Договоры: реестр и карточка договора
Договор в КОМЕТУМ — это не только строка «основной договор» в карточке контрагента, но и документ с текстом: он собирается из шаблона, сам подставляет реквизиты и подписантов обеих сторон и печатается в PDF и Word. К договору оформляются доп. соглашения, а выбранный договор затем подставляется в счета, закрывающие документы и акты сверки.
Где находится: Главное меню → Учёт → Договоры. Договоры одного контрагента видны также на вкладке «Договоры» его карточки.
Виды договоров
Вид договора равен типу контрагента: с заказчиком, с поставщиком или с посредником. Вид определяет список контрагентов при создании, шаблоны и наименования сторон и после создания не меняется. В договорах с поставщиком и посредником стороны по умолчанию стоят наоборот: «Заказчик» — ваша организация, «Исполнитель» — контрагент.
Над реестром — переключатель «Заказчики», «Поставщики», «Посредники». В нём показываются только виды, по которым договоры уже есть; если все договоры одного вида, переключателя нет. Новый договор создаётся того вида, который открыт в реестре.
Что видно в реестре
| Колонка | Что показывает |
|---|---|
| Заказчик (Поставщик, Посредник) | Контрагент — наименование с организационно-правовой формой и ИНН; подпись колонки меняется по виду |
| Наименование | Наименование договора; фильтр ищет также по номеру и ИНН контрагента |
| №, Дата | Номер и дата договора; поиск по номеру не учитывает знак «№», пробелы и регистр |
| Организация | Ваше юрлицо — сторона договора |
| Статус подписания | Оригинал, ЭДО, Скан, Факсимиле, Не подписано |
| Комментарий | Комментарий договора; длинный текст обрезан по ширине колонки и полностью виден при наведении. Фильтр ищет по части комментария |
| Отметки | Признаки договора метками |
Метки в колонке «Отметки»: основной, с текстом, оферта (личная копия оферты заказчика), ДС: N — сколько у договора действующих доп. соглашений, закрыт с дд.мм.гггг и аннулирован. Аннулированный договор показан серым. Фильтр «Отметки» отбирает договоры «С текстом», «Без текста», «Действующие», «Закрытые» и «Аннулированные».
Фильтры стоят под заголовками колонок и в окне кнопки «Фильтры»; кнопка «Обновить» сбрасывает их и перечитывает список. Системная оферта организации в реестр не попадает — отдельной записи у неё нет.
Меню строки: «Печать», «Скачать Word», «Аннулировать» или «Вернуть в работу», «Удалить». У договора без текста печать погашена с подсказкой «У договора нет текста — печатать нечего». У личной копии оферты «Печать» и «Скачать Word» в меню не показываются: текст оферты печатается в карточке организации.
Договоры в карточке контрагента
На вкладке «Договоры» клик по строке открывает ту же полную форму договора поверх карточки, а у оферты — форму «Оферта». Быстрое окно с наименованием, номером, датой, признаками и комментарием открывается только у роли без права «Договоры» → Просмотр.
Кнопка «Добавить» заводит договор быстрым окном, без текста. Кнопка «Создать по шаблону» открывает полную форму нового договора с уже подставленным контрагентом. У строки — значки «Открыть договор» и «Печать» (у договора с текстом), в меню — «Аннулировать» или «Вернуть в работу» и «Удалить». То же меню есть у личной копии оферты; у системной оферты действий нет — отдельной записи у неё не существует. Над списком — строка «Подписант в договорах».
Как создать договор
- Нажмите «Создать договор» в реестре или «Создать по шаблону» в карточке контрагента. Откроется форма «Новый договор»: слева реквизиты, справа предпросмотр листа.
- Выберите контрагента — в списке только контрагенты вида открытой вкладки. После выбора справа появится договор.
- Проверьте «Шаблон» (подставлен шаблон по умолчанию этого вида) и «Организацию» (подставлена основная).
