Карточка заказа и смены
Карточка заказа — это рабочее окно по одной сделке. Здесь видно, сколько заказ приносит и сколько стоит, лежат все его смены, счета, задачи и переписка. Карточка выезжает поверх того списка, из которого вы её открыли: закрыли — вернулись туда же, ничего не потеряв.
Как открыть: из списка заказов — нажатием на строку; из табеля — нажатием на номер заказа в колонке «ID заказа»; из карточки контрагента — из перечня его заказов.
Что видно на экране
Шапка
Номер заказа, статус цветной пилюлей, заказчик и объект. Имя заказчика нажимается — откроется его карточка, поверх заказа, без ухода со страницы. Рядом кнопки: «Редактировать» (период, статус, заказчик, объект, комментарий), «Создать задачу» и замок — блокировка заказа.
Полоса показателей
Под шапкой — плитки с деньгами заказа. У большинства по два значения, «План» и «Факт»:
| Плитка | Что показывает |
|---|---|
| Наработка заказчика | Сколько заказ наработал для выставления заказчику |
| Наработка поставщика | Сколько вы должны поставщику привлечённой техники |
| Маржа | Что остаётся компании, в рублях и в процентах |
| Баланс заказчика | Текущий баланс контрагента-заказчика в целом, не только по этому заказу |
| Баланс заказа | Разница по деньгам конкретно этого заказа |
План — по всем сменам заказа, включая будущие. Факт — только по сменам за сегодня и раньше. Разница между ними и есть «что ещё предстоит отработать». Подробный разбор — в статье «Числа табеля»: считается всё одинаково и здесь, и в табеле.
Если вся техника заказа своя, а в сделке участвует посредник, появляется дополнительная плитка «Фактическая наработка»: наработка заказчика минус наработка посредника минус его издержки. Это то, что реально остаётся компании, когда субаренды нет и маржа как таковая не считается.
На телефоне полоса свёрнута — разворачивается отдельной кнопкой.
Вкладки
| Вкладка | Что там |
|---|---|
| Смены | Все смены заказа. Основная работа идёт здесь |
| Счета на оплату | Счета, выставленные по этому заказу |
| Задачи | Задачи, привязанные к заказу, со счётчиком незакрытых |
| Заявки | Заявки, связанные с заказом. Вкладки нет, если у роли нет прав на заявки |
| Путевые листы | Путевые листы этого заказа: создание, карточка, регистрация пачкой, а также объединение и обновление из заказа. Вкладка работает и без права на общий реестр путевых |
| Документы | Закрывающие документы заказа тремя списками: «Реализации», «ЭСМ-7» и «Покупки». Покупки показываются только у заказов с субарендой |
| Лента | История заказа и комментарии. Смена статуса записывается сюда автоматически |
Вкладки «Путевые листы» и «Документы» появляются по своим правам. Для документов заказа есть отдельная строка прав — «Документы заказа»: она пускает только к бумагам этого заказа, не открывая всю первичку компании.
Смены заказа
Смены показываются в одном из трёх видов:
- Таблица — самый подробный вид, до двадцати пяти колонок; лишние отключаются в настройке колонок.
- Карточки — по плитке на смену, основной вид на телефоне.
- Таймлайн — смены полосками по датам, видно занятость техники. На телефоне недоступен.
Колонки таблицы делятся на группы: что за смена (№, режим, дата), кто ведёт (МП, МС), стороны (поставщик, посредник, механизм, оператор), цены и количества, документы, деньги (наработки, издержки, маржа). Колонки поставщика скрываются сами, если вся техника своя, колонки посредника — если посредника нет. Внизу денежных колонок выводится итог по заказу.
Количества и цены правятся прямо в таблице — нажали на число, ввели новое. Открывать форму ради одной цифры не нужно.
У каждой смены два значка состояния: замок (открыт или закрыт — защищена ли смена от правок) и рубль, цвет которого показывает оплаченность заказчиком: зелёный — смена закрыта деньгами полностью, оранжевый — частично, красный — не закрыта. Как деньги ложатся на смены, разобрано в «Числах табеля».
Форма смены
Форма открывается нажатием на смену, новая — кнопкой «Добавить смену». Заказчик в ней не редактируется: он один на весь заказ и задаётся в шапке.
Что за запись
- Тип записи — «Смена» или «Перебазировка». У перебазировки вместо номера смены указывается направление: на объект и с объекта, только на объект, только с объекта.
- Дата и время начала.
- Номер смены — первая, вторая, третья, четвёртая. Позволяет держать в одном дне несколько смен одной машины.
- Источник техники — «Собственная» или «Субаренда».
- Менеджер по продажам и менеджер по снабжению — от них зависит, кто увидит заказ и кому пойдёт бонус.
- Примечание — свободный текст по смене.
Механизм и оператор
Для собственной техники выбираются машина из парка и оператор из списка сотрудников. Для субаренды — тип механизма, модель, примечание (обычно госномер) и оператор текстом: чужого оператора в справочнике нет.
Стороны
Поставщик выбирается, если техника не своя. Посредник включается флажком. У каждого из них можно включить «Издержки» и указать процент. Прямо из выпадающего списка можно создать нового контрагента, не выходя из формы.
Единицы и цены
Смена может считаться по трём единицам, и их можно включать вместе:
| Единица | Когда применяется |
|---|---|
| Час | Обычная почасовая работа техники |
| Рейс | Работа считается ходками |
| Объём | Считается перевезённое или выполненное. Тип объёма выбирается: км, м3, м3/км, т/км, т, шт, м2, м, л |
По каждой включённой единице задаются количество и цены сторон: цена заказчику, цена поставщика, цена посредника. Для собственной техники добавляется «Кол-во опер.» — сколько единиц засчитывается оператору. Оно попадает в табель операторов.
