Документы: как устроен раздел
Аренда спецтехники закрывается не накладной на товар, а актом за месяц: сколько машина отработала, по какой цене и на каком объекте. Все эти сведения уже лежат в табеле — значит, закрывающий документ КОМЕТУМ собирает сам, из смен, а не просит набить его заново.
Раздел «Документы» — это первичка по обеим сторонам сделки: что вы выставили заказчику и что получили от поставщика. Счёт на оплату сюда не входит: счёт — просьба заплатить, а документ раздела — подтверждение, что работа выполнена.
Где находится: Главное меню → Учёт → Документы. Внутри шесть пунктов.
Из чего состоит раздел
| Пункт меню | Что в нём |
|---|---|
| Документы заказчикам | Акты и УПД, которые вы выставляете заказчику |
| Документы от поставщиков | Закрывающие документы, полученные от поставщиков техники |
| Акты сверки | Сверка взаиморасчётов с контрагентом за период |
| Справки ЭСМ-7 | Справки для расчётов за выполненные работы |
| Не выставлено заказчикам | Отработанные смены, по которым документа ещё нет |
| Ждём от поставщиков | То же со стороны поставщиков |
Заголовок каждого пункта — ссылка на подробную статью о нём.
Рядом, в том же разделе «Учёт», стоит отдельный пункт «Путевые листы». Он не входит в «Документы» намеренно: путевой лист — не закрывающий документ, а первичка по работе машины, и живёт по своим правилам.
Три вещи различают документ
В КОМЕТУМ нет поля «вид документа». Вместо него — три независимых признака, и каждый отвечает на свой вопрос:
| Признак | Вопрос | Значения |
|---|---|---|
| Форма | Какой бланк печатаем | Акт или УПД |
| Направление | Кто кому выставил | Исходящий (мы) или входящий (нам) |
| Сторона | Чью наработку закрыли | Заказчик или поставщик |
Слова «реализация» и «поступление» в системе есть, но отдельным полем не хранятся: реализация — это заказчик + исходящий, поступление — поставщик + входящий. Поэтому и раздел разведён на две страницы, а не на вкладки одной: у сторон разные права, и в закупочных документах видна себестоимость.
Форму выбирает не человек, а НДС
Плательщику НДС закрывающий документ полагается один — УПД, и поле «Форма» у него заперто. Неплательщик выбирает между Актом (подставляется по умолчанию) и УПД. Смотрит система на ту сторону, чья это бумага: у исходящего документа — на систему налогообложения вашей организации, у входящего — на систему налогообложения поставщика.
Черновик и проведённый — два состояния
Это главное различие раздела, и путать его нельзя.
| Черновик | Проведённый | |
|---|---|---|
| Правка | Свободная, прямо в карточке, сохраняется сама | Запрещена: сначала отмените проведение |
| Удаление | Можно | Нельзя |
| Номер | Можно вписать свой, можно оставить пустым | Есть всегда |
| Смены табеля | Не тронуты | Помечены как закрытые документом |
| Отчёты | Не участвует | Сумма входит в отчёты |
Черновик — это заготовка. Пока документ не проведён, его можно собирать, пересобирать и править как угодно. Проведение переводит бумагу в разряд свершившегося факта, поэтому «немного поправить» проведённый документ система не даёт: он уже подписан контрагентом и стоит в отчётах.
Что делает проведение
- Выдаёт номер — исходящему по вашей нумерации, входящий сохраняет номер, переписанный с бланка поставщика.
- Ставит сменам, из которых собран документ, отметку «документ есть» — ту самую, по которой работают реестры ожидания и переключатели «Подтверждено документами» в отчёте «Сальдо».
- Замораживает строки: они больше не пересобираются по заказу.
- Сохраняет слепок реквизитов — печатная форма проведённого документа берёт данные из него, а не из справочников. Поправите потом адрес организации — бумага останется той, которой её подписали.
Что делает отмена проведения
Отмена возвращает документ в черновики и снимает со смен отметку «документ есть» — но только с тех, кому её поставило именно это проведение. Отметку, проставленную руками в табеле или другим документом, отмена не трогает.
Нумерация
- Номера считаются по организации и по году, отдельно от счетов на оплату.
- Акт и УПД делят один номерной ряд. Сменили форму документа — нумерация не начинается заново.
- У справок ЭСМ-7 ряд свой.
- В черновике номер можно вписать руками — дальше счётчик продолжит от него. Занятый номер система не примет и скажет об этом.
- У входящего документа своей нумерации нет вовсе: номер переписывается с бланка поставщика. Одинаковые номера у двух разных поставщиков — обычное дело.
Откуда берётся документ
Три пути, и все ведут к одной и той же карточке:
| Путь | Когда удобен |
|---|---|
| Из раздела — кнопка «Создать документ» / «Внести документ» | Закрываете месяц по контрагенту целиком |
| Из карточки заказа — вкладка «Документы» | Работаете внутри одного заказа |
| Из отметок на сменах — вкладка «Смены» карточки заказа, кнопка «Документы» | Документ уже есть на бумаге, и его надо завести в систему |
Третий путь работает сам. В карточке заказа, на вкладке «Смены», отметьте смены галочками и нажмите «Документы»: в окне «Редактирование документов» впишите номер и дату закрывающего. Как только у смен появились одинаковые номер и дата, система соберёт по ним черновик — со строками, привязанными к этим сменам. Проверить и провести его всё равно человеку.
Что можно сделать прямо отсюда
| Что | Где |
|---|---|
| Контрагент | Ссылка «Создать контрагента» в поле заказчика или поставщика |
| Договор | Ссылка «Создать договор» в поле договора |
| Объект | Ссылка «Добавить объект» в позиции документа |
| Карточка заказа | Колонка «Заказ» в реестре — открывается поверх списка, не уводя со страницы |
| Справка ЭСМ-7 | Блок «Основание» в карточке документа заказчику |
| Печать и PDF | Кнопки в шапке открытого документа |
Права
Настраиваются в ролях, вкладка «Документы». У каждой строки свои колонки — просмотр списка, просмотр, добавление, редактирование, удаление, а у первички ещё «Проведение» и «Отмена проведения».
| Строка права | Что открывает |
|---|---|
| Документы заказчикам | Реестр «Документы заказчикам» и справки ЭСМ-7 |
| Документы от поставщиков | Реестр «Документы от поставщиков» и оба закупочных реестра |
| Документы заказа | Только документы, привязанные к заказу, — вкладка «Документы» в карточке заказа |
| Акты сверки | Раздел «Акты сверки» |
Проведение вынесено в отдельное право не случайно. Черновик безобиден: его можно собрать, посмотреть и удалить. Проведение выдаёт номер, закрывает смены и меняет цифры отчётов — обычно этим занимается не тот же человек, что готовит документы.
Частые ошибки и грабли
- Ищут «реализацию» или «поступление» в списке форм. Их там нет: форма — это Акт или УПД, а реализация с поступлением получаются из стороны и направления сами.
- Пытаются поправить проведённый документ. Форма его не предложит, а сервер откажет. Сначала «Отменить проведение».
- Ждут, что счёт закроет смену. Счёт на оплату отметку «документ есть» не ставит — её ставит только проведение документа этого раздела.
- Считают, что отмена проведения освободит номер. Не освободит: номер закреплён за документом навсегда.
- Ставят акт при НДС. Система не даст: плательщику полагается УПД, и поле «Форма» у него заперто.