Работа по оферте
Работа по оферте избавляет от бумажного договора с каждым клиентом: организация публикует одно предложение для всех заказчиков. В КОМЕТУМ оферта включается один раз в настройках организации и сразу появляется у всех её заказчиков — её можно выбрать в счёте, документе и акте сверки, оформить к ней доп. соглашение или отказаться от неё у отдельного заказчика.
Где находится: включается и правится в карточке организации (Главное меню → Настройки организации → Организации), блок «Работа с заказчиками по оферте». У заказчика оферта видна на вкладке «Договоры» его карточки.
Как включить оферту
- Откройте карточку организации.
- Включите переключатель «Работа с заказчиками по оферте».
- Заполните «Наименование» (например, «Оферта на оказание услуг»), «Дата» и «Адрес оферты в сети интернет».
- Нажмите «Текст оферты» и наберите текст — он сохраняется сам. У новой организации этой кнопки нет: сначала сохраните карточку, затем откройте её снова.
- Нажмите «Сохранить» в карточке организации.
У кого появляется оферта
- Только у заказчиков — у поставщиков и посредников оферты нет.
- У заказчиков, закреплённых за этой организацией. Заказчик без организации получает оферту основной организации.
- Дата оферты — начало срока её действия: в документах с более ранней датой оферта не предлагается.
Текст оферты
Текст оферты правится только в карточке организации, кнопкой «Текст оферты». Открывается окно с вкладками «Текст», «Лист» и «Предпросмотр» и кнопками «Печать» и «Скачать Word»; всё сохраняется само.
В меню «Вставить поле» — только поля вашей организации и группа «Оферта»: наименование, дата, дата прописью, адрес в сети интернет. Данные заказчика в текст оферты не подставляются: это один документ для всех. Редактор тот же, что у шаблонов, — см. «Шаблоны договоров».
Лист и нижний колонтитул оферты
Вкладка «Лист» задаёт оформление оферты. В блоке «Лист» — «Шрифт», «Межстрочный интервал», «Отступ после абзаца, pt», «Отступ первой строки, мм», поля страницы сверху, справа, снизу и слева и «Положение подписи, мм». В блоке «Нижний колонтитул» — части «Слева», «По центру» и «Справа».
Поля те же, что у шаблона договора. В колонтитуле пишутся текст и поля в фигурных скобках — поля организации и оферты, а также {страница} и {страниц}; данных заказчика в оферте нет. Настройки листа и колонтитула действуют на предпросмотр, печать, Word и на личные копии оферты у заказчиков.
Системная оферта и личная копия
На вкладке «Договоры» карточки заказчика оферта стоит первой строкой с меткой «оферта» и подписью «Оферта организации «…» · от … ». Дальше возможны два состояния:
| Состояние | Что это |
|---|---|
| · системная | Общая оферта организации. Отдельной записи у этого заказчика нет, поэтому удалять нечего, а в реестре договоров её нет |
| · личная копия этого заказчика | Запись оферты у конкретного заказчика: хранит его признаки, комментарий и доп. соглашения. Наименование и дата у неё берутся из настроек оферты организации. Видна в реестре договоров с меткой «оферта» |
Личная копия появляется сама, в одном из трёх случаев:
- в форме «Оферта» впервые изменили признак («Основной», «Договор закрыт») или комментарий;
- к оферте создали первое доп. соглашение;
- оферту выбрали в счёте, документе или акте сверки и сохранили его.
У остальных заказчиков при этом остаётся системная оферта. Текст у личной копии всё равно берётся из настроек организации: правка текста там сразу видна у всех заказчиков.
Форма «Оферта»
Нажатие на строку оферты открывает форму «Оферта». Она похожа на карточку договора, но почти всё в ней заперто.
| Что можно | Чего нельзя |
|---|---|
| «Основной», «Договор закрыт» с датой закрытия, «Комментарий», доп. соглашения; у личной копии — «Аннулировать» или «Вернуть в работу» и «Удалить» | Менять организацию, наименование и «Дату редакции оферты»; печатать, скачивать Word, включать «Подпись и печать» |
Статуса подписания, «Подписан только контрагентом», сторон, колонтитула и шаблона у оферты нет: её не подписывают. Справа — только предпросмотр текста; выделить и скопировать текст в форме нельзя, долгое нажатие на телефоне меню копирования не открывает. Распечатать оферту можно из окна «Текст оферты» в карточке организации.
Аннулирование и удаление личной копии
Личную копию оферты можно аннулировать и удалить, и делается это одинаково в трёх местах: в разделе «Договоры», в строке вкладки «Договоры» карточки заказчика и в самой форме «Оферта». У системной оферты действий нет: отдельной записи у неё не существует.
«Аннулировать» оставляет копию в списках серой с меткой «аннулирован». Заказчик при этом снова работает по оферте организации: она опять видна у него в карточке и подставляется в счета, документы и акты сверки, как до появления копии. Новую копию создаст первое изменение — признак, комментарий, доп. соглашение или выбор оферты в сохранённом документе.
