Заявки (лиды): воронка продаж

Заявка — это запрос на технику: кто-то позвонил, написал или оставил обращение, и с этим нужно работать. Раздел «Заявки (лиды)» собирает все такие обращения в одном месте, чтобы ни одно не потерялось, а руководитель видел, сколько запросов пришло и сколько из них дошло до сделки.

Заявка — это ещё не работа техники. Работа техники — это заказ. Заявка превращается в заказ, когда договорились: сроки, техника, цена.

Где находится: Главное меню → Заявки (лиды).

Что видно на экране

Сверху — три показателя за выбранный период (период считается по дате создания заявки):

• Всего лидов — сколько заявок создано за период.
• Успешных — сколько из них сейчас находятся в статусе с типом «Успешные».
• Конверсия — успешные, делённые на всего, в процентах. Если за период 40 заявок и 10 успешных, конверсия 25,0%.

Обратите внимание: показатель «Успешных» считается по текущему статусу заявки, а не по тому, каким он был в конце периода. Заявка из марта, которую закрыли успехом в июле, попадёт в успешные марта.

Три вида одного и того же

Выбранный вид запоминается. На телефоне канбана нет — доступны список и календарь.

Колонки списка

Номер, дата создания, статус, механизм и модель, дата начала, количество смен, заказчик, наименование или объект, краткое описание, ответственный. Большинство колонок сортируются нажатием на заголовок. Набор и порядок колонок настраиваются под себя и сохраняются в вашей учётной записи.

Поиск и отборы

Одна строка поиска ищет сразу по всему: по номеру заявки, по названию объекта, по описанию, по имени и телефону контакта. Отдельные отборы: статус, ответственный (есть значение «Без ответственного»), период создания и период начала работ.

Статусы заявок

Названия и цвета статусов вы задаёте сами: Параметры системы → Справочники → Статусы заявок. У каждого статуса есть тип — по нему система понимает, что статус означает: «Новые», «В процессе», «Успешные», «Неудачные», «Ручной». От типа зависят показатели конверсии и поведение доски.

У статуса два названия, и это не опечатка: одно для группы заявок, другое для одной заявки. В столбце канбана и в отборе стоит название во множественном числе («Новые»), в строке списка и в самой карточке — в единственном («Новая»). Так фраза читается естественно в обоих местах.

В канбан попадают не все статусы, а только отмеченные в справочнике как столбец доски. Если выбрать скрытый статус в отборе, его столбец появится на время.

Как завести заявку

1. Нажмите «Добавить».
2. Заполните обязательные поля — они помечены звёздочкой: наименование или объект, дата начала работ, техника, контактное лицо, источник, ответственный менеджер.
3. Нажмите «Создать заявку».

Если что-то из обязательного не заполнено, кнопка подсветит незаполненное списком — по каждому пункту можно нажать и попасть прямо в нужное поле.

Уже созданная заявка правится прямо в карточке: нажали на значение, изменили, ушли из поля — сохранилось само. Отдельной кнопки «Сохранить» в этом режиме нет.

Что в карточке заявки

Переключатель «Парк» меняет то, что вы указываете. «Собств.» — выбираете конкретную машину из своего парка, тип подставится сам. «Субаренда» — указываете тип механизма и модель, то есть чего вы ищете у поставщика.

Откуда берутся числа

Сумма заказа считается сама: количество смен × цена за смену. Пока включён автоподсчёт, любое изменение количества или цены пересчитывает сумму. Если при включённом автоподсчёте изменить саму сумму, система пересчитает обратно цену за смену: сумма ÷ количество смен. Автоподсчёт можно выключить и вписать сумму руками — тогда она живёт отдельно.

Пример: 5 смен по 30 000 ₽ дают сумму 150 000 ₽. Вписали в сумму 160 000 ₽ — цена за смену станет 32 000 ₽.

Эти числа в заявке — предварительная оценка для переговоров. Ни в какие отчёты по деньгам они не идут: выручка считается только по заказам, по фактически отработанным сменам. Заявка на 150 000 ₽ и заказ на 150 000 ₽ — это два разных числа в двух разных местах.

Дата начала работ — то, что определяет положение заявки в календаре и то, с какой даты начнётся заказ, если создать его из заявки.

Что можно сделать прямо отсюда

Это сильная сторона системы: менеджер проходит путь заявка → задача → счёт → заказ, не выходя из карточки заявки. В правой части карточки четыре вкладки со счётчиками. Полная карта связей между разделами — в статье «Как всё связано».

После создания карточка сама переключается на нужную вкладку — созданное видно тут же, никуда переходить не надо.

Вкладки «Счета» и «Заказы» показывают всё по контрагенту, а не только созданное из этой заявки. Это сделано намеренно: менеджеру важно видеть, что у клиента уже есть.

Что переносится в заказ, а что нет

Из заявки в форму нового заказа система переносит всё, что понимает однозначно:

• заказчика — контрагента заявки;
• период — от даты начала работ на количество смен из заявки (5 смен = 5 календарных дней);
• комментарий — объект, краткое описание и номер заявки, чтобы связь была видна;
• смену-шаблон с механизмом заявки: машиной из парка либо типом, моделью и примечанием.

Цену и количество часов, рейсов или объёма система не подставляет — и это не недоделка. В заявке цена указана «за смену», а в заказе она привязана к единице: к часу, к рейсу или к объёму. Пересчитать одно в другое можно только догадкой, а догадка в деньгах недопустима. Поэтому числа из заявки показываются подсказкой прямо над формой заказа, а менеджер проставляет их осознанно. В той же подсказке перечислено, что заполнено автоматически и что нужно проверить руками.

Откуда заявки приходят сами

Заводить заявку руками — не единственный путь. Заявку можно создать из мессенджера, из письма в почте, из карточки контакта, из карточки контрагента, из счёта и из заказа. Заявка, созданная автоматически, может прийти незаполненной — система откроет её формой дозаполнения, и кнопка «Сохранить» будет погашена, пока не заполнено обязательное.

Права

Настраиваются в Параметры системы → Роли пользователей, вкладка «Заявки».

Отдельно — три переключателя, которые решают чьи заявки видно:

• Доступны все данные — все заявки компании;
• Доступны данные группы — заявки своей группы пользователей;
• ни то, ни другое — только заявки, где сотрудник указан ответственным;
• Выбор ответственным — можно ли назначать этого сотрудника ответственным за заявки.

Отбор «Ответственный» показывается только тем, кому доступны чужие заявки: если сотрудник видит лишь свои, фильтровать не по чему.

Кнопки «Создать задачу», «Создать счёт», «Создать заказ» появляются, только если в роли есть право на создание соответствующей сущности. Нет права — нет кнопки.

Частые ошибки

• Ждут выручку в отчётах от заявок. Сумма в заявке — оценка. В деньги компании попадает только то, что отработано по заказу.
• Не заполняют источник. Пока источник не проставлен, нельзя понять, какой канал приводит клиентов, — а это ровно та цифра, ради которой воронку и ведут.
• Закрывают неудачные заявки без причины. Система спросит причину при перетаскивании на доске, но если менять статус внутри карточки, легко оставить причину пустой.
• Ищут заявку по номеру в отборах. Номер вводится в общую строку поиска, отдельного поля под него нет.