Как всё связано: заявка, заказ, счёт и задача
КОМЕТУМ — не набор отдельных таблиц. Заявка, заказ, счёт, оплата и задача связаны между собой, и почти любую из них можно создать прямо из соседней, не уходя со страницы. Эта статья — карта: что из чего вырастает, откуда что создаётся и какие данные при этом переносятся, а какие придётся ввести самому.
Путь одной сделки
Обычная сделка проходит систему насквозь и по дороге сама наполняет табель, счета и отчёты.
Та же цепочка словами, по шагам:
- Заявка — запрос клиента. Пока это только намерение: техника не работает, деньги не двигаются.
- Заказ — договорённость о работе. Он создаётся из заявки и хранит условия: заказчика, период, технику, цены.
- Смены — конкретные дни работы. Система создаёт их на каждую дату периода по шаблону, который вы задали в заказе.
- Табель — те же смены, только развёрнутые в календарную сетку месяца. Отдельно табель не заполняется: записи в нём появляются из заказов.
- Счёт выставляется по заказу и его сменам.
- Оплата — поступившие деньги. Они раскладываются по заказам и счетам, и от этого меняется статус оплаты счёта и баланс контрагента.
- Отчёты и зарплаты считаются из наработки табеля и затрат. Своих чисел они не вводят — только собирают уже внесённые.
Что откуда создаётся
Шесть сущностей можно создать не только в их разделе, но и из соседних окон. Кнопка открывает обычную форму создания поверх текущей страницы: сохранили — вернулись туда же.
| Что создаём | Откуда |
|---|---|
| Задача | Раздел «Задачи» и его календарь, мессенджер, карточка контрагента, карточка заявки, карточка заказа (вкладка «Задачи») |
| Счёт | Раздел «Счета на оплату», карточка контрагента, карточка заявки, карточка заказа (вкладка «Счета»), список заказов |
| Заказ | Список заказов, карточка контрагента, карточка заявки (вкладка «Заказы»), счёт, табель, табель операторов |
| Заявка | Раздел «Заявки», мессенджер, карточка контрагента, счёт, почта (из открытого письма), карточка заказа (вкладка «Заявки») |
| Закрывающий документ | Разделы «Документы заказчикам» и «Документы от поставщиков», карточка заказа (вкладка «Документы»); плюс сам собирается по отметкам номера и даты на сменах |
| Путевой лист | Раздел «Путевые листы», карточка заказа (вкладка «Путевые листы»), карточка счёта (блок «Путевые листы»); плюс сам заводится по типу бланка, указанному сменам |
Из карточки контакта ничего не создаётся: связанные заявки и задачи оттуда только открываются на просмотр.
Что переносится в новую форму, а что нет
Система переносит то, что в источнике действительно есть, и не угадывает остальное. Это выглядит как недоделка, но сделано намеренно: подставленное «примерно» число тихо разойдётся с реальностью и всплывёт в отчётах.
| Куда и откуда | Что попадёт в форму |
|---|---|
| Заказ из заявки | Заказчик, период (от даты начала работ), комментарий с объектом и номером заявки, одна смена-шаблон с техникой заявки. Цена и количество часов, рейсов или объёма — нет: в заявке единицы измерения не хранятся. Числа из заявки система показывает баннером, чтобы вы проставили их осознанно |
| Заказ из счёта | Всё, что есть в позициях счёта, включая единицы и цены. Оператору своей техники подставляется основной оператор машины — в счёте оператор не хранится |
| Счёт из заявки | Контрагент и сама заявка в поле «Заявка» |
| Задача из заявки, контрагента или заказа | Связь с той записью, откуда создали. У заказа — ещё и заявка, если она у него одна |
| Задача или заявка из мессенджера | Текст сообщения и его автор — в описание. У заявки первые 80 знаков сообщения станут названием |
| Заявка из письма | Тема письма, его текст, адрес и имя отправителя |
| Заказ из карточки заказчика | Сам заказчик. Период, технику и цены заполняете сами |
| Заказ из табеля, табеля операторов, списка заказов и карточки поставщика или посредника | Ничего: форма открывается пустой. Заказчика в этих местах система не знает, а в поле «Заказчик» можно выбрать только контрагента этого типа |
| Документ по сменам | Строки со всех заказов выбранного контрагента за период — с количествами и ценами его стороны. Форму бумаги подставляет система налогообложения |
| Путевой лист из заказа | Организация, заказчик, объект, техника, оператор, период и часы наработки из смен. Что переносить, спрашивают переключателями |
| Путевой лист из счёта | То же, но без часов: смен у счёта нет |
Дублирование — отдельный случай: «Дублировать» в меню действий заказа открывает форму, заполненную данными исходного заказа целиком.
Кнопки появляются по правам
Каждая такая кнопка закрыта правом того раздела, который она создаёт, а не того, где вы стоите. Нет права создавать счета — в карточке заявки не будет кнопки «Создать счёт», хотя саму заявку вы видите и правите.
Поэтому «у коллеги кнопка есть, а у меня нет» — это почти всегда разные роли, а не сбой. Проверять надо право целевого раздела на создание.
Куда уходят внесённые числа
| Что вы внесли | Куда это попадёт дальше |
|---|---|
| Наработку в смене | Табель, отчёты «Продажи», «Снабжение», «Посредники», «Техника» и «Сводка», бонусы в зарплатах |
| Часы оператора в табеле операторов | Его зарплата и затраты по технике |
| Оплату в транзакциях | Баланс контрагента, статус оплаты счёта, колонка «Оплачено» в табеле, отчёт «Сальдо» |
| Затрату | Операционная прибыль, отчёты «Техника» и «Сводка», база бонуса «за операционную прибыль» |
| Статус заявки | Воронка и конверсия на дашбордах |
| Проведение документа | Отметка «документ есть» на его сменах, реестры незакрытых периодов, переключатели «Подтверждено документами» в «Сальдо», оборот акта сверки в режиме «по документам» |
| Регистрацию путевого листа | Номер листа на его сменах табеля и отбор смен по этому номеру — и ничего больше: работу регистрация не подтверждает |
| Отметку «путевой подписан» на смене | Жёлтая полоска в табеле, итоги месяца по заказчику и механизму, отбор смен по документам, предупреждение о неподписанных сменах в карточке документа |
Частые ошибки
- Заводят строку прямо в табеле. Табель наполняется из заказов: кнопка добавления в нём открывает форму заказа, а не отдельную «строку табеля».
- Создают заказ из заявки и забывают цены. Единицы и цены из заявки не переносятся — их надо проставить в смене, иначе наработка посчитается нулевой.
- Выставляют счёт, не указав заявку. Конверсия на дашборде считается по связи «счёт → заявка»: счёт без этой связи в неё не попадёт, даже если оплачен.
- Ищут «Создать заявку» в карточке контакта. Её там нет — заявку создают из карточки контрагента, мессенджера, письма или самого раздела «Заявки».
- Правят число в отчёте. Отчёты ничего не хранят: они пересчитываются из заказов, табеля и затрат. Ошибку нужно исправлять в источнике, и отчёт изменится сам.