Заказы: общие сведения, статусы и список
Заказ — это работа техники. Не запрос на работу, а сама работа: конкретная машина, конкретный объект, конкретные дни. Запрос на работу — это заявка, и путать их нельзя: заявки нужны, чтобы считать воронку продаж, заказы — чтобы считать деньги.
Всё, что вы увидите потом в табеле, в отчётах, в балансах контрагентов и в зарплатах менеджеров, вырастает из заказов. Это главная учётная сущность системы.
Где находится: Главное меню → Заказы.
Из чего состоит заказ
Один заказ описывает работу одной единицы техники на одном объекте. Две машины на одном объекте — два заказа. Одна машина на двух объектах — тоже два заказа. Перебазировки этой машины входят в её заказ, отдельного заказа под них не заводят.
Внутри заказа лежат смены. Смена — это один день работы: дата, время начала, количество часов, рейсов или объёма и цены сторон. Именно смена, а не заказ, — та запись, из которой считаются все деньги. Заказ — это папка со сменами и общими для них данными: заказчиком, объектом, периодом, статусом.
Подробно про карточку заказа, форму смены и всё, что там можно сделать, — в статье «Карточка заказа и смены».
Период заказа подстраивается под смены
Даты начала и окончания заказа — это не отдельно живущие поля. Система приравнивает их к дате самой ранней и самой поздней смены заказа. Добавили смену на день раньше — начало заказа сдвинулось само. Поэтому «поправить период» и «поправить смены» — одно и то же действие.
Кто участвует в заказе
| Сторона | Роль |
|---|---|
| Заказчик | Тот, кому вы выставляете счёт. Один на весь заказ |
| Поставщик | Владелец привлечённой техники. Если техника своя, поставщика нет |
| Посредник | Тот, кто свёл вас со сделкой и получает свою часть. Указывается по необходимости |
Стороны задаются у каждой смены отдельно, а не у заказа целиком. Это позволяет держать в одном заказе, например, часть дней своей машиной, а часть — субарендой.
Издержки, %
У поставщика и у посредника можно указать издержки в процентах. Это доля, которую вы фактически теряете, работая именно с этим контрагентом, и которая не видна в цене.
Типичный случай: вы работаете с НДС 20%, а поставщик — с НДС 5%. Разницу в 15% ваша компания теряет, хотя в договоре её нет. Другой случай: посреднику вы платите наличными, а наличные для бизнеса «дороже» безналичных на понятную вам величину. Оба случая записываются в поле «Издержки, %», и тогда маржа и зарплаты менеджеров считаются по-честному. Как именно издержки входят в расчёт — в статье «Числа табеля».
Статусы заказа
Статус система проставляет сама, по датам смен. Проверка идёт постоянно, отдельно нажимать ничего не нужно.
| Статус | Когда ставится |
|---|---|
| Ожидание | Сегодня раньше даты первой смены. Заказ ещё не начался |
| Выполняется | Сегодня попадает в промежуток от первой смены до последней включительно |
| Завершён | Сегодня позже последнего дня смен, то есть на следующий день после окончания |
| Аннулирован | Ставится вручную. Кроме того, система сама ставит его заказу, в котором не осталось ни одной смены |
Аннулированный заказ выпадает из всех расчётов — его смены перестают учитываться в наработке, марже и балансах. Это способ отменить сделку, не удаляя её из истории.
Как завершить заказ раньше срока
Бывает, что заказ закончился раньше, чем планировали: техника отработала не все дни, а смены на оставшийся период уже созданы. Пока эти смены лежат в заказе, он не может завершиться — статус считается по датам смен. Значит, лишние смены надо убрать.
Для этого в форме редактирования заказа выбирают статус «Завершён». Откроется окно «Завершение заказа» с двумя вопросами. Ответить нужно на оба: система ничего не выбирает за вас, и пока ответа нет, кнопка «Завершить заказ» погашена и подсказывает, чего не хватает.
Вопрос 1. Сегодня заказ ещё выполняется?
| Ответ | Что будет |
|---|---|
| Да, сегодня ещё работаем | Лишними считаются только будущие смены, с завтрашнего дня. Сегодняшняя останется, и заказ завершится сам, когда день закончится |
| Нет, уже не выполняется | Лишними считаются будущие смены и сегодняшняя. Заказ перейдёт в «Завершён» сразу |
Вопрос 2. Что сделать с лишними сменами? Система покажет, сколько их и за какие даты.
| Ответ | Что будет |
|---|---|
| Удалить | Записей не останется вовсе — как будто их и не планировали |
| Аннулировать | Смены останутся видны в заказе и в табеле, но перестанут считаться в деньгах и показателях |
Оба варианта одинаково завершают заказ. Разница только в том, останется ли след планировавшихся смен: если по ним шла переписка с заказчиком или нужна история планирования — аннулируйте, если это просто лишние записи — удаляйте. Аннулированная смена видна и в карточке заказа, и в табеле: она приглушена и подписана словом «аннулирована».
Прошедшие смены не меняются ни в одном из вариантов. Отработанное остаётся отработанным: наработка, маржа, документы и деньги по прошлым дням сохраняются.
Если в сегодняшней смене уже проставлены часы или рейсы, а вы ответили «уже не выполняется», система об этом предупредит: при удалении цифры пропадут вместе со сменой, при аннулировании останутся в записи, но считаться перестанут.
Аннулирование обратимо. Верните заказу статус «Выполняется» или «Ожидание» — пометка снимется со всех смен заказа, и они снова начнут считаться. С удалением так не выйдет: удалённую смену придётся создавать заново.
