Задачи: постановка, сроки и контроль

Задачи — это поручения внутри компании: «позвонить заказчику», «подготовить документы к заказу», «каждый понедельник свериться по оплатам». Задачу ставят коллеге или себе, у неё есть срок, ответственный и статус, а обсуждение ведётся прямо в карточке. Задачи связываются с заказом, заявкой, контрагентом и контактом — и создаются прямо из них, не отвлекаясь на переход в раздел.

Где находится: Главное меню → Задачи.

Что видно на экране

Наверху — кнопка «Новая задача», переключатель вида, счётчик найденных и кнопка обновления. Видов три:

На телефоне доступны «Список» и «Календарь»: канбан требует ширины экрана.

Кнопка обновления сбрасывает фильтры и перечитывает список заново — это не просто перезагрузка.

Фильтры

По умолчанию показываются задачи во всех статусах, кроме архивных. Чтобы увидеть архив, выберите архивный статус в фильтре «Статусы» — тогда в канбане появится и его колонка.

Что на карточке канбана

• Описание задачи и её номер.
• Действие — цветной ярлык вида работы.
• Ответственный — кружок с инициалами.
• Связи — с каким заказом, заявкой, контрагентом или контактом задача связана.
• Чек-поинты — «Нет», «Все готовы» или «осталось N из M» с полоской выполнения.
• Срок — дата, а у просроченной ещё и пометка «Просрочен», и карточка меняет цвет.

Цифра в заголовке колонки — общее число задач в этом статусе, а не число загруженных карточек: остальные подгружаются при прокрутке.

Как поставить задачу

1. Нажмите «Новая задача».
2. Выберите ответственного — кому поручаете. Себя выбрать тоже можно.
3. Заполните описание — что нужно сделать. Это обязательное поле.
4. Задайте расписание: разовая задача — просто срок; повторяющаяся — интервал (см. ниже).
5. При необходимости выберите действие, наблюдателя и связи.
6. Нажмите «Создать задачу».

Инициатор — тот, кто задачу поставил; поле заполняется само и не меняется. Наблюдатель — сотрудник, который следит за ходом: он получает уведомления и видит задачу в своём списке, ведёт переписку и отмечает чек-поинты, но статус не меняет и поля не правит.

Карточка задачи

Слева — поля задачи, справа — две вкладки: «Лента» и «Чек-поинты». В шапке — цветная пилюля статуса (нажатие открывает список статусов) и колокольчик настройки напоминаний.

В режиме просмотра поля правятся прямо на месте: нажали, изменили — сохранилось само.

Расписание: разовая и повторяющаяся

У повторяющейся задачи выбирается ещё и режим:

Поле «Создавать за … дней» задаёт, за сколько дней до срока задача должна появиться, а «Повторять до» — когда повторения прекратятся.

Связи

Задачу можно привязать к контрагенту, контакту, заказу и заявке. Связь работает в обе стороны: задача видна в карточке связанной сущности, а из карточки задачи можно перейти к ней.

Чек-поинты

Список подпунктов внутри задачи: у каждого своё название, срок и отметка выполнения. Чек-поинты добавляются, переименовываются и отмечаются готовыми прямо на вкладке. У повторяющейся задачи в режиме «Вести текущую задачу» они появляются сами — по одному на период.

Лента задачи

Переписка инициатора, ответственного и наблюдателя плюс записи системы о том, что менялось: сменился статус, ответственный, наблюдатель, срок. Благодаря им всегда видно, кто и когда переиграл условия.

Напоминания по задаче

Колокольчик в шапке карточки открывает правила напоминаний. Каждое правило — это «когда» и «кому»:

Правил может быть несколько, каждое включается и выключается переключателем. У новой задачи система сама заводит одно: «В срок выполнения → Ответственному». Приходят напоминания в колокольчик, а при включённых push — и на телефон.

Статусы и действия

И то и другое — справочники: «Статусы задач» и «Действия задач» в разделе «Справочники». Названия, цвета и порядок вы задаёте сами.

У статуса есть тип, и он важнее названия: система смотрит именно на него.

Разумный минимум — четыре статуса: «Открыто» (поставлена), «В работе» (взята), «Выполнено» (сделана) и «Архив» (проверена инициатором и закрыта).

Кто что может менять

Когда поля закрыты, карточка честно объясняет причину прямо в форме, а не отказывает при сохранении.

Что можно сделать прямо отсюда

Задача — самая «сквозная» сущность системы: её создают почти отовсюду. Остальные связи разобраны в статье «Как всё связано».

Из самой карточки задачи можно перейти к любой связанной сущности.

Права

Настраиваются в ролях, вкладка «Задачи».

Чьи задачи попадут в список, решают переключатели той же вкладки:

• «Доступны все данные» — задачи всей компании.
• «Доступны данные группы» — задачи своей группы.
• Ни того, ни другого — только те задачи, где вы инициатор, ответственный или наблюдатель.
• «Выбор ответственным» — разрешает назначать ответственным другого сотрудника.

Справочники статусов и действий правятся по отдельным правам — строки «Статус задач» и «Действия задач» вкладки «Параметры системы».

Частые ошибки и грабли

• Ответственный не может исправить описание. Так и задумано: условия поручения меняет тот, кто его дал. Ответственному доступны статус, комментарии и чек-поинты.
• Задача не переводится в архив. Архивирует только инициатор.
• Не видят чужих задач. Без переключателей «Доступны все данные» и «Доступны данные группы» видны только свои — где вы инициатор, ответственный или наблюдатель.
• Ищут задачу и не находят. Скорее всего, она в архивном статусе: по умолчанию архив в списках скрыт.
• Повторяющаяся задача не создаётся. Проверьте поле «Повторять до»: после этой даты повторения прекращаются.
• Путают режимы повторения. «Вести текущую задачу» держит одну задачу с чек-поинтами по периодам, «Создавать новую задачу» плодит отдельные задачи. Первый режим удобнее для регулярных проверок, второй — когда каждый раз это отдельная работа с отдельным исполнением.
• Нажали «Обновить» и потеряли отбор. Эта кнопка сбрасывает все фильтры.
• Завели статус «Выполнено» с типом «Открыто». Система смотрит на тип, а не на название: такая задача останется активной и будет считаться просроченной.