- Номер можно не вводить: в поле подсказка «следующий: N», и этот номер будет присвоен. Дата — сегодняшняя. Наименование собирается само — «Договор № N от дд.мм.гггг»; после правки руками номер и дата его больше не меняют.
- Проверьте стороны, подписантов, колонтитул и текст на вкладке «Текст».
- Нажмите «Создать договор».
До нажатия кнопки договор — черновик, в базе его нет. Если закрыть форму с введёнными данными, система предупредит: «Договор ещё не создан — введённое будет потеряно». После создания поля сохраняются сами. Первый договор контрагента автоматически становится основным.
Карточка договора
| Блок | Что внутри |
|---|---|
| Шапка | «Договор № N от дата», тумблер «Подпись и печать», «Печать», «Скачать Word», меню «Аннулировать» / «Вернуть в работу» и «Удалить» |
| Реквизиты договора | Контрагент, «Шаблон», «Организация», «Наименование», «Номер», «Дата», «Место заключения», «Статус подписания», признаки, «Комментарий», строка «Реквизиты и подписанты от дд.мм.гггг» |
| Доп. соглашения | Список и кнопка «Создать» — см. «Дополнительные соглашения» |
| Стороны и подписанты | «Наименования сторон» (Исполнитель / Заказчик, Арендодатель / Арендатор, Подрядчик / Заказчик, Поставщик / Покупатель или свои), наименование каждой стороны в двух падежах, подписант по реквизитам договора и тумблер «Другой подписант для этого договора» |
| Нижний колонтитул | Части «Слева», «По центру», «Справа» |
| Предпросмотр и Текст | Лист A4 так, как он будет напечатан, и редактор текста с кнопкой «Вернуть текст шаблона» |
Признаки договора:
- «Основной» — подставляется в счета, документы и акты сверки. Основной договор у контрагента один: отметка на другом договоре снимает её с прежнего.
- «Договор закрыт» — при включении появляется «Дата закрытия», по умолчанию сегодняшняя; см. ниже.
- «Подписан только контрагентом» — пометка для договоров, которые вернулись без вашей подписи.
Шаблон. Выбор другого шаблона спрашивает «Применить другой шаблон?»: текст и наименования сторон заменятся, правки текста пропадут. Крестик в поле отвязывает шаблон, а текст остаётся как есть. Кнопка «Вернуть текст шаблона» на вкладке «Текст» заменяет текст, наименования сторон, колонтитул и параметры листа тем, что сейчас в шаблоне.
Печать. «Печать» открывает PDF, «Скачать Word» сохраняет файл Word. Тумблер «Подпись и печать» ставит подпись руководителя и печать организации на линию подписи организации; картинки берутся из карточки организации. Тумблер виден роли с правом «Факсимиле», выбор запоминается за пользователем; пока выбора не было, тумблер включён.
Реквизиты — слепок на дату создания
Реквизиты и подписанты сторон берутся из карточек организации и контрагента в момент создания и хранятся в самом договоре — об этом строка «Реквизиты и подписанты от дд.мм.гггг». Поправили карточку позже — уже созданный договор не меняется. Чтобы подтянуть новые данные, нажмите «Обновить реквизиты из карточек»: окно покажет, что на что заменится (подробнее — в статье «Подписанты в договорах»). У подписанного договора этой кнопки нет. При смене организации в неподписанном договоре реквизиты пересобираются сами.
Номер договора и нумерация документов
При создании в поле «Номер» стоит подсказка «следующий: N»; она пересчитывается при смене организации и даты. Счётчик свой у каждой организации и у каждого вида договора. Знак «№» в номере не хранится — его печатает шаблон: введённый «№ 485» сохранится как «485». Удалённые договоры в подсчёт не идут — ни по цифрам, ни по формату номера: номер удалённого договора снова свободен и может достаться следующему.