Права на два варианта разные: «Удалить» доступно тем, кому разрешено удалять смены, «Аннулировать» — тем, кому разрешено их править. Недоступный вариант заперт и подписан причиной.
Список заказов
Список показывает заказы, доступные вам по правам. Вид переключается между таблицей и карточками — на телефоне удобнее карточки.
Колонки
Часть колонок показана сразу, часть скрыта и включается в настройке колонок. Настройка сохраняется в вашей учётной записи и не влияет на коллег.
| Группа | Колонки |
|---|---|
| Что за заказ | №, заказчик, статус, объект, механизм, комментарий, режим (сколько смен в сутки) |
| Кто ведёт | МП — менеджер по продажам, МС — менеджер по снабжению |
| Когда | Дата начала, дата окончания |
| Стороны | Поставщик, посредник, организации в договорах |
| Деньги | Наработка заказчика, наработка поставщика, наработка посредника, маржа, балансы, оплата, блокировка |
Что означают денежные колонки — в статье «Числа табеля»: считаются они одинаково и в списке заказов, и в табеле.
Поиск и отборы
Фильтры стоят прямо в заголовках колонок — колонка с активным отбором подсвечивается. Отдельная строка общего поиска ищет по всему сразу.
Несколько отборов стоит знать отдельно:
- Поставщик — кроме конкретных контрагентов есть значение «Собственный парк»: покажет заказы на своей технике.
- Оплата — «Оплаченные» и «Неоплаченные»: делит заказы по тому, остался ли по ним долг заказчика.
- Блокировка — заблокированные и разблокированные заказы.
Кнопка «Фильтры» открывает отдельную панель по документам: документ для заказчика, статус подписания (скан, ЭДО, оригинал, не подписано), путевой лист, документ от поставщика. По каждому можно отобрать заказы, где документ есть, где его нет, либо найти по номеру документа. У путевого «есть» означает подписан заказчиком, а номер ищется отдельно.
Как создать заказ
- Нажмите «Добавить».
- Укажите период — дату начала и дату окончания, заказчика и объект, менеджеров.
- Заполните шаблон смены: технику, стороны, единицы измерения и цены.
- Если в сутки работают несколько смен, добавьте второй, третий, четвёртый шаблон. Если есть перебазировка — добавьте её отдельным шаблоном.
- Сохраните.
Система создаст смену на каждый день периода по каждому шаблону. Период с 1 по 10 июля и один шаблон — это десять смен. Тот же период и два шаблона (первая и вторая смена) — двадцать смен. Дальше эти смены правятся в табеле или в карточке заказа.
Для второй и последующих смен система подставит разумное время начала и число часов, исходя из того, сколько смен в сутках. Это подсказка, а не правило: и время, и часы правятся.
Дубликат вместо повторного набора
Если новый заказ похож на прошлый, не набирайте всё заново: в меню действий заказа есть «Дублировать». Откроется та же форма создания, заполненная данными исходного заказа, — останется поменять период и то, что отличается.
Что можно сделать прямо отсюда
- Открыть карточку заказа — она выезжает поверх списка, список не теряется.
- Выставить счёт по нескольким заказам сразу — отметьте заказы галочками и нажмите «Выставить счёт по выбранным». Заказчик у выбранных должен быть один: если заказчиков несколько, кнопка погаснет и назовёт их.
- Создать задачу и завести заявку — из карточки заказа, с её вкладок.
- Дублировать и удалить заказ — из меню действий в строке.
Сверка с бухгалтерией
Бухгалтерия при выписке закрывающих документов должна ориентироваться на КОМЕТУМ и приводить цифры в бухгалтерской программе к цифрам системы. Смысл в том, чтобы две системы всегда показывали одно и то же: тогда любое расхождение сразу видно и означает ошибку, а не «разные методики».
Для этого в каждой смене отмечается наличие документов — исходящих для заказчика, входящих от поставщика — и подпись заказчика на путевом листе. Отметки складываются в цветные полоски на ячейках табеля, и по ним сразу видно, где документа ещё нет и какая работа не подтверждена заказчиком.
Права
Настраиваются в Параметры системы → Роли пользователей, вкладка «Заказы».
| Что нужно | Что включить |
|---|---|
| Видеть раздел «Заказы» | «Заказ» → «Просмотр список» |
| Открывать, создавать, править, удалять | «Заказ» → соответствующие столбцы |
| Блокировать заказ | «Заблокировать (заказ)» → «Редактирование» |
| Видеть денежные колонки | Отдельные строки: «Наработка заказчика», «Маржа», «Цена заказчик», «Баланс заказчика» и другие |
Чьи заказы видно, решают переключатели той же вкладки: «Доступны все данные» — все заказы компании, «Доступны данные группы» — заказы своей группы. Если не включено ни одного, сотрудник видит только заказы, где он указан менеджером по продажам или менеджером по снабжению. Переключатели «Выбор менеджером по продажам» и «Выбор менеджером по снабжению» решают, можно ли назначать сотрудника на эти роли в смене.
Частые ошибки
- Заводят один заказ на две машины. Тогда невозможно посчитать работу каждой единицы и корректно распределить затраты. Одна машина — один заказ.
- Правят период, ожидая, что смены подстроятся. Всё наоборот: период считается по сменам. Чтобы продлить заказ, добавьте смены.
- Пытаются удалить заказ, по которому уже была работа. Удалить можно только заказ, у которого не осталось ни одной смены за сегодня и раньше. Если работа была, заказ не удаляют, а аннулируют.
- Не заполняют «Издержки, %» при работе с наличными или другой ставкой НДС. Маржа тогда завышена, и зарплаты менеджеров считаются от неверной базы.