Контакты: карточки людей и связь с контрагентами
Контакты — это живые люди: снабженец, который звонит и просит экскаватор, бухгалтер, который ждёт счёт, механик поставщика. Контрагент — это юрлицо, контакт — человек. Одного и того же человека можно привязать сразу к нескольким контрагентам: сменил работу — связь просто переносится, а история звонков, заявок и задач остаётся при нём.
Где находится: Главное меню → Контрагенты → Контакты.
Что видно в списке
| Колонка | Что показывает |
|---|---|
| ФИО | Имя человека |
| Контрагенты | Юрлица, за которыми он числится сейчас. Открепленные не показываются |
| Телефоны | Все номера через запятую |
| Все почтовые адреса | |
| Должность | Как записано в карточке |
| Источник | Откуда человек пришёл: справочник источников заявок |
| Ответственный | Менеджеры, закреплённые за контактом |
Строка поиска вверху ищет сразу по имени, телефону и почте. Под заголовками колонок — отдельные фильтры: по ФИО, телефону, почте, должности, источнику и ответственному. Набор колонок настраивается кнопкой справа и запоминается за вами.
Как завести контакт
- Нажмите «Создать контакт». Справа выедет карточка.
- Введите ФИО — единственное обязательное текстовое поле.
- Добавьте хотя бы один телефон или почту: без канала связи контакт не сохранится.
- По желанию заполните должность, дату рождения, ответственных менеджеров и источник.
- Нажмите «Создать контакт» внизу.
Второй путь короче: контакт заводится прямо из карточки контрагента — на вкладке «Контакты» или в поле контакта при создании контрагента. Созданный так человек сразу привязывается к этому юрлицу.
Третий путь — из заявки: если звонит новый человек, его карточка создаётся из формы заявки, не прерывая разговор.
Что в карточке
| Блок | Что внутри |
|---|---|
| Контакт | ФИО, дата рождения, должность, менеджеры, источник и переключатель «Доступен для экспорта» |
| Связь | Четыре списка: телефоны, почта, мессенджеры, адреса. В каждый добавляется сколько угодно строк |
| Прочее | Свободный комментарий по человеку |
Отдельной кнопки «Сохранить» в открытой карточке нет: правка уходит на сервер сама, примерно через полсекунды после того, как вы перестали печатать, и появляется «Сохранено».
Переключатель «Доступен для экспорта» помечает, попадает ли человек в выгрузку списка контактов. По умолчанию включён; снимают его, когда человека не нужно отдавать в рассылки и внешние списки.
Вкладки справа
| Вкладка | Что там |
|---|---|
| Контрагенты | Юрлица, за которыми числится человек. Нажатие открывает карточку контрагента поверх |
| Заявки | Заявки, где он указан контактным лицом |
| Задачи | Задачи, привязанные к контакту |
| Лента | Комментарии, письма и переписка по этому человеку одним потоком |
Из ленты можно написать письмо прямо на его почту, а введённый в письме новый адрес — сохранить в карточку одной кнопкой.
Связь контакта и контрагента
Связь заводится из карточки контрагента, а сниматься может с обеих сторон. У связи есть даты: «с» — когда человека привязали, «до» — когда открепили.
Открепить — не значит удалить. Контакт остаётся в базе со всеми телефонами, заявками и задачами; он просто перестаёт числиться за этим юрлицом и в списке контрагентов больше не показывается. Именно так оформляют переход человека на другую работу: открепили от старого юрлица, привязали к новому — история никуда не делась.
Поиск дубликатов
Одного и того же человека легко завести дважды: сегодня его создали из заявки, завтра — из карточки контрагента. Чтобы такие пары находить и соединять, в правом верхнем углу списка есть кнопка «Дубликаты».
Система собирает похожие карточки в группы. В каждой группе нужно выбрать главного — того, кто останется. Предварительно отмечен самый заполненный контакт, а при равенстве — самый старый; выбор меняется переключателем. Остальные карточки помечены «Будет удалён». Под именем видно телефоны и почту, а ниже — цветные метки контрагентов с типом: Заказчик, Поставщик, Посредник. По имени можно открыть карточку и посмотреть, кто есть кто.
Кнопка «Слить» спрашивает подтверждение и перечисляет, кого удалит. После слияния телефоны, почты, заявки и задачи дубликатов переходят на главного, а сами дубликаты удаляются.
Кнопка появляется не у всех: её включает отдельный переключатель роли «Кнопка Поиск дубликатов».
Что можно сделать прямо отсюда
- Найти и слить дубликаты — кнопка «Дубликаты» в списке.
- Открыть карточку контрагента, заявки или задачи — они выезжают поверх, без ухода со страницы. Возврат — клавишей Esc.
- Открепить контрагента от контакта.
- Написать письмо из ленты и сохранить новый адрес в карточку.
Задача и заявка из карточки контакта не создаются: связанные записи отсюда только открываются. Создавать их нужно в своих разделах или из карточки контрагента, где такие кнопки есть.
Права
Настраиваются в ролях, вкладка «Контакты».
| Что нужно | Строка права |
|---|---|
| Видеть раздел «Контакты» | «Контакты» → Просмотр список |
| Открывать карточку | «Контакты» → Просмотр или Редактирование |
| Создавать | «Контакты» → Добавление |
| Удалять | «Контакты» → Удаление |
| Комментарии в «Ленте» | «Комментарии (Лента)» в блоке «Контакты» |
| Привязывать и откреплять контрагента | «Контрагент (Контактные лица)» в блоке «Контрагенты» |
Три переключателя внизу вкладки решают, чьи контакты видны:
- «Доступны все данные» — видны все контакты компании.
- «Доступны данные группы» — видны контакты своей группы сотрудников.
- Ни один не включён — сотрудник видит только те контакты, за которыми закреплён сам.
Ещё два переключателя рядом: «Выбор ответственным» определяет, попадёт ли сотрудник в список ответственных за контакт, а «Кнопка Поиск дубликатов» открывает доступ к слиянию дубликатов.
Частые ошибки и грабли
- Один человек — одна карточка. Не заводите его заново для каждого юрлица: привяжите ту же карточку ко второму контрагенту. Иначе звонки и заявки размажутся по двойникам, и историю будет не собрать.
- Без телефона и почты контакт не сохранится. Это не придирка: контакт без канала связи бесполезен, а система на нём строит подстановку в заявки, письма и звонки.
- Ник из мессенджера — не должность и не имя. Для ников есть отдельный список «Мессенджеры» в блоке «Связь».
- Контакт удаляется насовсем. Удаление в разделе «Контакты» убирает человека из базы. Если нужно только разорвать связь с юрлицом — открепляйте, а не удаляйте.
- Открепленные не видны в колонке «Контрагенты». Если человек «потерялся» в списке, откройте его карточку: связь могла быть снята, и дата снятия там записана.