Без формата номера следующий номер — наибольший номер из одних цифр среди договоров этой организации и этого вида плюс один. Номер, оторванный от остальных больше чем на 10 (например, дата или номер договора поставщика), в подсчёт не идёт. Личные копии оферты не учитываются.
Формат номера задаётся в разделе Параметры системы → Справочники → вкладка «Нумерация документов» (см. «Справочники системы»). Строка — одна на организацию и вид документа; вид документа — «Договоры».
| Поле | Что задаёт |
|---|---|
| Организация, Вид документа | Чья нумерация и для каких документов; оба поля обязательны |
| Перед номером | Постоянная часть перед счётчиком. Допускаются метки даты договора: {ГГГГ} — год, {ГГ} — две последние цифры года, {ММ} — месяц |
| После номера | Постоянная часть после счётчика, с теми же метками |
| Ширина счётчика | Сколько цифр в счётчике: 4 — «0007», 0 — «7» |
| Начать с номера | С какого счётчика начать, пока номеров по этому формату нет |
| Сброс счётчика с нового года | Счётчик считается заново в каждом году — по дате договора |
Пример: «Перед номером» — «Д-{ГГГГ}/», ширина счётчика 4 — номер «Д-2026/0007». Следующий номер по формату — наибольший счётчик среди номеров, подходящих под формат, плюс один. В списке справочника видны «Образец номера», «Следующий номер» (для договоров с заказчиками) и «Сброс с нового года». Если строку удалить, номера новых договоров снова пойдут цифрами.
Подписанный договор
Подписанным считается договор со статусом «Оригинал», «ЭДО», «Скан» или «Факсимиле». У него меняются только наименование, «Основной», «Договор закрыт» с датой закрытия, «Подписан только контрагентом», комментарий и статус подписания. Текст, стороны, подписанты, номер, дата, место, организация и шаблон заперты — и в форме, и на сервере. Если подписанный договор действительно нужно исправить, сначала смените статус на «Не подписано».
Закрытый договор
«Договор закрыт» вместе с «Датой закрытия» задаёт конец срока действия: договор предлагается в документах, дата которых попадает в период от даты договора до даты закрытия включительно. Если дату закрытия оставить пустой, договор считается закрытым с даты договора и не выбирается в счетах, документах и актах сверки — форма предупреждает об этом. Снятие отметки «Договор закрыт» стирает и дату закрытия.
Аннулирование и удаление
«Аннулировать» — в меню шапки карточки, строки реестра или строки на вкладке контрагента. Система спрашивает подтверждение: договор останется в списках серым и перестанет выбираться в счетах, документах и актах сверки. У аннулированного договора снимается «Основной», к нему не создаются доп. соглашения, он не правится до «Вернуть в работу» и печатается без подписи и печати.
Аннулировать и удалить нельзя договор, который уже выбран в счетах, документах или актах сверки: пункт меню погашен, а подсказка называет, где он использован, например «Договор использован — аннулировать нельзя: Счета (2)». Удалить нельзя и договор с действующими доп. соглашениями: система отвечает «Сначала удалите или аннулируйте доп. соглашения (N)». Уже удалённые и аннулированные соглашения удалению не мешают, а сам договор вместо удаления можно аннулировать.
Удаление убирает договор вместе с текстом: он пропадает из реестра, из карточки контрагента и из выбора в счетах, документах и актах сверки. Номер удалённого договора снова свободен.
Где используется договор
Договор выбирается в поле «Договор» счёта на оплату, документа заказчику, документа поставщика и акта сверки. Правила везде одинаковые:
- предлагаются только договоры, действующие на дату документа; аннулированные не предлагаются;
- при смене даты договор, который перестал ей соответствовать, снимается;
- при выборе контрагента подставляется основной договор, если он действует на дату; если основного нет, а действующая оферта одна — подставляется оферта;
- в документы поставщика и посредника предлагаются только договоры своего вида: с поставщиком — договоры с поставщиками, с посредником — с посредниками.
