Создание контрагентов и их типы
Контрагенты — это все юридические лица и предприниматели, с которыми вы работаете: те, кому вы оказываете услуги, те, у кого берёте технику, и те, кто приводит вам заказы. Из карточки контрагента растёт почти всё остальное: заказы, счета, оплаты и задачи привязываются именно к нему.
Где находится: Главное меню → Контрагенты. Внутри три списка по типам — Заказчики, Поставщики, Посредники — и отдельный раздел «Контакты».
Три типа контрагентов
Тип определяет, на какой стороне сделки стоит контрагент и в каких списках он появляется.
| Тип | Кто это |
|---|---|
| Заказчик | Клиент вашего предприятия. Ему выставляются счета, от него приходят деньги |
| Поставщик | Исполнитель, который даёт вам технику: его силами вы оказываете услугу заказчику при работе в субаренду. Ему платите вы |
| Посредник | Тот, кто оказывает «диспетчерские» услуги — например, приводит заказы за вознаграждение |
Один и тот же тип у одного контрагента только один: если фирма и покупает у вас, и продаёт вам, заводятся две карточки — заказчик и поставщик. Проверка на повтор ИНН это учитывает и срабатывает в пределах одного типа.
Что видно в списке
Все три списка устроены одинаково, отличается только состав колонок.
| Колонка | Что показывает |
|---|---|
| Наименование | Название вместе с организационно-правовой формой и ИНН — см. ниже |
| ИНН | Как введён в карточке |
| ОПФ | Организационно-правовая форма отдельной колонкой. По умолчанию выключена |
| Баланс | Текущий баланс взаиморасчётов. Минус — красным, плюс — зелёным |
| Техника | Только у поставщиков: техника из его прайс-листа |
| МП | Менеджер по продажам, за которым закреплён контрагент |
| Оборот факт. | Вся наработка по сменам этого контрагента за сегодня и раньше — как заказчика, как поставщика или как посредника, смотря какой у него тип |
| Посл. смена | Дата последней смены с его участием |
| Организация | Ваше юрлицо, от которого вы работаете с этим контрагентом |
| Группа | Группа контрагентов, к которой он отнесён |
| Создан | Дата заведения карточки |
Набор колонок настраивается кнопкой в правом верхнем углу и запоминается за вами — на другом компьютере вы увидите ту же раскладку.
Поиск и фильтры
Строка поиска вверху ищет по наименованию. Под заголовками колонок стоят фильтры: по наименованию, ИНН, ОПФ, менеджеру, организации и группе; по балансу — «Положительный» или «Отрицательный»; по обороту — диапазонами сумм. В списке поставщиков есть ещё поиск по технике: он ищет по прайс-листам, то есть по тому, что поставщик может дать.
Кнопка «Обновить» сбрасывает все фильтры и поиск разом.
Как контрагент называется во всей системе
Наименование контрагента система собирает сама и показывает одинаково везде — в списках, в выпадающих списках, в отчётах и в выгрузках:
| Что заполнено | Как выглядит |
|---|---|
| Наименование и ОПФ | Ромашка, ООО (ИНН: 7701234567) |
| ОПФ помечена как «в начале» | ИП Ромашка (ИНН: 770123456789) |
| ОПФ не заполнена | Ромашка (ИНН: 7701234567) |
| ИНН не заполнен | Ромашка, ООО |
Это не украшение. Одноимённых «Ромашек» в базе бывает несколько, и различить их можно только по форме и ИНН — поэтому хвост с ИНН оставлен во всех списках. Список ОПФ ведётся в справочниках, там же у каждой формы стоит признак «в начале».
Как завести контрагента
- Откройте нужный список — Заказчики, Поставщики или Посредники.
- Нажмите «Создать заказчика» (соответственно «Создать поставщика» или «Создать посредника»). Справа выедет карточка.
- Введите ИНН и нажмите значок обновления рядом с подписью поля — система подтянет из реестра наименование, юридический адрес, ОГРН, КПП и организационно-правовую форму. Если организация в реестре недействующая, карточка сразу пометится «Не действует».
- Проверьте и допишите остальное: группу контрагентов, организацию, ответственного менеджера, адреса, сайт, телефоны и почту.
- В правой части добавьте контакт — живого человека, с которым вы общаетесь. Найдите его в базе или создайте нового.
- Нажмите «Создать заказчика» внизу карточки.
Заполнение по ИНН — не обязательный шаг: все поля можно ввести руками. Но оно избавляет от опечаток в реквизитах, а форму собственности подставляет по справочнику, а не «как получится».
