Справочники: четырнадцать списков системы
Справочники — это готовые списки значений, из которых потом выбирают во всех формах системы: статусы заявок и задач, ОПФ контрагентов, единицы измерения, статьи затрат, типы механизмов. Заполнить их стоит один раз в начале работы: пока справочник пуст, в форме нечего выбрать.
Где находится: Главное меню → Параметры системы → Справочники.
Что видно на экране
Страница — это набор вкладок, по вкладке на справочник. Внутри каждой одинаковый список: поиск, настройка колонок, кнопка «Добавить» и меню действий у строки. Нажатие на строку открывает её на редактирование.
Вкладок четырнадцать, и они идут в таком порядке:
| Вкладка | Где используется |
|---|---|
| Статусы задач | Колонки канбана и фильтры в задачах |
| Действия задач | Метки вида «Позвонить», «Написать» в карточке задачи |
| Статусы заявок | Воронка продаж в заявках |
| Источники заявок | Поле «Источник» в заявке: откуда пришёл клиент |
| Причины неудачных заявок | Что выбрать, когда заявка не состоялась |
| Системы налогообложения | Организации, производственные участки, контрагенты, налоговый калькулятор «Сводки» |
| Единицы измерения | Типы механизмов, позиции счетов |
| Наименования услуг | Позиции счёта на оплату |
| ОПФ | Организационно-правовая форма контрагента и своей организации |
| Группы контрагентов | Разделение доступа к контрагентам между сотрудниками |
| Коэффициенты бонусов | Поправка к бонусу менеджера по конкретному заказчику |
| Группы пользователей | Отделы сотрудников и их руководители |
| Типы механизмов | Вид техники и её модели: заказы, табель, свой парк |
| Статьи затрат | Категории расходов в учёте затрат |
Как добавить запись
- Откройте нужную вкладку.
- Нажмите «Добавить».
- Заполните поля формы. Обязательные помечены звёздочкой — без них кнопка сохранения ругнётся и скажет, какого поля не хватает.
- Нажмите «Сохранить».
Правится запись так же: нажатие на строку открывает ту же форму с заполненными полями.
Что важно знать по отдельным справочникам
Статусы задач и статусы заявок
У обоих справочников по два названия и обязательный тип. Это самое неочевидное место всех справочников.
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Название | Как статус подписан в канбане и в фильтрах — коротко |
| Название в заявке (в задаче) | Как он выглядит в самой карточке и в списке — можно длиннее |
| Тип | Смысл статуса для системы |
| Цвет и порядок | Вид метки и место колонки в канбане |
| Показывать колонку в канбане | Статус есть, но своей колонки на доске не занимает |
Система смотрит на тип, а не на название. У заявок пять типов: «Новые», «В процессе», «Успешные», «Неудачные», «Ручной». Именно по типу считается конверсия в отчётах и на дашбордах, и именно тип «Неудачные» просит указать причину. Заведите хотя бы по одному статусу на каждый нужный тип, а называйте их как удобно вашей компании.
У задач типов четыре: «Новая», «Открыто», «Выполнено», «Архив».
Источники заявок
Часть источников защищена — в списке у них стоит отметка в колонке «Защищено». Это те, которые система проставляет сама: «Входящий звонок», «Входящий email», а также «Почта» и «Авито», если подключены соответствующие каналы. Их нельзя править и удалять, иначе автоматические заявки остались бы без источника.
Остальные источники ваши: добавляйте, переименовывайте, меняйте порядок. Удалить используемый источник система не даст и скажет, почему, — но переименовать его можно всегда.
Причины неудачных заявок
Обычный список причин с порядком сортировки. У одной из строк стоит отметка «Другие причины» — при её выборе в заявке появляется поле «Подробнее», чтобы менеджер дописал словами. Эта отметка задаётся системой и в форме не редактируется.
Системы налогообложения
Строка справочника — это набор ставок. Каждая ставка включается своим переключателем, и только после этого появляется поле процента:
- НДС, % — ставка НДС;
- Налог на прибыль, %;
- Ставка, % — для упрощённых систем, где налог считается от дохода.
Два переключателя внизу решают, где эту систему можно выбрать: «Доступно для выбора в Контрагентах» и «Доступно для выбора в Учёте». Если оба выключены, строка в справочнике есть, а в формах её не предложат.
Единицы измерения и наименования услуг
Единицы измерения нужны типам механизмов и позициям счёта. У наименований услуг два переключателя: «Доступно в счёте» и «Основной» — первый пускает услугу в позиции счёта, второй помечает её как подставляемую по умолчанию.
У единицы измерения есть поле «Код ОКЕИ» — код из общероссийского классификатора. Он печатается в графе «Код» УПД, по нему же единицу узнаёт 1С. Частые: 356 — час, 796 — штука, 113 — м³, 168 — тонна, 008 — километр, 642 — единица. Машино-часа и смены в классификаторе нет вовсе: для «маш/ч» ставят 356, у «смены» и «рейса» поле оставляют пустым.
У наименования услуги задаётся единица измерения по умолчанию. Она подставится сама, когда услугу выберут в документе, и останется правимой в самой строке: справочник задаёт только начальное значение.
