Шаблоны договоров: текст, лист и поля
Шаблон задаёт договору всё, что не зависит от конкретного клиента: текст, наименования сторон, место заключения, колонтитул и оформление листа. Реквизиты, подписанты, номер и дата встают в текст сами — через поля подстановки. Один раз настроенный шаблон избавляет от правки договоров в текстовом редакторе и от ошибок в реквизитах.
Где находится: Главное меню → Учёт → Договоры → кнопка «Шаблоны» над реестром. Вернуться к договорам — кнопкой «К договорам».
Список шаблонов
| Колонка | Что показывает |
|---|---|
| Название | Название шаблона — под ним шаблон виден при выборе |
| Вид | С заказчиком, с поставщиком или с посредником; у шаблонов доп. соглашений — с пометкой «· доп. соглашение» или «· доп. соглашение к оферте» |
| Стороны | Наименования сторон: ваша / контрагента |
| Место заключения | Место, которое подставится в новый договор |
| По умолчанию | Галочка у шаблона, который подставляется первым |
| Активен | «Да» или «Нет»: неактивный шаблон не предлагается при создании |
После обновления системы в списке уже есть стартовые шаблоны: договор на оказание услуг техникой с экипажем для каждого вида, «Дополнительное соглашение» для каждого вида и «Дополнительное соглашение к оферте» для заказчиков. Их можно править или заменить своими.
Как создать шаблон
- Нажмите «Создать шаблон».
- Введите «Название» — единственное обязательное поле.
- Выберите «Вид договора» и «Шаблон для». Оба поля выбираются только при создании: по шаблону уже могут быть созданы договоры.
- Заполните стороны, лист, текст и колонтитул, проверьте результат в предпросмотре.
- Нажмите «Создать шаблон» внизу.
Закрыть форму с введёнными данными без создания система не даст молча: «Шаблон ещё не создан — введённое будет потеряно». Созданный шаблон сохраняется сам при каждой правке.
Блок «Шаблон»
| Поле | Что задаёт |
|---|---|
| Вид договора | С заказчиком, с поставщиком, с посредником. Договор создаётся только по шаблону своего вида. При смене вида у нового шаблона стороны переставляются: у поставщика и посредника «Заказчик» — ваша организация |
| Шаблон для | «Договор», «Доп. соглашение» или «Доп. соглашение к оферте». От выбора зависит, в каких формах шаблон предлагается и какие поля есть в меню «Вставить поле». Оферта бывает только у заказчиков, поэтому шаблону доп. соглашения к оферте нужен вид «С заказчиком» |
| По умолчанию | Шаблон, который подставляется в новый договор или доп. соглашение. Такой шаблон один на вид договора и назначение: отметка на другом шаблоне снимает её с прежнего |
| Активен | Выключенный шаблон остаётся в списке, но при создании договоров и доп. соглашений не предлагается |
| Наименования сторон | Готовые пары: Исполнитель / Заказчик, Арендодатель / Арендатор, Подрядчик / Заказчик, Поставщик / Покупатель |
| Место заключения по умолчанию | Например, «г. Москва» |
| Наша сторона, Сторона контрагента | Наименования сторон и каждое в родительном падеже — правятся свободно |
Блок «Лист»
| Поле | Что задаёт |
|---|---|
| Шрифт | С засечками (Times New Roman), Без засечек (Arial), Моноширинный (Courier New), Calibri |
| Межстрочный интервал | По умолчанию 1,35 |
| Отступ после абзаца, pt | Расстояние между абзацами |
| Отступ первой строки, мм | Красная строка; 0 — без отступа |
| Поле сверху, справа, снизу, слева, мм | Поля страницы; по умолчанию 20, 15, 20 и 25 |
| Положение подписи, мм | Сдвиг картинки подписи относительно линии: плюс — выше, минус — ниже |
Размера шрифта в блоке «Лист» нет: он задаётся в редакторе, для выделенного текста. Параметры листа в самом договоре не правятся — договор получает их из шаблона при создании, при смене шаблона и по кнопке «Вернуть текст шаблона». Те же поля листа есть у оферты организации — на вкладке «Лист» окна «Текст оферты».
Редактор текста
| Кнопка | Что делает |
|---|---|
| Стиль абзаца | Обычный текст, Заголовок 1, 2, 3 |
| Размер шрифта | Размер выделенного текста в пунктах, от 8 до 28 pt; «Размер» снимает его |
| Жирный, курсив, подчёркнутый, списки, выравнивание | Обычное оформление текста |
| Вставить таблицу | Таблица; пока курсор в ней, появляется панель «Таблица:» |
| Строка по краям | Строка из двух частей без рамки: левая у левого края, правая у правого. Удобна для места и даты заключения |
| Разрыв страницы | Дальнейший текст начинается с новой страницы |
| Вставить поле | Меню полей подстановки с поиском |
| Отменить, Повторить | Шаг назад и вперёд |
На панели «Таблица:» — добавить и удалить «Строка» и «Столбец», «Объединить» выделенные мышью соседние ячейки и «Разделить» объединённую, «Рамка» — показать или скрыть границы, «Удалить таблицу». Ширина столбца меняется перетаскиванием его границы мышью.