Внизу формы, пока вы вводите числа, идёт живой пересчёт: наработка заказчика, наработка поставщика, наработка посредника и маржа. Это предпросмотр по тем же формулам, по которым потом посчитает сервер, — видно сразу, выгодна смена или нет.
Групповые операции
Отметьте несколько смен галочками — на панели появятся действия:
- Документы — проставить документы и путевые листы сразу нескольким сменам. Будущим сменам документы не выставляются: если среди выбранных есть будущая, кнопка погаснет и скажет почему.
- Изменить — групповая правка. Нельзя смешивать смены и перебазировки, собственную технику и субаренду: у них разный набор полей.
- Заблокировать / Разблокировать — защита выбранных смен.
- Опер. заблокировать — защита смен оператора, появляется, если среди выбранных есть смены на своей технике.
- Удалить — недоступно, если среди выбранных есть заблокированная смена.
Окно «Редактирование документов»
Кнопка «Документы» (и значок документов в отдельной строке смены) открывает окно, где отметки проставляются группами: включённая группа записывается, выключенная не трогается. Групп четыре — номер и дата документа для заказчика, статус его подписания, «Путевой лист» (тип бланка, номер, дата) и «Подпись заказчика»; если среди смен есть субаренда, добавляются ещё две по документу поставщика.
| Группа путевого | О чём она |
|---|---|
| «Путевой лист» | О бумаге: какой бланк выписан, его номер и дата. Тип бланка заводит черновик листа |
| «Подпись заказчика» | «Подписан» или «Не подписан» — подтверждена ли работа по смене |
Включение «Путевого листа» сразу ставит «Подписан» — так путевой и отмечают, когда он подписан и лежит на столе; выключение забирает подставленное обратно, но чужого выбора не трогает. Снятие подписи больше не стирает номер и тип бланка: это разные сведения.
В подвале окна — замок смены: он ставит и снимает защиту выбранных смен от правок, после нажатия окно закрывается. У аннулированного или заблокированного заказа замок погашен с причиной. Разбор самих отметок — в статье «Отметка путевых листов».
В таблице смен подпись видна колонкой «ПЛ»: янтарный значок и подсказка «Путевой лист подписан заказчиком» с датой отметки и тем, кто её поставил. Номер листа сам по себе значок не зажигает — важна подпись.
Три замка, и они разные
| Замок | Что защищает |
|---|---|
| Заказ | Запрещает правки по всему заказу целиком. Кнопка в шапке карточки |
| Смена | Запрещает правки одной смены: количества, цены, документы |
| Смена оператора | Запрещает правки операторских количеств и, главное, не даёт основному табелю их перезаписать |
Замки нужны, когда по данным уже выставлены закрывающие документы: закрытый период не должен «уехать» от случайного нажатия. Каждый замок требует своего права в роли.
Откуда берутся числа
Все деньги карточки считает сервер по сменам — на экране ничего не досчитывается. Поэтому число в карточке, в списке заказов, в табеле и в отчётах всегда одно и то же.
Цепочка простая: цены и количества в смене → наработки сторон → маржа → показатели заказа → баланс контрагента и зарплаты менеджеров. Меняете цену в одной смене — пересчитывается всё по цепочке, сразу и без перезагрузки страницы. Если рядом работает коллега, он увидит изменение у себя.
Заголовок заказа система собирает сама из номера, заказчика, объекта, механизмов и периода — вручную его не задают.
Что можно сделать прямо отсюда
- Создать задачу — из шапки. Если с заказом связаны заявки, система подставит заявку в задачу; если заявок несколько, спросит, какую.
- Выставить счёт — с вкладки «Счета на оплату».
- Завести заявку — с вкладки «Заявки».
- Выписать путевой лист — с вкладки «Путевые листы»; там же отмеченные листы регистрируются пачкой.
- Выставить закрывающий документ — с вкладки «Документы», нужным списком.
- Открыть карточку контрагента — нажатием на заказчика, поставщика или посредника.
Права
Параметры системы → Роли пользователей, вкладка «Заказы».
| Что нужно | Что включить |
|---|---|
| Работать со сменами | «Смена» → просмотр, добавление, редактирование, удаление |
| Править количества | «Ч/Р/О» → «Редактирование»; смотреть — «Просмотр» |
| Править количества оператора | «Ч/Р/О оператор» |
| Ставить замки | «Заблокировать (заказ)», «Заблокировать (смена)», «Заблокировать (опер.)» |
| Документы и путевые листы | «Докум. для заказчика», «Докум. для поставщика», «Путевой лист» |
| Примечания | «Примечание (смена)», «Примечание (оператор)» |
| Видеть цены и деньги | «Цена заказчик», «Цена поставщик», «Цена посредник», «Наработка…», «Маржа», «Издержки…» |
Нет права смотреть — колонка не появится. Нет права править — поле не откроется на ввод.
Частые ошибки
- Забывают флажок «Ч/Р/О поставщика отличаются». Поставщику считается количество заказчика, наработка поставщика завышена или занижена, маржа неверна.
- Заводят вторую смену того же дня как отдельный заказ. Для этого есть номер смены внутри одного заказа.
- Правят цену задним числом в закрытом периоде. Именно от этого защищают замки: сначала решите с бухгалтерией, потом снимайте защиту.
- Ищут «Кол-во опер.» у субаренды. Его там нет: табель операторов ведётся только по своей технике.