Подписанты в договорах и основания полномочий
Подписант — тот, кто подписывает договор за сторону: «в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава». Если один раз заполнить подписантов в карточках организации и контрагента, эта фраза и подписи в конце договора собираются сами, в правильном падеже и с правильным основанием полномочий.
Где находится: подписант вашей организации — в карточке организации, блок «Подписанты»; подписант контрагента — в карточке контрагента, вкладка «Договоры», строка «Подписант в договорах»; подписант конкретного договора — в карточке договора, блок «Стороны и подписанты».
Поля подписанта
| Поле | Что задаёт |
|---|---|
| Должность, Должность (род. п.) | «Генеральный директор» — «генерального директора» |
| ФИО, ФИО (род. п.) | «Иванов Иван Иванович» — «Иванова Ивана Ивановича» |
| Действует на основании | Выбор из списка по виду формы стороны — см. ниже |
| Пол подписанта | «По отчеству», «Мужской», «Женский» — для формулировки «действующего» или «действующей» |
| Номер, Дата | Реквизиты протокола, решения или доверенности; у Устава и государственной регистрации полей нет |
| Дата регистрации (ОГРН) | У предпринимателя — «Дата регистрации (ОГРНИП)». Печатается в составе строки «ОГРН … от …» |
В карточке организации поля подписаны по-своему: «Руководитель», «Руководитель (род. п.)», «Должность руководителя», «Должность руководителя (род. п.)», а также «Действует на основании» и «Основание (род. п.)». Должность руководителя у организации видна всегда — она печатается и в закрывающих документах.
Родительный падеж подставляется сам
Когда вы вводите должность или ФИО, поле «(род. п.)» заполняется автоматически. Склонение — подсказка, а не истина: если исправить родительный падеж руками, система больше его не перезаписывает. Проверяйте редкие фамилии и составные должности.
Основание в обоих падежах собирается из выбранного вида, номера и даты: «Доверенность № 12 от 01.03.2026» — «доверенности № 12 от 01.03.2026», «Устав и Протокол № 3 от 10.01.2026» — «Устава и Протокола № 3 от 10.01.2026».
Основание полномочий по виду формы
Список оснований зависит от вида формы стороны:
| Вид формы | Основания |
|---|---|
| Организация | Устав, Протокол, Решение, Доверенность. У протокола и решения печатается «на основании Устава и Протокола (Решения) № … от …» |
| Индивидуальный предприниматель | Государственная регистрация, Доверенность |
| Физическое лицо | Доверенность |
Номер и дата запрашиваются у протокола, решения и доверенности. У предпринимателя на государственной регистрации подписывает он сам: поле должности скрыто, а в должность подставляется «Индивидуальный предприниматель».
Вид формы берётся из справочника ОПФ: у каждой ОПФ есть поле «Вид формы» — «Организация», «Индивидуальный предприниматель» или «Физическое лицо». ИП и КФХ относятся к предпринимателям. Если ОПФ у стороны не указана, предпринимателем считается сторона с ИНН из 12 цифр.
Если основание было записано текстом до появления списка, в списке есть вариант «Текстом (как было)» — прежний текст печатается, пока вы не выберете вид основания.
Подписант организации
Откройте карточку организации в разделе «Настройки организации» → «Организации», заполните блок «Подписанты» и нажмите «Сохранить». Там же загружаются картинки «Подпись руководителя» и «Печать» — их ставит на линию подписи тумблер «Подпись и печать» при печати договора.
Подписант контрагента
На вкладке «Договоры» карточки контрагента над списком договоров стоит строка «Подписант в договорах» — должность, ФИО и основание. Нажатие открывает окно «Подписант в договорах от …» — в заголовке наименование контрагента с организационно-правовой формой, как в карточке: «Подписант в договорах от Ромашка, ООО», «Подписант в договорах от ИП Иванов». В окне — поля подписанта и дата регистрации; изменения переносятся в карточку кнопкой «Применить». Строка нажимается, если карточку можно редактировать.
