в его карточке и поставьте «Договор закрыт» — изменение затронет только его. Подробнее — в статье о карточке контрагента.
Пока переключатель включён, наименование оферты обязательно: без него карточка не сохранится.
Банковские счета
Счетов может быть несколько. У каждого — наименование банка, БИК, расчётный и корреспондентский счета; все четыре поля обязательны и проверяются. Отметка «Основной» указывает счёт, который подставляется в документы по умолчанию.
Кнопка «Добавить счёт» добавляет ещё один блок, значок корзины убирает лишний.
На что влияет организация
- Счета на оплату выставляются от имени организации: её реквизиты, банковский счёт, подписи и печать попадают в печатную форму.
- Закрывающие документы — акты и УПД, справки ЭСМ-7, акты сверки — печатаются теми же реквизитами. ОКПО и должности подписантов нужны именно им. Система налогообложения организации решает, акт это будет или УПД, а номер документа считается по организации и году.
- Путевые листы печатают наименование организации в шапке бланка, а её нумерация ведётся отдельно по каждой форме.
- Сотрудники закрепляются за организацией в своей карточке.
- Контрагенты относятся к организации, и от неё же зависит, появится ли у них оферта.
- Производственные участки заводятся отдельным справочником: у каждого своё наименование и шифр.
- Система налогообложения организации — из справочника: там же задаются ставки НДС и налога на прибыль, которыми пользуется налоговый калькулятор «Сводки».
Что можно сделать прямо отсюда
- Завести юрлицо и указать его реквизиты.
- Загрузить подписи и печать для счетов.
- Включить работу по оферте сразу для всех заказчиков организации.
- Добавить банковский счёт и назначить основной.
- Написать типовые условия, которые попадут в каждый счёт.
Права
| Что нужно | Строка права |
|---|---|
| Открыть раздел «Организации» | Вкладка «Настройки организации» → «Организации» → Просмотр списка |
| Заводить организации | Там же → Добавление |
| Править реквизиты, подписи, счета | Там же → Редактирование |
| Удалять | Там же → Удаление |
Частые ошибки и грабли
- Не сохраняется из-за реквизитов. Система проверяет ИНН, КПП, ОГРН, БИК и счета по контрольным цифрам. Сообщение называет поле — сверьте цифры с документами, а не отключайте проверку (её нет).
- Счёт печатается без подписи и печати. Картинки загружаются здесь, в блоке «Подписанты», а не в самом счёте.
- Включили оферту и она появилась у всех заказчиков. Так и задумано: это настройка организации. Закрывается точечно — в карточке конкретного заказчика.
- Завели несколько организаций и путаются, какая подставляется. По умолчанию берётся отмеченная как основная. Отметка должна быть у одной.
- Ищут систему налогообложения, а её нет в списке. Она заводится в справочнике «Системы налогообложения», и у неё должен быть включён показ в нужном месте.
- Указали КПП у ИП. У индивидуального предпринимателя КПП не бывает — поле необязательное, оставьте его пустым.