Документы от поставщиков и закрытые затраты

Раздел: Деньги и документы · Время чтения: 5 мин · Обновлено: август 2026

Когда технику берут в субаренду, поставщик присылает своё закрывающее: акт или УПД за месяц. Раздел «Документы от поставщиков» — место, где эти бумаги заводят в систему, сверяют со сменами и закрывают ими затраты.

Где находится: Главное меню → Учёт → Документы → Документы от поставщиков. Общее устройство раздела — в статье «Документы: как устроен раздел».

Чем отличается от документа заказчику

Устройство карточки и реестра то же самое, что у документов заказчикам. Отличий пять, и все важные:

Что	Как у документа от поставщика
Направление	Входящий: документ выставили нам, а не мы
Номер	Обязателен и переписывается с чужого бланка. У документа заказчику его выдаёт счётчик организации
Форму диктует	НДС поставщика, а не нашей организации
Сумма	Затраты, то есть себестоимость. У документа заказчику — выручка
Кнопка создания	«Внести документ», а не «Создать документ»

Отдельные права у сторон именно из-за суммы: в закупочном документе видна цена, по которой техника взята у поставщика. Менеджеру по продажам её видеть незачем, поэтому это не вкладка одного раздела, а самостоятельная страница со своим правом.

Одинаковые номера у двух разных поставщиков — норма. Своей нумерации у входящего документа нет вовсе, и система её не проверяет.

Как внести документ

Нажмите «Внести документ».
Впишите «Номер документа поставщика» — с присланного бланка — и его дату.
Выберите поставщика. Форма документа подставится по его системе налогообложения.
Проверьте период — по умолчанию прошлый месяц.
Нажмите «Заполнить по сменам»: строки соберутся из смен субаренды за период, с количествами и ценами поставщика.
Сверьте суммы с бумагой. Разошлись — правьте строки руками: правда о том, что вам выставили, лежит на бланке поставщика, а не в системе.
«Сохранить черновик», затем «Провести».

Проведение здесь делает то же, что у исходящего: закрывает смены поставщика отметкой «документ есть», ставит сумму в отчёты и замораживает строки. Отметка попадает в переключатель «Подтверждено документами: поставщика» отчёта «Сальдо» и убирает период из реестра «Ждём от поставщиков».

Кнопка «Провести» гаснет, пока не заполнены строки, дата, поставщик и номер — у входящего документа он обязателен.

Как и у исходящего, карточка предупреждает: «Путевой лист (рапорт) не подписан в N сменах» — баннером и первой строкой в подтверждении проведения. Это предупреждение, а не запрет: подпись заказчика на путевом отстаёт от работы, и проведению она не мешает.

Закрытые затраты

В карточке входящего документа есть блок «Закрытые затраты». Он отвечает на вопрос бухгалтера: «этот расход чем подтверждён?»

Смены и затраты — две разные вещи. Смена говорит, сколько машина отработала; затрата — сколько денег ушло: топливо, лизинг, аренда. Одна и та же бумага поставщика может закрывать и то, и другое.

Нажмите «Привязать затраты».
В списке — незакрытые затраты. Месяц учёта подставлен из периода документа, есть фильтры по поставщику и названию.
Отметьте нужные и подтвердите. Внизу блока появится «Итого затрат».

Отвязать — крестиком в строке. Привязка и отвязка работают и у проведённого документа: это учётная связь, а не реквизит бумаги. Привязали к проведённому — затрата закрывается сразу и уходит из реестра незакрытых; отвязали — возвращается туда же.

Зарплатные выплаты не привязываются. Выплата сотруднику — не расход по документу поставщика, и в списке выбора её нет. Затрату, уже закрытую проведённым документом, нельзя удалить: сначала отвяжите её от документа.

Кнопка «Привязать затраты» погашена, если у роли нет прав на раздел «Затраты»: выбирать было бы не из чего. Список сужен теми разрезами затрат — «Организация» или «Техника», — на которые права есть.

Реестр «Затраты без закрывающих»

Есть отдельный реестр незакрытых затрат — группами «поставщик × месяц», как «Ждём от поставщиков», только по затратам, а не по сменам. Пункта в меню у него нет — он открывается по прямому адресу: к адресу вашей системы добавьте /document/expected-consumption. Так решено намеренно: связь затрат и покупок в интерфейсе односторонняя, и отдельный пункт меню обещал бы больше, чем есть.

Что можно сделать прямо отсюда

Что	Где в форме
Поставщик	Ссылка «Создать контрагента» в поле поставщика
Договор	Ссылка «Создать договор» в поле договора
Объект	Ссылка «Добавить объект» в раскрытой позиции
Карточка поставщика	Кнопка у подписи поля «Поставщик»
Карточка заказа	Кнопка у подписи поля «Основной заказ» и колонка «Заказ» в реестре
Привязка затрат	Блок «Закрытые затраты» → «Привязать затраты»
Печать и PDF	Кнопки в шапке открытого документа

Блока «Основание» у входящего документа нет: справка ЭСМ-7 — бумага, которую выставляем мы, и к поступлениям отношения не имеет.

Права

Настраиваются в ролях, вкладка «Документы», строка «Документы от поставщиков». Колонки те же, что у документов заказчикам, включая отдельные «Проведение» и «Отмена проведения».

Эта же строка открывает реестры «Ждём от поставщиков» и «Затраты без закрывающих». Для привязки затрат нужны ещё права на сам раздел «Затраты» — «Затраты (техника)» либо «Затраты (организация)», по тому разрезу, куда записан расход.

Частые ошибки и грабли

Ждут, что номер выдаст система. Не выдаст: у входящего документа номер только с бланка поставщика, и без него кнопка «Провести» погашена.
Правят строки под сумму системы, а не под бумагу. Наоборот: сверять надо с присланным бланком, а расхождение — повод разобраться со сменами, а не подогнать документ.
Ищут привязку затрат у документа заказчику. Её там нет и не будет: затраты — деньги закупочной стороны.
Не могут удалить затрату. Значит, её закрыл проведённый документ. Отвяжите её в карточке документа — и удаление разблокируется.
Ищут «Затраты без закрывающих» в меню. Пункта нет, реестр открывается по прямой ссылке.

← Назад в раздел «Деньги и документы» ← В начало