Ставки НДС у наименования услуги нет: налог задаёт организация, а не строка прейскуранта, — ставку строки документ берёт из системы налогообложения вашей организации.
Часть записей этих двух справочников системные: их использует расчёт зарплат, и править их нельзя. У таких строк действия погашены, а под курсором видно почему.
ОПФ
Организационно-правовая форма и порядок её вывода. Переключатель «В начале названия» решает, с какой стороны ОПФ приписывается к наименованию: у ИП она ставится перед именем, у остальных — после наименования через запятую. Как это выглядит в системе целиком — в статье о создании контрагентов.
Группы контрагентов
Простой список названий: «МСК», «СПб», «Служебные». Группы раздают сотрудникам в карточке пользователя и ставят контрагенту в его карточке — так делят клиентскую базу между отделами или регионами.
Коэффициенты бонусов
Строка — это контрагент и процент. По умолчанию коэффициент равен 100 %, то есть бонус менеджера считается как есть. Поставили 150 % — бонус по этому заказчику вырастет в полтора раза, поставили 50 % — уменьшится вдвое. Так отмечают простых или, наоборот, сложных клиентов. Где коэффициент участвует в расчёте — в статье о настройке начислений.
Группы пользователей
Это отделы сотрудников. У группы есть название, порядок, руководители (можно нескольких) и два переключателя применимости: «Доступна пользователям» и «Доступна операторам». Они решают, какие группы предложат в карточке сотрудника, а какие — в карточке оператора.
Типы механизмов
Тип механизма — это вид техники: «экскаватор-погрузчик», «самосвал». У него есть полное и сокращённое название (сокращённое подставляется в узкие колонки табеля), единица измерения по умолчанию и переключатель «Доступно в перебазировках».
Внутри типа заводятся модели — уточнения вида «ковш 0,5», «JCB», «20 т». Кнопка «Добавить модель» добавляет строку, строки можно менять местами: их порядок и будет порядком в выпадающем списке.
Статьи затрат
У каждой статьи есть обязательный тип — «Техника» или «Организация». Он решает, в каком из двух разделов учёта затрат статья будет предложена: списки не смешиваются, и одну и ту же статью для обоих видов расходов нужно завести дважды.
Статьи, которыми пользуется расчёт зарплат, системные и не редактируются: именно на них ложатся выплаты сотрудникам.
Откуда берутся данные
Справочники ничего не считают — они только дают значения формам. Но менять их задним числом опасно:
- Переименование меняет подпись везде, в том числе в старых записях: переименовали статью затрат — она переименовалась и в прошлогодних расходах.
- Удаление система не разрешит, если запись где-то используется, и скажет об этом текстом.
- Тип статуса менять после начала работы не стоит: по типу считаются отчёты, и статус, переведённый из «В процессе» в «Успешные», задним числом изменит конверсию.
Что можно сделать прямо отсюда
- Добавить, изменить или удалить запись любого справочника.
- Собрать канбан заявок и задач: набор колонок, их порядок и цвета.
- Назначить руководителей групп — от этого зависит доступ «по группе» в ролях.
- Задать коэффициент бонуса по конкретному заказчику.
Права
| Что нужно | Строка права |
|---|---|
| Открыть раздел «Справочники» | Вкладка «Параметры системы» → «Справочники (раздел)» → Просмотр списка |
| Работать с конкретной вкладкой | Своя строка в той же вкладке формы роли: «Статус задач», «Статус заявки», «Источники заявок», «Причины неуспешных лидов», «Налоговые ставки», «Контрагенты ОПФ», «Группа контрагентов», «Контрагент (Коэффициент бонуса)», «Группа пользователей», «Типы механизмов», «Типы расходов» |
Права на вкладку раздают по действиям: «Добавление», «Редактирование», «Удаление». Без права на добавление кнопки «Добавить» на вкладке просто не будет.
Вкладки «Единицы измерения» и «Наименования услуг» отдельной строки в форме роли не имеют — они управляются правами строки «Налоговые ставки». Так было и в прежней версии.
Частые ошибки и грабли
- Ищут «Прочие настройки». Раздел давно называется «Справочники», и в него переехали все списки из системных настроек.
- Завели статусы, а канбан пустой. Проверьте переключатель «Показывать колонку в канбане» и порядок сортировки.
- Отчёты считают конверсию не так, как ожидали. Считается тип статуса, а не его название: статус «Согласование» с типом «Успешные» попадёт в успешные.
- Статья затрат не предлагается в форме. У неё другой тип. Для расходов по технике и по организации нужны разные статьи.
- Систему налогообложения не выбрать в карточке. Включите «Доступно для выбора в Контрагентах» или «в Учёте» — без них строка скрыта от форм.
- Не удаляется источник заявок или запись справочника. Она используется или защищена системой. Переименовать защищённую запись тоже нельзя — заведите свою.
- Руководитель не видит данные подчинённых. Мало включить «Доступны данные группы» в роли — человек должен быть указан руководителем группы в этом справочнике.
- Модели механизмов заводят отдельными типами. «Экскаватор JCB» и «Экскаватор Hitachi» — это один тип «Экскаватор» и две модели внутри него, иначе отчёты по услугам рассыпаются.