Продажи: отчёт по заказчикам и оплатам
«Продажи» — главный отчёт по заказчикам. Строка на каждого: сколько он наработал за период, чем именно — своим парком или привлечённой техникой, что уже закрыто деньгами и сколько компания на нём заработала. Это отчёт, с которого начинают разговор «кто наши лучшие клиенты и кто должен».
Где находится: Главное меню → Отчёты → Продажи.
Что видно на экране
Сверху — период (диапазон месяцев), переключатель Все / Собств. парк / Субаренда и фильтры. Ниже — таблица, первая строка ИТОГО.
Колонки
| Колонка | Что означает |
|---|---|
| Период или Месяц | Появляется, только когда выбрано больше одного месяца |
| МП | Менеджер продаж — инициалами. Если у заказчика их несколько, перечислены все |
| Заказчик | Название. Нажатие открывает карточку. Пометка new — заказчик начал работать в этом периоде |
| Наработка · Общая | Всё, что предъявлено заказчику за период |
| Наработка · Собств. парк | Та её часть, что сделана своей техникой |
| Наработка · Субаренда | Часть, сделанная привлечённой техникой |
| Маржа суб. | Сколько компания заработала на субаренде у этого заказчика |
| Текущий баланс | Взаиморасчёты с заказчиком на сегодня |
| Сальдо конечное | То же на конец периода. Прячется, когда период заканчивается текущим месяцем, — там оно совпало бы с текущим балансом |
| Организация | Ваше юрлицо, к которому отнесён заказчик |
Расширенный режим
Переключатель «Расширенный режим» добавляет колонки об оплате:
| Колонка | Что означает |
|---|---|
| Наработка оплаченная (не оплаченная): Всего, Собств. парк, Субаренда | Двумя строчками в ячейке: сверху оплаченная, снизу в скобках — не оплаченная |
| Маржа суб. · Всего суб. | Вся маржа по субаренде за период |
| Маржа суб. · Опл. суб. | Её часть по сменам, которых уже коснулась оплата |
Красным подсвечивается то, что требует внимания: неоплаченный остаток, если он больше нуля, и «Опл. суб.», если она не сошлась с «Всего суб.» — то есть заработок ещё не подкреплён деньгами.
Фильтры
| Фильтр | Что делает |
|---|---|
| Все / Собств. парк / Субаренда | Оставляет только заказчиков, у которых есть наработка соответствующего вида |
| Менеджер | Только смены, где он указан менеджером продаж |
| Заказчик | Один заказчик |
| Сальдо конечное | Минус, Ноль или Плюс — отбор по знаку |
| Организация | Заказчики одного вашего юрлица |
| Новые | Только те, кто начал работать в этом периоде |
| Разбить по месяцам | Отдельная строка на каждый месяц вместо одной с суммой |
Как построить отчёт
- Задайте период — готовым вариантом («Прошлый месяц», «Текущий квартал») или сеткой месяцев.
- Выберите вид работы: Все, Собств. парк или Субаренда.
- При необходимости сузьте список фильтрами — по менеджеру, заказчику, организации или знаку сальдо.
- Включите «Расширенный режим», если нужен разрез по оплате.
- Отсортируйте по нужной колонке — например по общей наработке, чтобы увидеть крупнейших заказчиков.
- Нажмите «Экспорт» — выгрузится ровно то, что на экране, с теми же фильтрами.
Одна строка или несколько
При периоде в несколько месяцев отчёт по умолчанию сворачивает заказчика в одну строку: наработка суммируется за весь период, в колонке «Период» стоит «с… по…». Переключатель «Разбить по месяцам» разворачивает его обратно в помесячные строки.
Если у заказчика в периоде было несколько менеджеров продаж, строка раскрывается стрелкой слева: под ней появляются строки по каждому менеджеру со своими суммами. Баланс, сальдо и организация в них не повторяются — это свойства заказчика, а не менеджера.
Откуда берутся числа
Отчёт складывает числа смен по заказчику и месяцу. В расчёт идут только смены за сегодня и раньше; аннулированные считаются нулевыми.
| Число | Как получается |
|---|---|
| Наработка общая | Сумма наработок заказчика по всем его сменам периода |
| Собств. парк / Субаренда | То же, но по сменам своей и привлечённой техники. Вместе дают общую |
| Оплаченная | Наработка смен, по которым уже прошли деньги, — целиком |
| Не оплаченная | Остаток наработки, ещё не закрытый деньгами |
| Маржа суб. | Наработка заказчика минус наработка поставщика и посредника и их издержки — по субарендным сменам |
| Опл. суб. | Та же маржа по сменам, которых коснулась оплата |
Пример на одном заказчике за месяц. Три смены по 100 000 ₽, всего 300 000 ₽. Заказчик заплатил 150 000 ₽: первая смена закрыта целиком, вторая — наполовину, третья не тронута. «Оплаченная» покажет 200 000 ₽ (две смены, которых коснулись деньги, целиком), «не оплаченная» — 150 000 ₽ (50 000 остатка по второй и 100 000 по третьей). Общая при этом 300 000 ₽.
Баланс и сальдо
Колонки «Текущий баланс» и «Сальдо конечное» показывают состояние взаиморасчётов с заказчиком целиком, а не по этим сменам: минус — он должен вам, плюс — вы ему. В строке ИТОГО баланс каждого заказчика учитывается один раз, даже если он встречается в нескольких месяцах периода.
Что можно сделать прямо отсюда
- Открыть карточку заказчика — нажатием на его название. Карточка открывается сбоку, отчёт остаётся на месте.
- Раскрыть разбивку по менеджерам — стрелкой слева.
- Выгрузить в Excel — кнопка «Экспорт».
Создать отсюда заказ, счёт или задачу нельзя — для этого есть карточка заказчика, которая открывается прямо из отчёта.
Права
Настраиваются в ролях, вкладка «Учёт / Отчеты».
| Что нужно | Строка права |
|---|---|
| Видеть отчёт | «Отчеты Продажи» → Просмотр |
Чьи заказчики попадут в таблицу, решают переключатели той же вкладки: «Доступны все данные» — все, «Доступны данные группы» — заказчики своей группы. Без них менеджер видит только тех, где он сам указан менеджером продаж.
Частые ошибки и грабли
- Складывают оплаченную и не оплаченную. Сумма получится больше общей наработки: частично оплаченная смена входит в обе колонки.
- Считают выручку по оплаченной наработке. Выручка — это наработка. Оплата отвечает на другой вопрос: закрыт долг или нет.
- Ищут маржу по своему парку. Её здесь нет по определению — смотрите отчёт «Техника».
- Не находят колонку «Сальдо конечное». Она скрыта, когда период кончается текущим месяцем: там оно и есть текущий баланс.
- Удивляются, что заказчик числится дважды. Включён режим «Разбить по месяцам» либо у заказчика несколько менеджеров — раскройте строку.
- Сравнивают итог отчёта с деньгами на счету. Наработка — это то, что заработано, а не то, что пришло. Поступления смотрят в транзакциях.