Поля подстановки
Поле встаёт в текст фишкой и при печати заменяется значением. Поле можно набрать и руками — ключом в фигурных скобках, например {договор.номер}: ключ показан в меню рядом с названием поля.
| Группа | Что в ней |
|---|---|
| Договор | Номер, дата, дата прописью, место заключения, наименование договора |
| Организация, Контрагент | Наименование и полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, банковские реквизиты; у организации — ОКПО, у контрагента — почтовый и фактический адрес, телефон, e-mail |
| Стороны | Роль стороны, должность и ФИО подписанта, основание полномочий — в обоих падежах; составные поля: сторона в преамбуле целиком, ОГРН или ОГРНИП с датой регистрации, ИНН и КПП одной строкой, должность под подписью |
| Подписи | Подписант кратко (И.О. Фамилия), «Линия подписи организации (с подписью и печатью)», «Линия подписи контрагента» |
| Доп. соглашение | Только в шаблонах доп. соглашений: номер, дата, дата прописью, наименование, наименование договора в дательном падеже, «к договору … № … от …» |
| Оферта | Только в шаблонах доп. соглашений к оферте: наименование, дата, дата прописью, адрес оферты в сети интернет |
Составное поле «Сторона в преамбуле» само собирает формулировку по виду формы стороны: у организации — «в лице … действующего на основании …», у предпринимателя на государственной регистрации — без «в лице». Как задаются подписанты и основания — в статье «Подписанты в договорах».
Линия подписи, подпись и печать
Место для подписи вставляйте полем «Линия подписи организации (с подписью и печатью)», а не набранными подчёркиваниями: длина линии тогда одинакова в предпросмотре, PDF и Word. При печати с включённым тумблером «Подпись и печать» подпись руководителя встаёт над линией организации по центру, а печать — по центру чуть ниже. Печать ставится один раз — на первую линию организации в тексте. На линии организации в колонтитуле печатается только подпись, без печати. «Линия подписи контрагента» всегда остаётся пустой.
Картинки подписи и печати загружаются в карточке организации. Если подпись встаёт слишком высоко или низко, поправьте «Положение подписи, мм» в блоке «Лист».
Нижний колонтитул
Три части — «Слева», «По центру», «Справа». В них пишутся текст и поля в фигурных скобках, как в тексте, а также {страница} — номер страницы и {страниц} — всего страниц. У нового шаблона колонтитул уже заполнен: слева роль и линия подписи контрагента, по центру «Страница {страница} из {страниц}», справа роль и линия подписи организации. Так каждая страница договора получает место для подписей сторон. Такой же колонтитул есть у оферты организации, только полей заказчика в нём нет.
Предпросмотр с тестовыми данными
Блок внизу формы раскрывается кнопкой «Показать» и сворачивается кнопкой «Свернуть». Шаблон реальных реквизитов не знает, поэтому лист строится на образцовых данных; переключатель «ООО» / «ИП» показывает, как выглядят формулировки сторон для организации и для предпринимателя. Лист выглядит так же, как при печати.
Правка шаблона и созданные договоры
Договор получает копию текста, сторон, колонтитула и листа в момент создания и дальше живёт своим текстом. Правка шаблона уже созданные договоры не меняет, удаление шаблона — тоже: окно удаления так и предупреждает. Чтобы перенести правку шаблона в неподписанный договор, откройте его и нажмите «Вернуть текст шаблона» на вкладке «Текст». У договора, чей шаблон удалён, эта кнопка сообщит, что текст взять неоткуда.
Текст договора без права на правку текста
Право «Текст договоров» → Редактирование решает, может ли роль менять текст и колонтитул конкретного договора. Без него редактор в договоре только для чтения с надписью «Текст договора — из шаблона. Менять текст может роль с правом „Текст договоров“», поля колонтитула заперты, а при создании текст берётся из шаблона. Выбрать другой шаблон и вернуть текст шаблона при этом можно — по праву «Договоры» → Редактирование. Так текст договоров остаётся в руках того, кто ведёт шаблоны.
Что можно сделать прямо отсюда
- Вернуться к реестру — кнопка «К договорам».
- Удалить шаблон — меню в шапке карточки шаблона.
- Проверить шаблон на образце — блок «Предпросмотр с тестовыми данными».
Права
Настраиваются в ролях, вкладка «Договоры».
| Что нужно | Строка права |
|---|---|
| Кнопка «Шаблоны» и список шаблонов | «Шаблоны договоров» → Просмотр список |
| Создавать шаблоны | «Шаблоны договоров» → Добавление |
| Править шаблоны | «Шаблоны договоров» → Редактирование |
| Удалять шаблоны | «Шаблоны договоров» → Удаление |
| Менять текст в самом договоре | «Текст договоров» → Редактирование |
Шаблон меняет текст всех будущих договоров, поэтому при обновлении системы права на шаблоны не выдаются никому — их назначает администратор.
Частые ошибки и грабли
- Поправили шаблон, а договор не изменился. Так и задумано. Для неподписанного договора — «Вернуть текст шаблона».
- Шаблона нет в выборе при создании договора. Проверьте вид договора, назначение «Шаблон для» и переключатель «Активен».
- Подпись и печать не встают на место. Место подписи набрано подчёркиваниями. Вставьте поле «Линия подписи организации (с подписью и печатью)».
- Печать встала только на одну линию. Это правило: печать ставится один раз, на первую линию организации в тексте.
- Размер шрифта искали в блоке «Лист». Он задаётся в редакторе, для выделенного текста.
- Вид шаблона выбрали неверно. Вид и назначение у созданного шаблона не меняются — создайте новый шаблон, а ошибочный выключите или удалите.