«Заполнить по ИНН»
Кнопка «Заполнить по ИНН» в карточке контрагента вместе с реквизитами подтягивает из справочника и руководителя:
- если подписант в карточке пуст, он заполняется сразу, а в сообщении «Заполнено по ИНН» появляется слово «подписант»;
- если в карточке записан другой человек, открывается окно «Подписант в договорах от …» с колонками «В карточке» и «По ИНН» для строк «Должность», «ФИО» и «Действует на основании»; отличающиеся значения выделены. Кнопка «Заменить» ставит данные справочника, «Отмена» оставляет карточку как есть;
- основание, введённое руками (например, доверенность), не затирается;
- пустая дата регистрации заполняется из справочника.
Подписанты в договоре
Новый договор берёт подписантов из карточек организации и контрагента вместе с остальными реквизитами. Если в карточке подписант не заполнен, в форме нового договора поля подписанта этой стороны открываются сразу — договор не уйдёт без подписанта.
В созданном договоре у каждой стороны видна строка «Подписант по реквизитам договора» — тот, кто будет напечатан. Тумблер «Другой подписант для этого договора» открывает поля подписанта, заполненные данными из реквизитов: правка действует только в этом договоре и карточку не меняет. Так оформляют договор, который подписывает заместитель по доверенности. Выключили тумблер — снова печатается подписант по реквизитам.
В доп. соглашении то же самое устроено строкой «Подписант по договору» и тумблером «Другой подписант для этого доп. соглашения».
Краткое ФИО под подписью
Поле «Подписант организации (И. О. Фамилия)» и такое же поле контрагента печатают инициалы и фамилию — «И.О. Фамилия» — без переноса строки внутри. Его ставят рядом с линией подписи в конце договора. Поле «Должность под подписью» у предпринимателя печатает «Индивидуальный предприниматель». Как вставлять поля — в статье «Шаблоны договоров».
Обновить реквизиты и подписантов из карточек
Реквизиты и подписанты хранятся в договоре слепком на дату создания: смена руководителя в карточке уже созданные договоры не меняет. Чтобы подтянуть новые данные в неподписанный договор, нажмите «Обновить реквизиты из карточек» в блоке «Реквизиты договора».
Окно «Обновить реквизиты и подписантов из карточек?» перечисляет только то, что поменяется, по сторонам — «Организация «…»» и «Контрагент «…»»:
- «Подписант: Иванов Иван Иванович заменится на Петров Пётр Петрович»;
- «…: было пусто, станет …» — в договоре значения не было;
- «…: … будет убрано, в карточке пусто» — в карточке поле очистили.
Сравниваются наименование и полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, банк, БИК, расчётный и корреспондентский счета, должность подписанта, подписант и основание полномочий. Если сравнить не с чем, окно показывает общий текст: реквизиты и подписанты заменятся текущими данными карточек. «Другой подписант для этого договора» при обновлении не трогается. У подписанного договора кнопки нет.
Что можно сделать прямо отсюда
| Что | Где |
|---|---|
| Подписант контрагента | Строка «Подписант в договорах» на вкладке «Договоры» карточки контрагента |
| Руководитель по данным справочника | Кнопка «Заполнить по ИНН» в карточке контрагента |
| Подписант одного договора | Тумблер «Другой подписант для этого договора» |
| Свежие данные в договоре | Кнопка «Обновить реквизиты из карточек» |
Права
| Что нужно | Строка права |
|---|---|
| Подписант организации | Вкладка «Настройки организации» → «Организации» → Редактирование |
| Подписант контрагента | Вкладка «Контрагенты» → «Контрагент» → Добавление или Редактирование |
| Другой подписант и обновление реквизитов в договоре | Вкладка «Договоры» → «Договоры» → Редактирование |
| То же в доп. соглашении | Вкладка «Договоры» → «Доп. соглашения» → Редактирование |
Подробнее о настройке — в статье «Роли и права».
Частые ошибки и грабли
- Сменили директора, а договор печатается со старым. Договор хранит подписанта на дату создания. Нажмите «Обновить реквизиты из карточек»; у подписанного договора подписант не меняется.
- В списке оснований нет Устава. Сторона определилась как предприниматель или физическое лицо. Проверьте «Вид формы» у ОПФ в справочнике или ИНН контрагента.
- «Действующего» вместо «действующей». Отчество не распозналось — выберите «Пол подписанта».
- Родительный падеж перестал подставляться. Его однажды исправили руками. Очистите поле «(род. п.)» и введите именительный падеж заново.
- Правку подписанта ждут в карточке, а сделали в договоре. «Другой подписант для этого договора» действует только в одном договоре; следующий договор возьмёт подписанта из карточки.