Что можно сделать прямо отсюда
| Что | Где |
|---|---|
| Карточка контрагента | Кнопка у подписи поля контрагента в карточке договора, открытой из реестра |
| Шаблоны договоров | Кнопка «Шаблоны» над реестром |
| Доп. соглашение | Блок «Доп. соглашения» → «Создать» |
| PDF и Word | «Печать» и «Скачать Word» в шапке карточки или в меню строки |
| Свежие реквизиты | «Обновить реквизиты из карточек» в блоке «Реквизиты договора» |
Права
Настраиваются в ролях, вкладка «Договоры».
| Что нужно | Строка права |
|---|---|
| Видеть раздел «Учёт → Договоры» — договоры всех контрагентов | «Договоры» → Просмотр список |
| Открывать карточку договора, печатать, скачивать Word | «Договоры» → Просмотр |
| Создавать договор по шаблону | «Договоры» → Добавление |
| Править реквизиты, стороны, подписантов, шаблон, комментарий | «Договоры» → Редактирование |
| Менять текст и колонтитул | «Текст договоров» → Редактирование |
| «Основной», «Договор закрыт» с датой, «Подписан только контрагентом», статус подписания | «Договоры» → Признаки |
| Печатать с подписью и печатью | «Договоры» → Факсимиле |
| Аннулировать и возвращать в работу | «Договоры» → Аннулирование |
| Удалять | «Договоры» → Удаление |
| Шаблоны договоров | «Шаблоны договоров» — см. статью о шаблонах |
| Справочник «Нумерация документов» | Вкладка «Параметры системы» → «Нумерация документов» |
| Быстрое окно и кнопка «Добавить» на вкладке контрагента | Вкладка «Контрагенты» → «Контрагент Договоры» |
Роль без права «Признаки» видит признаки запертыми с подсказкой «Признаки договора меняет роль с правом „Договоры → Признаки“». Роль только с этим правом открывает договор, но меняет лишь признаки.
При обновлении системы права раздела выдаются частично. «Договоры» → Просмотр получили роли, которым была видна вкладка «Договоры» в карточке контрагента. «Признаки» — роли с правом редактирования договоров. Строка «Доп. соглашения» получила те же отметки, что стояли у роли в строке «Договоры». Остальное — «Просмотр список», «Добавление», «Редактирование», «Удаление», «Факсимиле», «Аннулирование», «Текст договоров», «Шаблоны договоров» и «Нумерация документов» — не выдано никому: эти права назначает администратор.
Частые ошибки и грабли
- Нет пункта «Договоры» в меню. Раздел открывает право «Договоры» → Просмотр список, после обновления его ни у кого нет. Договоры одного контрагента при этом видны в его карточке.
- Поправили реквизиты в карточке, а договор печатается по-старому. Так и должно быть: реквизиты — слепок на дату создания. Нажмите «Обновить реквизиты из карточек».
- Договор не предлагается в счёте. Проверьте, не аннулирован ли он, не закрыт ли раньше даты счёта и не стоит ли дата счёта раньше даты договора. «Договор закрыт» без даты закрытия исключает договор полностью.
- Не удаляется договор. Он уже выбран в счетах, документах или актах сверки либо у него есть действующие доп. соглашения — их сначала удаляют или аннулируют. Сам договор вместо удаления можно аннулировать.
- Текст не редактируется. Либо договор подписан, либо у роли нет права «Текст договоров» — тогда текст берётся из шаблона, о чём говорит надпись над редактором.
- Следующий номер «прыгнул». Счётчик считается по уже существующим номерам организации и вида договора. Проверьте, не введён ли где-то номер с опечаткой, либо задайте формат в «Нумерации документов».
- Договор создан поставщику, а в реестре его не видно. Он на вкладке «Поставщики»: реестр переключается на вид созданного договора, но при следующем открытии стоит на «Заказчиках».