«Вернуть в работу» возвращает копию. Если у заказчика уже есть другая действующая копия оферты этой организации, вернуть нельзя — действующая копия бывает только одна, и система сообщает: «У заказчика уже есть действующая личная оферта этой организации — сначала аннулируйте или удалите её».
«Удалить» убирает личную копию совсем, и заказчик снова работает по оферте организации. Копию с действующими доп. соглашениями удалить нельзя — их сначала удаляют или аннулируют; копию, выбранную в счёте, документе или акте сверки, удалить тоже нельзя.
Доп. соглашение к оферте
У строки системной оферты на вкладке «Договоры» — значок «Создать доп. соглашение к оферте»; у личной копии соглашение создаётся в форме «Оферта», блок «Доп. соглашения». Используются шаблоны с назначением «Доп. соглашение к оферте», нумерация своя у каждого заказчика и начинается с 1. Вместе с первым соглашением у заказчика появляется личная копия оферты. Подробнее — в статье «Дополнительные соглашения».
Оферта в счёте, документе и акте сверки
Оферта выбирается в поле «Договор» счёта на оплату, документа заказчику и акта сверки наравне с договорами. При выборе заказчика она подставляется сама, если у заказчика нет основного договора, действующего на дату документа, а действующая оферта ровно одна. Основной договор всегда важнее оферты.
Правила срока те же, что у договора: оферта предлагается с даты оферты, закрытая оферта — до даты закрытия включительно.
Как отказаться от оферты у одного заказчика
- Откройте карточку заказчика, вкладка «Договоры».
- Нажмите на строку оферты — откроется форма «Оферта».
- Включите «Договор закрыт» и проверьте «Дату закрытия».
У заказчика появится личная копия с отметкой «закрыт»: после даты закрытия оферта у него не предлагается и не подставляется. Если дату закрытия очистить, оферта считается закрытой с даты оферты и не выбирается совсем. Остальных заказчиков это не касается.
Выключение переключателя «Работа с заказчиками по оферте» убирает системную оферту у всех заказчиков организации. Личные копии, которые уже появились, остаются в договорах своих заказчиков — от них отказываются тем же «Договор закрыт» либо аннулируют или удаляют.
Что можно сделать прямо отсюда
| Что | Где |
|---|---|
| Текст, печать и Word оферты | Кнопка «Текст оферты» в карточке организации |
| Лист и нижний колонтитул | Окно «Текст оферты» → вкладка «Лист» |
| Отказ у одного заказчика | Форма «Оферта» → «Договор закрыт» |
| Аннулировать или удалить личную копию | Меню в форме «Оферта», в строке вкладки «Договоры» карточки заказчика или в реестре договоров |
| Доп. соглашение к оферте | Значок у строки оферты или блок «Доп. соглашения» в форме «Оферта» |
Права
Настраиваются в ролях.
| Что нужно | Строка права |
|---|---|
| Включать оферту, править наименование, дату, адрес, текст, лист и колонтитул | Вкладка «Настройки организации» → «Организации» → Редактирование |
| Открывать форму «Оферта» | Вкладка «Договоры» → «Договоры» → Просмотр |
| «Основной», «Договор закрыт» с датой | Вкладка «Договоры» → «Договоры» → Признаки |
| Комментарий | Вкладка «Договоры» → «Договоры» → Редактирование |
| Доп. соглашения к оферте | Вкладка «Договоры» → «Доп. соглашения» |
| Аннулировать личную копию и возвращать её в работу | Вкладка «Договоры» → «Договоры» → Аннулирование |
| Удалять личную копию в реестре договоров и в форме «Оферта» | Вкладка «Договоры» → «Договоры» → Удаление |
| Удалять личную копию в строке карточки заказчика | Вкладка «Контрагенты» → «Контрагент Договоры» → Удаление |
Частые ошибки и грабли
- Включили оферту, а у заказчиков её нет. Не заполнено наименование оферты, или контрагент — не заказчик, или заказчик закреплён за другой организацией.
- Оферта не подставляется в счёт. У заказчика есть основной договор, действующий на дату счёта, либо дата счёта раньше даты оферты, либо оферта у этого заказчика закрыта.
- Ищут, где исправить текст оферты у заказчика. Нигде: текст один для всех и правится только в карточке организации.
- У заказчика появилась «личная копия», хотя её никто не создавал. Так бывает после выбора оферты в счёте, документе или акте сверки. Это нормально: копия хранит связь с документом.
- Выключили оферту, а у части заказчиков она осталась. Это личные копии. Закройте, аннулируйте или удалите их по одной в форме «Оферта».
- Аннулировали личную копию, а оферта у заказчика не исчезла. Так и задумано: после аннулирования копии заказчик снова работает по оферте организации. Чтобы оферты у него не было совсем, включите «Договор закрыт».
- Не возвращается копия в работу. У заказчика уже есть другая действующая копия оферты той же организации — её сначала аннулируют или удаляют.