Обязательные поля
| Поле | Почему обязательное |
|---|---|
| Тип контрагента | Определяет сторону сделки. У существующего контрагента заблокирован — тип не меняют |
| Группа контрагентов | От неё зависит, кто увидит карточку |
| Наименование | Имя, под которым контрагент виден везде |
| ИНН | По нему система ищет повторы и опознаёт платежи в банковской выписке |
| Организация | Ваше юрлицо, от которого идёт работа |
| Ответственный | Только у заказчика: от него зависит видимость и попадание в отчёты менеджера |
| Контакт | Только при создании: карточка без единого живого человека бесполезна |
Пока контакт не выбран, кнопка создания погашена и под ней написано, чего не хватает. У поставщика и посредника поля «Ответственный» нет вовсе — они общие и ни за кем не закрепляются.
Группы, организации и видимость
Три поля решают, кто увидит карточку и как она попадёт в учёт.
Группа контрагентов
Способ разграничить доступ. В карточке сотрудника указывается, какие группы ему доступны, и контрагенты чужих групп ему просто не показываются. Полезно при региональном делении или когда нужны служебные внутренние карточки, которые не должны видеть все. Новому контрагенту группа подставляется первая из доступных вам.
Организация
Это ваше юрлицо, а не контрагента. Поле отвечает на вопрос «от какого нашего юрлица мы работаем с этим клиентом» и нужно бухгалтерии: от него зависят реквизиты в счёте и банковский счёт, на который придут деньги. Организации заводятся в настройках организации.
Ответственный
Заказчик всегда закрепляется за менеджером — их может быть несколько. Поставщики и посредники не закрепляются ни за кем: они общие. В списке ответственных видны только сотрудники, чья роль помечена «Выбор менеджером по продажам»: так в список не попадают все подряд.
В роли есть два переключателя видимости — «Доступны все данные» и «Доступны данные группы». Без них сотрудник видит только тех заказчиков, за которыми закреплён сам.
Копия контрагента
В меню действий строки списка есть «Копировать». Открывается форма создания, уже заполненная данными исходной карточки, — остаётся поменять то, что отличается. Не переносится только договор: он всегда свой.
Копией удобно заводить второе юрлицо той же группы компаний или того же контрагента в другом типе — например, заказчика, который заодно стал поставщиком.
Что можно сделать прямо отсюда
Из карточки контрагента, не уходя со страницы, создаются задача, счёт, заказ и заявка. Счета и заявки — только у заказчика. Кнопки появляются по правам: нет права на создание — нет и кнопки.
Права
Права настраиваются в ролях, вкладка «Контрагенты».
| Что нужно | Строка права |
|---|---|
| Видеть разделы «Заказчики», «Поставщики», «Посредники» | «Контрагент» → Просмотр список |
| Открывать карточку | «Контрагент» → Просмотр или Редактирование |
| Создавать и копировать | «Контрагент» → Добавление |
| Удалять | «Контрагент» → Удаление |
| Менять группу контрагента | «Контрагент Группа» → Редактирование |
| Менять ответственного | «Контрагент Менеджер» → Редактирование |
| Видеть колонку и поле «Баланс» | «Баланс» → Просмотр |
Без права на редактирование карточка открывается только на чтение и сверху пишет об этом прямо.
Частые ошибки и грабли
- Пометка в поле ИНН ломает распознавание платежей. Соблазн дописать в ИНН что-нибудь своё — «7701234567-НАЛ», «-ПОС» — велик, но в банковской выписке контрагент ищется по точному совпадению ИНН. Карточка с пометкой не найдётся, и платёж придётся разносить руками. Для таких признаков есть группы контрагентов и организации.
- Контрагента с историей удалить нельзя. Система откажет, если по нему есть транзакции, ненулевой остаток взаиморасчётов или хоть одна смена с наработкой, и напишет, что именно мешает. Это защита учёта: удалив карточку, вы потеряли бы и деньги, и наработку. Ненужного контрагента снимают с работы, а не удаляют.
- Тип у существующего контрагента не меняется. Поле заблокировано намеренно: сменить тип значило бы переставить все его заказы и оплаты на другую сторону сделки. Нужен тот же контрагент в другой роли — заведите вторую карточку копией.
- Повтор ИНН проверяется внутри типа. Сообщение «Контрагент с таким ИНН уже существует» появляется сразу под полем, ещё до сохранения.
- Поставщик не ищется по технике. Поиск по технике смотрит в прайс-лист поставщика. Если прайс-лист не заполнен, поставщик по технике не найдётся — заполните вкладку «Техника» в его карточке.